Un documento chiave nel file del personale di un dipendente è un memo scritto ben redatto, se si desidera rafforzare la difesa contro un’azione avviata dai dipendenti. La maggior parte degli avvertimenti scritti e dei memo disciplinari sono inadeguati perché non includono diversi elementi molto importanti.
Elementi da includere
Se devi difenderti da una richiesta di assicurazione contro la disoccupazione immeritata o da una causa di scarico illecito, vuoi includere i seguenti elementi nei memo di avvertimento e disciplinare:
1. Un titolo soggetto, come ad esempio ” Avvertimento scritto.”
2. Data e ora dell’avviso o dell’azione.
3. Nome del dipendente coinvolto.
4. Titolo di lavoro del dipendente.
5. Nome della persona che dà l’avvertimento o intraprende l’azione.
6. Titolo di lavoro della persona che dà l’avvertimento o intraprende l’azione.
7. Persona o persone a cui vengono date copie.
8. Politica del datore di lavoro relativa all’incidente o al soggetto e/o al comportamento o alle prestazioni previste dal dipendente.
9. L’incidente specifico che causa l’avviso o l’azione. Sii specifico con data, ora e cosa è successo.
10. Comportamento che avrebbe dovuto aver luogo. Il cambiamento di comportamento richiesto. Sii specifico.
11. Quali azioni possono derivare da ulteriori comportamenti scorretti da parte del dipendente e le conseguenze se il dipendente non cambia.
12. Firma della persona che dà l’avvertimento o che intraprende l’azione.
13. Data ricevuta dal dipendente.
14. Firma del dipendente che riceve l’avviso o l’azione. (Nota: se il dipendente si rifiuta di firmare, suggerire al dipendente di annotare sul memo il motivo o le ragioni del rifiuto di firmare. Questa affermazione nello script del dipendente – che si tratti di tre parole o di un lungo paragrafo — è una prova solida che dimostra che il dipendente ha ricevuto e compreso il contenuto del memo.)
15. La firma di un testimone per l’incontro con il dipendente e le dichiarazioni fatte nella riunione.
Esempio di avviso scritto
Oggetto: Avviso scritto
Data: Novembre. 17, 2005 a 1:30 p. m.
A: Jane Row, Impiegato di magazzino
Da: Betty Fram, Supervisore di magazzino
Copie a: Hank Black, Dept. Mons. e Mary Grey, Direttore del personale
Jane, la nostra politica in questa azienda è che tu chiami a lavorare almeno un’ora prima dell’inizio del tuo orario di lavoro programmato quando sarai in ritardo o malato o non puoi entrare. Devi parlare direttamente con il tuo supervisore o qualcun altro responsabile.
Mercoledì, novembre. 16, non hai chiamato per dire che non eri in grado di entrare. Ti sei presentato al lavoro tardi oggi, alle 11, senza spiegazioni. Avresti dovuto chiamare sia ieri che oggi per far sapere al tuo supervisore che non saresti entrato mercoledì e che sarebbe in ritardo oggi.
Questa è la terza volta quest’anno che lo fai. Ti ho gia ‘ avvertito verbalmente. Gli incidenti di ieri e di oggi sono abbastanza gravi da indurmi a lanciare questo avvertimento: la prossima volta che si perde il lavoro senza chiamare come la nostra politica richiede si sarà auto-terminato.