Una delle domande che mi vengono poste più frequentemente quando le persone sentono che mi siedo nei consigli aziendali non riguarda i pacchetti retributivi dei dirigenti. Invece, vogliono sapere come presentare a un consiglio in modo che i suoi membri diranno di sì.
La domanda richiama sempre alla mente una presentazione che è andata male. Diversi anni fa, un collega piuttosto dandified all’interno di una società ha dato una presentazione ad un consiglio mi sono seduto su. A volte era sprezzante, ha fatto diverse battute fuori colore, ha fatto l’occhiolino ai membri del consiglio e ha chiarito le sue inclinazioni politiche con osservazioni collaterali sul governo del giorno. Quando non sapeva le risposte alle domande che abbiamo chiesto, ha cercato di fob loro fuori come irrilevante. Quando la sedia ha finalmente concluso la presentazione, ci siamo guardati increduli. Non eravamo solo sicuri della proposta, ma anche sicuri della persona che ha portato la proposta. Penso che tu possa indovinare come abbiamo votato.
Non lasciate che questo sia voi.
Le persone presenti ai consigli aziendali per molte ragioni—potrebbero suggerire una nuova direzione per l’azienda, spiegare una complessa questione legale che deve essere decisa rapidamente, o semplicemente dare un aggiornamento su un progetto in corso. Ma le schede sono disponibili in tutte le forme e dimensioni, siano esse schede scolastiche, schede di vigilanza di quartiere, schede di appartamenti, schede senza scopo di lucro o comitati di dipendenti.
Indipendentemente dal contesto, i principi di presentazione agli organi decisionali sono gli stessi e farlo bene è fondamentale. Non è così difficile come sembra, a patto di tenere alcune linee guida in mente. Qui ci sono nove cose da fare e sei cose da non fare di essere efficace:
Board Presentations Do:
- Sapere che cosa si sta camminando in. Le riunioni del consiglio sono spesso piene di una lunga agenda. Negli ultimi due mesi ho partecipato a riunioni che sono durate fino a 8 ore, coprendo fino a 20 argomenti. Il tuo argomento è speciale per te, ma hai una quantità limitata di tempo per ottenere informazioni essenziali.
- Fai i compiti. Chi è nel consiglio? Qual è il loro background? Aiuta ad essere in grado di adattare la presentazione quando applicabile, quindi non stai dicendo loro cose che già sanno, né assumendo conoscenze che potrebbero non avere.
- Inviare documenti in un sacco di tempo. Cerco di assicurarmi che i membri del consiglio ricevano i loro documenti almeno una settimana prima. Se c’è una scadenza, incontrarla con diversi giorni di anticipo nel caso in cui ci sia un feedback prima che vada al consiglio. Per favore non “sorprenderci”, come in”Non ho fornito i documenti in anticipo perché volevo tenerti in sospeso”. Questo non è un romanzo di Agatha Christie, è una riunione del consiglio. Dacci gli strumenti necessari per prendere una decisione.
- Sapere in anticipo quanto tempo hai. Non andare oltre il vostro riparto. Se la sedia si sente più tempo è garantito, lui o lei si estenderà. Assicurati di lasciare un sacco di tempo per le domande.
- Chiedi come il consiglio vorrebbe le informazioni presentate. Per esempio, chiedere alla sedia, ” devo presentare il tutto o colpire i punti più alti?”. Un altro approccio: suggerisci di “prendere i documenti come già letti”. Ciò significa che si presume che tutti hanno esaminato i documenti inviati in anticipo, e sarà solo affrontare i punti più importanti ed evitare di ripetere ogni dettaglio.
- Preparati. Sii professionale. Sii conciso. I membri del consiglio giudicheranno il contenuto della tua presentazione, ma anche la fiducia con cui la consegnerai.
- Mantieni la calma e rispondi alla domanda. Se non conosci la risposta, non agitarti, difenderti o provare a fingere. Invece, prometti di tornare con la risposta il più rapidamente possibile. Poi seguire attraverso rapidamente. Inoltre, e questo è davvero importante, non farti buttare via se ricevi molte domande difficili. Se non pensassimo che la tua proposta fosse valida, non ci preoccuperemmo delle domande, diremmo semplicemente di no. I membri del consiglio fanno domande in modo diverso-alcuni meandro, altri arrivare direttamente ad esso. Non importa lo stile, rimani uniforme e rispondi in modo chiaro e conciso. Inoltre, non dare atteggiamento su domande che pensi siano “stupide” o ovvie – stiamo facendo il nostro lavoro. Spesso le informazioni più interessanti o importanti provengono da domande apparentemente semplicistiche.
