Il cambiamento avviene. Indipendentemente dal settore in cui lavori, probabilmente hai affrontato il cambiamento nella tua organizzazione-che si tratti di qualcosa di importante come lavorare con una nuova applicazione software o qualcosa di più piccolo come passare da bicchieri di carta a tazze di ceramica.
In che modo le organizzazioni attuano e monitorano questi cambiamenti? Potresti aver sentito le frasi “change management” e “change control” prima perhaps forse usate in modo intercambiabile. Mentre change management e change control condividono somiglianze, si riferiscono a due processi distinti. In particolare, change control si riferisce a un particolare elemento di una procedura di gestione delle modifiche più ampia; mentre change management si riferisce all’intero arco di un particolare processo di modifica, change control descrive il processo di deliberazione e approvazione che determina se un particolare cambiamento si verificherà o meno all’interno di una determinata organizzazione.
Facciamo un tuffo più profondo nelle definizioni di questi due processi ed esplorare come interagiscono tra loro:
Change Management
Al suo interno, change management è il processo logistico di attuazione e monitoraggio del cambiamento all’interno di un’organizzazione. Il processo di change management è un elemento essenziale di tutte le organizzazioni; tuttavia, è particolarmente importante in settori con processi precisi e regolamentati, come la produzione e l’assistenza sanitaria.
Mentre in superficie può sembrare semplice fare un cambiamento all’interno di un’organizzazione, il cambiamento è un processo complicato che richiede accortezza, ricerca, pianificazione e approvazione. Ci sono decine, se non centinaia, di parti in movimento che operano in ogni organizzazione, e cambiando solo un pezzo del puzzle può causare un effetto domino con impatto di vasta portata tra i reparti.
Ogni organizzazione dovrebbe avere la propria procedura di gestione delle modifiche. Che cosa è questo processo dipende molto dal tipo di settore in cui lavori, da quali tipi di processi opera la tua organizzazione giorno per giorno e da quali tipi di standard e regolamenti la tua azienda è in debito. Indipendentemente dal settore, tuttavia, ci sono alcuni elementi standard per un buon processo di gestione delle modifiche, tra cui:
- Identificare il problema alla radice della modifica
- l’Invio di una richiesta di modifica
- ottenere l’approvazione da parte dei portatori
- Sviluppo di una strategia per applicare le modifiche
- monitorare il successo del cambiamento una volta che è stato implementato
Dr. John Kotter, autore e leader di pensiero nel campo della gestione aziendale, ha uno schema di un cambiamento pratico modello di gestione nel suo libro bestseller di guidare il Cambiamento; questo schema è un buon punto di partenza per le organizzazioni che cercano di stabilire il proprio processo. Una volta che il processo è stato delineato e finalizzato, una buona soluzione software di gestione dei processi come Issuetrak può essere preziosa per garantire che ogni passaggio sia completato rapidamente e nell’ordine corretto.
Controllo delle modifiche
Il controllo delle modifiche, pur essendo profondamente correlato alla gestione delle modifiche, si riferisce a un concetto distinto. il controllo delle modifiche è il processo di valutazione delle modifiche suggerite e determinazione se devono essere emanate o meno all’interno dell’organizzazione. Il processo di controllo del cambiamento esiste come un modo per evitare che le organizzazioni subiscano troppi cambiamenti non necessari, assicurando che ogni cambiamento approvato sia vantaggioso e valga lo sforzo dell’integrazione.
Nella maggior parte dei casi, il controllo delle modifiche rientra nella giurisdizione di un individuo o di un gruppo di persone che hanno la conoscenza e l’autorità per prendere decisioni generali in un’organizzazione, in genere persone in posizioni di gestione o leadership. Questi individui svolgono una funzione molto importante valutando obiettivamente le proposte di cambiamento e aiutando a mantenere l’ordine in tutta un’azienda. Esaminano le richieste di modifica, pongono domande pertinenti, analizzano il potenziale impatto a livello aziendale e alla fine prendono la decisione finale di approvazione.
Soluzioni software come Issuetrak forniscono sia a chi propone modifiche che a chi delibera sulle approvazioni strumenti che semplificano e velocizzano l’intero processo. Da notifiche automatiche e aggiornamenti per le parti interessate a moduli e modelli facilmente personalizzati per l’invio rapido, Issuetrak aiuta a standardizzare e semplificare i processi di gestione e controllo delle modifiche.