I giorni di un vivace piano ufficio con decine di dipendenti in abiti formali sono ormai lontani. I metodi di lavoro tradizionali sono stati sostituiti da metodi di lavoro più recenti e più convenienti, come un ufficio virtuale.
Un ufficio virtuale fornisce le funzioni e i servizi di un ufficio normale, ma senza una posizione fisica. È ideale per un business alle prime armi in quanto consente di risparmiare sui costi generali. Questo rende gli uffici virtuali popolari per le piccole imprese o start-up. Possono risparmiare le spese relative a un ufficio fisico, ma ancora ottenere i benefici di un indirizzo tipico ufficio. Quindi quali sono gli altri vantaggi?
Insieme alla riduzione delle spese, un ufficio virtuale ti offre una flessibilità senza precedenti. Con una connessione internet, ovunque può essere il vostro ufficio!Esploriamo perché avete bisogno di un ufficio virtuale e ciò che è necessario durante la creazione di un ufficio virtuale.
Perché hai bisogno di un ufficio virtuale?
A causa delle prime difficoltà finanziarie, le nuove imprese vogliono ridurre i loro costi ovunque possano. I pagamenti dell’ufficio rappresentano la spesa principale e devono essere ridotti prima. Ad esempio, uno spazio di coworking in un business hub come New York City può costare fino a 5 500 al mese.
Se preferisci configurare tu stesso uno spazio ufficio, la regola 3-30-300 è più rilevante. Dà il costo effettivo di gestione di uno spazio ufficio. Per ogni spent 3 spesi per i pagamenti delle utenze, annually 30 viene speso per i costi di noleggio e un ulteriore $300 in spese del libro paga per piede quadrato di spazio di lavoro ogni anno.
Per un business che lotta per trovare i suoi piedi nei primi giorni, questi costi possono presentare sfide e ostacolare la crescita. Prendere in considerazione un recente studio che gli uffici privati rimangono occupati 77% del tempo. Con un tale spreco di risorse, il caso per la creazione di un ufficio virtuale diventa ancora più sostanziale.
7 Passi per creare un ufficio virtuale
Ora che sappiamo perché abbiamo bisogno di un ufficio virtuale cerchiamo di familiarizzare con il ‘come’. Ecco alcuni passaggi:
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Avere una Strategia
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Assumere le Persone Giuste
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Impostare un Indirizzo sede
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Impostare un Ufficio Telefono
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Ottenere gli Strumenti Necessari
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Avere un Assistente Virtuale
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Rimanere in contatto con Il Team di
Avere una Strategia
Una solida strategia di dover lottare più tardi lungo la strada. Durante la creazione di un ufficio virtuale, annotare le cose da fare e assicurarsi di avere l’intero processo pianificato.Anche se non si lavora in uno spazio ufficio regolare, è ancora necessario fare una strategia.
Questo non è troppo diverso da quello che avresti di solito se lavorassi tradizionalmente. I fondamenti del business non cambiano, e nemmeno gli obiettivi.
Alcune aree che necessitano di pianificazione sono:
•Analisi di Mercato
•Analisi della concorrenza
•Proposte di Valore
•Struttura Aziendale
•Target di Mercato
•Strategia di Marketing
•Afflussi Finanziari
Assumere le Persone Giuste
Un’idea potrebbe essere frutto di una sola mente, ma deve essere attuata da un gruppo. Con un modo non ortodosso di lavorare, trovare le persone giuste per il lavoro può essere difficile. Alcuni dipendenti potrebbero richiedere un po ‘ di tempo per adattarsi al nuovo sistema, mentre alcuni potrebbero non adattarsi affatto.
Con un ufficio virtuale, il pool di talenti da cui puoi scegliere la tua squadra si espande in modo significativo, forse diventando anche globale. La flessibilità nel lavoro è qualcosa che la maggior parte dei dipendenti cerca e può invogliare il talento a venire a lavorare per te.