- Sii chiaro e conciso sul risultato. Se c’è una decisione da prendere entro la fine della presentazione, assicurarsi che le opzioni sono molto chiare. Non fa mai male indicare le opzioni in anticipo, spiegarle e quindi presentare nuovamente le opzioni.
- Finisci con la grazia. Quando è il momento per voi di andare, dire grazie e lasciare. Non indugiare.
Presentazioni a bordo Non fare:
- Si può essere tenuti in attesa – non si lamentano. Le riunioni possono essere eseguite in ritardo a seconda dell’ordine del giorno. Se si tratta di una riunione a porte chiuse sarete tenuti ad aspettare fuori. In caso contrario, sarete lì a guardare altre persone che presentano, o ascoltare dibattiti su altri punti all’ordine del giorno. Non in nessun caso brontolare su di esso, come sarà contaminare vista della stanza della presentazione prima ancora di iniziare. Un allegro “nessun problema” va un lungo cammino.
- Non annoiarci. Recentemente mi sono seduto attraverso un rapporto che essenzialmente ha detto a tutti nella stanza qualcosa che tutti sapevamo già. Il presentatore ha rapidamente perso la nostra attenzione. Ancora peggio, avevamo tutti mentalmente controllato quando era arrivato al “chiedi”.
- Non fare lobby. La tua presentazione non è un’opportunità per prendere posizione su altre aree. Se sei lì per parlare di aggiornare l’infrastruttura IT, lanciare un “mentre sono qui mi piacerebbe fare un passo per migliori parcheggi” non è utile a te o a noi.
- Non usare il gergo. Non siamo necessariamente esperti nel vostro campo. Usa un linguaggio chiaro che tutti intorno al tavolo capiranno. La prima volta, spiega cosa intendi per ESG, grok e API, altrimenti suona come una serie di lettere e parole senza senso. Cercate di evitare dichiarazioni esagerate — un “completo cambiamento del mare” meglio essere abbastanza grande. Anche parole trend-driven che renderanno le persone rotolare i loro occhi. Mi viene in mente” Thinkfluencer”.
- Non siamo tutti uguali – non ventilare i tuoi pregiudizi e inclinazioni politiche. Con un po ‘ di fortuna il gruppo intorno al tavolo è vario, con opinioni diverse. Off-colore scherzi e commenti politici non hanno posto nella vostra presentazione e potrebbe offendere le stesse persone che si sta cercando di convincere.
- Non esagerare con campane e fischietti. Non c’è bisogno di distribuire fiori o un video divertente a meno che non sia direttamente correlato all’argomento. Utile: “Ecco un esempio di ciò di cui stiamo parlando.”Strano:” Ecco un fiore per tutte le persone adorabili.”E sì, ero in una riunione in cui qualcuno una volta ha distribuito fiori a “tutti i membri del consiglio bella signora”.
Chiaro, conciso e al punto
Pensa alla tua presentazione come a un memo, non a un romanzo. I membri del consiglio prosperano su fatti presentati in modo chiaro e conciso. Anche se lasci la tua presentazione senza ottenere la risposta sì che speravi, lascerai almeno le persone al tavolo con una buona impressione di te. E che andrà un lungo cammino se si torna al consiglio con una proposta rivista.
Provalo e fammi sapere se ha aiutato, e se conosci qualcuno che si sta preparando a dare una presentazione, ritaglia questo e invialo a loro. Le probabilità non sono solo saranno grati, ma anche i membri del consiglio che ascoltano la presentazione.
Pubblicato in collaborazione con LinkedIn. Questo post è apparso anche nella colonna BBC Capital, Above Board con Lucy Marcus.
Autore: Lucy P. Marcus, fondatore e CEO di Marcus Venture Consulting, Ltd., è Professore di Leadership e Governance presso IE Business School, consigliere non esecutivo di Atlantia SpA, presidente non esecutivo del Fondo Mobius Life Sciences e amministratore non esecutivo di BioCity.
Immagine: Studenti della Scuola di Economia di Varsavia partecipano a una presentazione alla Borsa di Varsavia il 15 settembre 2008. REUTERS / Peter Andrews