Spesso dimentichiamo che quando parliamo di semplificazione, stiamo parlando di ridurre la quantità di qualcosa. Veramente?
Sì, vedi: Qual è la differenza tra una camera singola e una camera doppia?
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Nel dizionario Merriam-Webster, abbiamo questa definizione:
Semplice: facilmente compreso o eseguito.
Pertanto, quando si tratta di semplificazione dei processi aziendali, l’obiettivo è ridurre al minimo le attività e le attività, pur essendo efficienti, efficaci e produttive, e anche fornire valore al cliente.
Questo è il dilemma!
Perché è difficile decidere cosa può essere soppresso senza influenzare il processo.
In questo contesto, alcune tecniche possono aiutare a sopprimere alcune attività e attività (quelle che non aggiungono valore).
In effetti, queste tecniche di semplificazione dei processi aziendali indicano modi per ridurre le attività e le attività che sono più a rischio di non essere eseguite correttamente.
Pertanto, le attività e i compiti non sono necessariamente eliminati (alcuni sono, come abbiamo detto: quelli che non aggiungono valore), ma vengono eseguiti in modo diverso, più assertivo.
Il risultato è la semplificazione dei processi aziendali non necessariamente attraverso la drastica diminuzione del numero di attività, ma riducendo le attività rischiose dal processo, eseguendole in un altro modo.
Vedi anche: 3 Tecniche di mappatura, analisi e miglioramento dei processi
Tecniche di semplificazione dei processi aziendali da applicare nella tua azienda
Queste cinque idee per la semplificazione dei processi aziendali sono ampiamente utilizzate nella modellazione dei processi con l’aiuto degli strumenti di modellazione BPMN.
Ma fissando una mappa di processo non ti mostra dove c’è rischio o contatto diretto con il cliente (che deve sempre essere Wow!).
Quindi dai un’occhiata a come identificare queste opportunità per migliorare il processo organizzativo.
1 – Interazione tra sistemi
Quando due sistemi o suite software interagiscono tra loro, deve esserci uno scambio di dati. Il più delle volte questo viene fatto manualmente, soggetto a errori di battitura e persino procrastinazione.
Un modo classico per ridurre il rischio di questo scambio di dati è quello di creare un’interfaccia di integrazione tra i due sistemi.
Un esempio dell’uso di questa semplificazione dei processi aziendali si verifica molto comunemente nei software di progettazione grafica.
Ci sono diversi programmi sul mercato. E la maggior parte di loro hanno una funzione chiamata ‘file export’.
Pertanto, le suite software “parlano tra loro”. Se il progettista deve importare un file da un’immagine creata in altri software da utilizzare nel proprio sistema, deve solo utilizzare quel comando e funzionerà senza problemi.
2 – Automazione dei processi
L’automazione è il controllo delle attività ‘umane’ e di sistema.
Guarda questo video sull’automazione dei processi aziendali:
https://www.youtube.com/watch?v=lpBf1roaGx0
3- Standardizzazione dei processi
Uno dei modi più oggettivi per semplificare i processi organizzativi è standardizzare processi ricorrenti e identici.
Ad esempio: immagina uno studio legale.
Ha diversi processi diversi, ognuno con compiti e attività distinti e le loro peculiarità, a seconda dell’istanza, della causa, ecc.
Ma in tutti loro, ci sarà un momento in cui è necessario raccogliere e autenticare le firme. Se questo processo è standardizzato, sarete in grado di semplificare notevolmente le attività dell’azienda, semplicemente replicandole quando necessario.
Scopri di più: standardizzazione dei processi aziendali: tutto quello che c’è da sapere.
4 – Definizione delle regole aziendali
Lo scopo principale di una raccolta di regole aziendali è quello di facilitare il processo decisionale. Dovrebbero essere semplici, bypassando il flusso del processo senza indugio o indecisione.
Un esempio classico è la definizione delle allocazioni di prestiti bancari. La regola aziendale è semplice: Fino all’importo di X migliaia di dollari, il gestore dell’agenzia può concedere il prestito in modo autonomo. Qualsiasi importo superiore a quello però e hanno bisogno di consultare il loro manager.
5 – Outsourcing
L’outsourcing è stato diffuso in passato, e oggi è tornato in un altro contesto: grazie alle strutture di comunicazione e integrazione tra professionisti con l’utilizzo di tecnologie di cloud computing.
Due esempi di questa semplificazione del processo aziendale sono la diffusione delle aziende SaaS (che vedono un servizio precedentemente svolto in azienda) e il numero di professionisti in outsourcing che lavorano in un home office, come liberi professionisti.
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