Imposta un indirizzo dell’ufficio
Anche se stai lavorando virtualmente, devi comunque ricevere la posta. Questa posta può essere documenti ufficiali o corrispondenza del cliente. Inoltre, ci possono essere ostacoli normativi, che potrebbero richiedere di avere una posizione di ufficio fisico e dettagli di contatto.
Oltre alla burocrazia, è vantaggioso per l’immagine pubblica di un’azienda avere un indirizzo di lavoro professionale. Ci sono più fornitori di servizi per un indirizzo virtuale. Ti danno un indirizzo fisico per ricevere la tua posta e altri documenti. Ogni volta che ricevono la posta destinata a te, ricevi una notifica o un messaggio dalla digital mailroom.
È quindi possibile scegliere un ulteriore linea di condotta per quanto riguarda il pacchetto. Si può avere aperto e scansionato e inviato a voi, o tenuto, o distrutto. Ora, sai come creare un indirizzo di ufficio virtuale.
Imposta un telefono dell’ufficio
Simile a un indirizzo, un numero di telefono è qualcosa che è un must. I sistemi telefonici virtuali utilizzano la tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) e tutte le comunicazioni vengono eseguite su Internet. Con VoIP, si ottiene un numero di telefono normale, ma senza dover ottenere una rete fissa fisica.
È possibile utilizzare i sistemi VoIP sul vostro Android/iOS telefoni cellulari o computer portatili e computer che utilizzano Windows o Mac. Ciò consente di evitare di dover acquistare hardware aggiuntivo come un telefono da tavolo.
Ottieni gli strumenti necessari
È essenziale che tu sia ben equipaggiato e preparato per gestire il tuo ufficio virtuale come una macchina ben oliata. A tale scopo, hai bisogno di alcuni strumenti a portata di mano che possano aiutare il tuo lavoro a progredire senza intoppi. Possono essere software di produttività, servizi di archiviazione, piattaforme di pianificazione e molto altro. Discutiamo un esempio!
Cloud storage è qualcosa che sarà necessario se si sta lavorando fuori di un ufficio virtuale. Mantieni i tuoi dati al sicuro e protetti pur essendo facilmente accessibili in tutta l’azienda. Strumenti come Trello aiutano a mantenere il team sulla stessa pagina e gestire in modo efficiente molte attività del personale. Altri servizi offrono anche strumenti di fatturazione online e inseguitori di produttività. Possono aiutarti a tenere traccia delle ore di lavoro dei dipendenti e del tempo libero.
Avere un assistente virtuale
Un assistente virtuale consente di delegare attività non critiche e risparmiare tempo per questioni importanti. Queste attività possono essere correlate alle risorse umane, alla pianificazione delle attività o ad altre attività organizzative. Gli assistenti virtuali possono specializzarsi in un’area specifica o prendere tutto sotto il loro ombrello.
Qualunque sia il caso, possono rivelarsi inestimabili nel ridurre il carico di lavoro, lasciandoti a concentrarti sul quadro generale.
Rimani connesso
Lavorare in un ufficio virtuale, pur avendo i suoi vantaggi, pone anche una serie di sfide. Devi essere in contatto con il tuo team, sapere cosa stanno facendo, coordinarti su questioni urgenti e generalmente essere sulla stessa pagina. Questo può essere difficile mentre si lavora da più posizioni, ed è per questo che una comunicazione efficace è fondamentale.
Per rimuovere eventuali malintesi, puoi utilizzare strumenti come Slack e Zoom per il tuo team virtuale. Ti permettono di essere costantemente in contatto con i tuoi dipendenti.È inoltre possibile utilizzare gli strumenti di gestione della produttività per coordinare il lavoro in un team in modo efficiente.
Concludere!
Gli uffici virtuali offrono flessibilità, adattabilità e scalabilità. Tutti questi fattori sono significativi per un business emergente e fungono da driver per la crescita. È meglio rimanere aggiornati con i requisiti di un ufficio virtuale e sapere quali strumenti utilizzare. Puoi stare tranquillo e avere piena fiducia che il tuo ufficio virtuale sarà efficace.