Un sistema di comunicazione aziendale robusto ed efficiente è un prerequisito per il successo di un’azienda e ci sono molte aziende che stanno imparando questa lezione nel modo più duro. Sì, ci sono molte aziende che hanno sofferto molto a causa dei loro poveri processi di comunicazione aziendale. Hanno dovuto perdere sui loro clienti, che anche influenzato la loro linea di fondo pure. Pertanto, se anche tu non vuoi affrontare conseguenze simili, è imperativo eseguire un’analisi approfondita delle tue procedure di comunicazione. Di seguito sono riportate alcune delle metriche per analizzare un sistema di comunicazione, alcune considerazioni tecniche esterne:
- Struttura-La struttura della comunicazione aziendale svolge un ruolo molto significativo. Ci sono molti sistemi di comunicazione che sono sistemi autonomi come i sistemi telefonici PBX. Questi vecchi sistemi hanno una struttura molto complessa e sono vulnerabili a una varietà di problemi. Un buon sistema di comunicazione dovrebbe essere meno complesso e dovrebbe essere facile da integrare con altri sistemi. Una struttura modulare è migliore in quanto ciò aiuterebbe a rilevare e mantenere facilmente i problemi.
- Chiarezza-È necessario verificare se i messaggi vocali e le chiamate che si ricevono o fanno sono chiari o meno. La chiarezza è la prima cosa che rende un sistema di comunicazione buono ed efficiente. Se i vostri clienti non sono in grado di sentire quello che dici, chiaramente poi c’è destinata ad essere una lacuna di comunicazione, che in seguito creerebbe problemi. A volte le persone possono semplicemente riagganciare solo perché non sono in grado di sentire ciò che la persona dall’altra parte sta dicendo. Immagina se ciò accade mentre i tuoi dipendenti effettuano chiamate di vendita. La concorrenza nel mercato è davvero alta e i tuoi clienti possono essere facilmente conquistati dai tuoi concorrenti.
- Coerenza-È necessario verificare la coerenza del sistema negli ultimi mesi o anni. Un buon sistema di comunicazione dovrebbe fornire prestazioni costanti. Ci possono essere guasti, ma la frequenza dei guasti dovrebbe essere molto molto bassa. Come estensione, puoi anche controllare quanto spesso sei il tuo sistema si rompe. Quello che viene chiamato tempo medio tra i guasti dovrebbe essere estremamente alto.
- Medium-Il tipo di mezzo che il sistema di comunicazione aziendale utilizza per trasmettere i segnali è molto importante. Se il mezzo utilizzato è inefficiente allora c’è destinato ad essere una lacuna di comunicazione così come la perdita di business. Ad esempio, se il vecchio sistema PBX non è in grado di trasferire le chiamate al proprio ufficio remoto su base urgente, non viene utilizzato il sistema. I ritardi possono essere fatali negli affari e quando sono causati da un sistema inefficiente, fanno ancora più male.
- Pertinenza-È necessario decidere se il sistema di comunicazione aziendale sarà rilevante dopo 5 anni o meno. La pertinenza è molto importante quando si sta per investire un denaro enorme per costruire la vostra infrastruttura di comunicazione. È importante che il fattore di pertinenza sia considerato per primo quando si decide di cambiare o installare un nuovo sistema di comunicazione.
Unified Communication Architecture è l’ultima tecnologia in grado di rivoluzionare la comunicazione aziendale. È un sistema in grado di integrare tutti i tuoi strumenti di comunicazione su un’unica piattaforma. VoIP e molte altre nuove tecnologie possono essere integrati per costruire un sistema di comunicazione robusto. Non solo sarebbe rilevante per i prossimi 5 anni, ma aiuterebbe anche a superare una serie di problemi di comunicazione. La chiarezza e la coerenza offerte da UC sono ineguagliabili. UC utilizza un mezzo supportato da Internet, fibre ottiche e altre nuove apparecchiature di trasmissione più recenti. Questo aiuta a fornire segnali di alta qualità su lunghe distanze. UC può essere collegato con la rete di computer esistente e utilizza Internet ampiamente.