Payroll fraud è il furto di denaro da un business tramite il sistema di elaborazione del libro paga. Esistono diversi modi in cui i dipendenti possono commettere frodi sui salari, come indicato di seguito. Tra i tipi più comuni di frode del libro paga non stanno pagando indietro un anticipo, buddy punzonatura, e foglio di tempo imbottitura.
Advance Retention Fraud
Il tipo più passivo di frode è quando un dipendente richiede un anticipo sulla sua paga e poi non paga mai indietro. Questo funziona meglio quando il personale contabile non registra anticipi come attività (invece li carica direttamente a spese), o mai controlla rimborso. Pertanto, il mancato pagamento degli anticipi richiede l’inattività da parte del destinatario e la registrazione e il follow-up delle transazioni inadeguati da parte del personale contabile. Una procedura mensile per rivedere gli anticipi eliminerà questo problema.
Buddy Punching Fraud
Un dipendente organizza con i suoi compagni di lavoro per farli punzonare le sue ore nell’orologio dell’azienda mentre si prende il giorno libero. Le revisioni di vigilanza e la minaccia di risoluzione sono i modi migliori per evitare questo rischio. Un’alternativa più costosa è quella di utilizzare orologi biometrici, che identificano in modo univoco ogni persona che sta firmando nel sistema di mantenimento del tempo.
Ghost Employee Fraud
Il personale del libro paga crea un falso dipendente nei registri del libro paga o prolunga la paga di un dipendente che ha appena lasciato l’azienda e altera il record di pagamento in modo che il pagamento diretto del deposito o lo stipendio sia intestato a loro. Questo funziona meglio nelle grandi aziende in cui i supervisori hanno personale molto grande e quindi non tengono traccia della compensazione in modo sufficientemente dettagliato. Funziona bene anche quando un supervisore ha lasciato l’azienda e non è ancora stato sostituito, in modo che i dipendenti fantasma possono essere inseriti nei loro reparti fino a quando non viene nominato un nuovo supervisore. Revisione periodica dei record del libro paga è necessaria per individuare i dipendenti fantasma. Un altro modo per individuare un dipendente fantasma è quando non ci sono detrazioni da uno stipendio, dal momento che l’autore vuole ricevere l’importo massimo di denaro.
Paycheck Diversion Fraud
I dipendenti potrebbero prendere lo stipendio di un altro dipendente che è assente, e quindi incassare l’assegno per se stessi. Questo può essere evitato avendo il paymaster mantenere tutti i controlli non reclamati in una cassaforte chiusa, e richiedendo che tutti coloro che ricevono uno stipendio dimostrare la sua identificazione con una patente di guida o qualche documento simile.
Pay Rate Alteration Fraud
I dipendenti colludono con l’impiegato del libro paga per aumentare l’importo della loro paga oraria nel sistema del libro paga. Un impiegato più intelligente restituirà quindi il tasso di retribuzione al suo livello originale dopo aver commesso questa frode per pochi periodi di paga, in modo che il problema sia meno facile da individuare. Ciò può essere rilevato abbinando i documenti di autorizzazione del tasso di paga al registro delle retribuzioni.
Frode ore non autorizzate
Forse il tipo più comune di frode del libro paga è il riempimento di fogli di tempo da parte dei dipendenti, di solito in piccoli incrementi abbastanza per sfuggire all’avviso dei supervisori. Questo è un problema particolare quando i supervisori sono noti per fare solo revisioni superficiali dei fogli temporali. Il miglior controllo su questo tipo di frode è la revisione di vigilanza.
In breve, ci sono molti modi in cui l’importo del libro paga pagato può essere ampliato in modo fraudolento. Questo è difficile da individuare quando gli importi coinvolti sono piccoli, quindi è necessario considerare il costo delle attività di prevenzione in relazione alla quantità di risparmio che verrà generato.
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