Come imprenditore, ci sono un sacco di cose a cui prestare attenzione quando si esegue la vostra azienda. Libro paga, assunzione, contabilità the la lista continua all’infinito. E, tale elenco include il monitoraggio di tutti i record aziendali. Quindi, quali sono i record aziendali più importanti da tenere traccia?
Record aziendali per tenere traccia
L’IRS richiede di mantenere un numero di record per un certo periodo di tempo (ad esempio, record fiscali). Ma, quali sono i tipi di tenuta dei registri si dovrebbe tenere d’occhio anche se non sono tenuti a tenerli? Ci sono sei documenti aziendali per monitorare:
- registrazioni Contabili
- estratti conto Bancari
- prestiti di Affari
- documenti Legali
- Permessi e licenze
- documenti di Assicurazione
Registrazioni contabili
Documentate tutte le transazioni della vostra azienda nelle registrazioni contabili. Le registrazioni contabili necessarie per le imprese includono tutte le informazioni sul vostro reddito, patrimonio netto, e le spese. Dai record contabili finanziari, è possibile compilare i dati in rendiconti finanziari e calcolare i rapporti di piccole imprese.
È necessario tenere traccia dei record contabili per:
Monitorare i vostri record finanziari a intervalli regolari (ad esempio, mensile o trimestrale). E, verificare che si tiene traccia di ogni spesa e fonte di reddito. Senza tutti i dati contabili, i record sono incompleti e forniscono informazioni imprecise. Conservare tutte le ricevute e le copie delle fatture per eseguire il backup dei record.
Il governo federale richiede di conservare i documenti finanziari che mostrano le entrate e le spese. Utilizzare i record contabili per presentare le dichiarazioni dei redditi aziendali.
Dopo aver presentato la dichiarazione dei redditi, mantenere i record fiscali. Perché? Perché l’IRS richiede di mantenere questi record per un determinato periodo di tempo. Se non si presenta un ritorno, è necessario mantenere i record fiscali a tempo indeterminato. Verificare con il vostro commercialista, stato, o l’IRS per confermare quanto tempo è necessario mantenere i singoli record.
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Estratti conto bancari
I vostri estratti conto bancari dettagliano tutti i vostri conti presso la banca. I conti possono includere il vostro controllo, risparmio, investimento, e record di carte di credito. E, è possibile conciliare i conti bancari con i record contabili è necessario tenere traccia.
Confronta i tuoi estratti conto bancari con i tuoi documenti finanziari e esaminali per potenziali errori. Se i tuoi estratti conto bancari non corrispondono ai tuoi registri contabili, potrebbe esserci un errore nei tuoi libri.
Estratti conto bancari consentono di monitorare i progressi della vostra azienda, anche. E, si utilizzano i vostri estratti conto bancari per presentare le tasse.
Prestiti alle imprese
Hai un prestito alle imprese? Se è così, il monitoraggio del prestito è fondamentale. Vuoi rintracciare cose come:
- Importo del prestito originale
- Data di approvazione del prestito
- Data di erogazione
- Data di pagamento prevista
- Date di scadenza del pagamento del prestito
- Variazioni del tasso di interesse (se applicabile)
Conservare tutti i documenti per il prestito da qualche parte si può facilmente accedervi. Se si decide di pagare il prestito prima o bisogno di un’estensione, fornire la documentazione al fornitore di prestito.
Tieni traccia dei rimborsi dei prestiti aziendali nei tuoi libri. Addebitare il conto del prestito per ridurre la responsabilità nei tuoi libri e accreditare il conto in contanti per i pagamenti.
L’obiettivo di monitorare il tuo prestito aziendale è quello di assicurarti di non perdere i pagamenti e gestire i rischi. E, è possibile aumentare le possibilità di ricevere prestiti in futuro attraverso piani di rimborso del prestito responsabile. Non mancano i pagamenti e pagare l’intero prestito come delineato nel contratto di prestito aiuta ad aumentare il tuo punteggio di credito aziendale. E, un punteggio di credito aziendale superiore dice istituti di credito che sei un mutuatario responsabile con rischio più basso.
Documenti legali
I documenti legali della tua azienda dipendono dalla struttura aziendale. Ad esempio, le società incorporate (ad esempio, C corporation) devono mantenere i loro articoli costitutivi. Altri documenti legali includono accordi di partnership per partnership o un DBA (aka doing business as) per imprese individuali.
È necessario mantenere tutti i documenti legali che dimostrano di possedere la vostra attività. Conservare questi documenti in un posto sicuro nel caso in cui sia necessario fornire la prova della proprietà.
Ricorda che il monitoraggio dei documenti legali è diverso dal monitoraggio dei record finanziari. È necessario sapere dove si memorizzano i documenti in modo da poter facilmente tirare ogni volta che ne avete bisogno.
Permessi e licenze
I governi statali e locali possono richiedere all’utente di ottenere vari permessi o licenze per gestire la propria attività. E a seconda del settore della tua azienda, potrebbe essere necessario richiedere e ricevere permessi o licenze specifici del settore.
Ad esempio, le aziende che vendono cibo o bevande potrebbero aver bisogno di ottenere un permesso sanitario per vendere quegli articoli. E se decidi di vendere alcolici nella tua attività, devi richiedere una licenza per liquori.
Traccia i tuoi permessi e licenze perché potrebbe essere necessario rinnovarli periodicamente. E, tenere d’occhio per eventuali leggi che cambiano per i permessi o licenze il vostro business ha. Se una legge cambia dove è necessario inviare o quanto spesso è necessario rinnovare un permesso o una licenza, rispettare tempestivamente per evitare sanzioni o multe.
Documenti di assicurazione
Ci sono vari tipi di polizze assicurative potrebbe essere necessario acquistare quando si esegue un business. Esempi dei tipi di assicurazione che è possibile acquistare includono:
- Business liability insurance
- Renters insurance
- Auto insurance
- Workers’ compensation insurance
- Business income insurance
- Professional liability insurance
- Cyber polizze assicurative
Ma per utilizzare la vostra assicurazione, è necessario fornire la prova di assicurazione. Tieni traccia di dove sono le tue polizze assicurative. In questo modo, si può avere il vostro numero di polizza di assicurazione e altre informazioni di identificazione a portata di mano se avete bisogno di presentare un reclamo.
Polizze assicurative possono aiutare a proteggere la vostra azienda in caso di:
- Disastri naturali (es. inondazioni)
- Cause legali
- Dipendenti che si ammalano o si feriscono mentre lavorano
- Violazioni dei dati
- Incidenti stradali
- Danni alla sede aziendale (es. incendio)
Considerare di mantenere le copie delle polizze assicurative in un luogo dove non possono essere danneggiati. Ad esempio, è possibile memorizzare i record digitalmente nel cloud o fisicamente in una cassetta di sicurezza a prova di fuoco. Inoltre, chiedi al tuo fornitore di assicurazione se offrono un account digitale per scaricare o visualizzare la tua assicurazione online invece di documenti cartacei.
Questo articolo è stato aggiornato dalla data di pubblicazione originale dell ‘ 8 aprile 2016.
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