Human Resource Information System (HR) può essere definito come un software o una soluzione online utilizzata per l’immissione dei dati, il tracciamento dei dati e la gestione dei dati di tutte le operazioni di risorse umane di un’organizzazione. Con il mondo del lavoro in uno stato di continuo flusso digitale, i sistemi e i processi HR devono adattarsi a un mondo basato sui dati, basato sulla tecnologia e incentrato sulle persone. Anche i sistemi informativi delle risorse umane si sono evoluti nell’ultimo decennio per abbracciare queste nuove tendenze sul lavoro. Diamo un’occhiata a ciò che un HR è nel contesto di oggi, cosa può fare e cosa può aiutare l’organizzazione a raggiungere.
Indice
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- Che cosa è un sistema di informazione delle risorse umane (HRIS)?
- Sistemi HRIS e componenti di lavoro
- Modelli HRIS
Che cosa è un sistema di informazione delle risorse umane (HRIS)?
Human Resource Information System (HRIS) è definito come un software o una soluzione online che viene utilizzato per l’immissione dei dati, il monitoraggio dei dati e la gestione dei dati di tutte le operazioni di risorse umane di un’organizzazione.
È quindi un database accessibile e fruibile che consente il buon funzionamento di tutti i sistemi HR ospitati sul server dell’organizzazione, sul cloud o su quello di un fornitore in outsourcing. Un HRIS è spesso indicato come un HRMS (human resources management system) poiché aiuta in un’efficace gestione e pianificazione delle risorse umane.
Un HR include sotto il suo ombrello una vasta gamma di sistemi. Ad esempio, include tutti gli aspetti della gestione del database e della directory dei dipendenti, il monitoraggio dei candidati, l’amministrazione dei benefici, i processi del libro paga, la pianificazione del lavoro, il tempo e la frequenza, il monitoraggio delle foglie, le firme elettroniche, i protocolli di conformità, i rapporti di insight personalizzabili, il self-service dei dipendenti, la gestione delle prestazioni e i processi
Questa lista, per quanto lunga, non è scritta nella pietra. Si differenzia all’interno di entrambe le organizzazioni client e vendor in base alle esigenze del capitale umano che richiede di essere gestito, forza dipendente, la diffusione geografica di un’organizzazione, i protocolli di base di funzionamento che aderisce, e la sua mappa per il futuro.
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Processi HR e componenti di lavoro
Allo stato attuale, tutte le funzioni delle risorse umane hanno a che fare con un dump di dati poiché ogni interazione che un candidato o un dipendente ha con l’organizzazione viene catturata e memorizzata come dati. Un sistema informativo delle risorse umane diventa quindi cruciale nel dare un senso a tutti questi dati – non solo per raccogliere e archiviare i dati in modo efficace, ma per raccogliere le informazioni che consentirebbero un flusso di lavoro efficace e migliorare l’efficienza.
La maggior parte delle soluzioni HR offre oggi sistemi personalizzati in base alle esigenze specifiche e ai piani di crescita dell’organizzazione. Diamo uno sguardo nei sei processi HR chiave e componenti di lavoro che la maggior parte delle organizzazioni richiedono in qualche combinazione.
Gestione database
L’offerta principale della maggior parte delle soluzioni di sistemi informativi per le risorse umane è un database ad accesso immediato in cui tutte le informazioni dei dipendenti possono essere archiviate e gestite in modo efficace. Il team HR (o chiunque gestisca il portale) può facilmente inserire tutti i dati del personale nel sistema. Il punto è quello di essere in grado di accedere a tutti questi dati e metriche rilevanti da esso su richiesta da qualsiasi parte del mondo.
Il tipo di dati memorizzati sul sistema varia da informazioni di compensazione, dati di contatto di emergenza, e la storia di istruzione per presentare le informazioni di contatto, metriche di apprendimento, e punteggi di revisione delle prestazioni. Il database costituisce il cuore di tutte le funzioni HR e potrebbe rivelarsi un efficace backup online o cloud-hosted per un ufficio in gran parte senza carta.
Gestione del tempo e del lavoro
Monitorare le ore di clock di ogni singolo dipendente è un’attività che richiede molto tempo. Con la maggior parte degli uffici oggi che consente ai dipendenti di inserire biometricamente o accedere per inserire le proprie ore, questa dose giornaliera di dati richiede una gestione efficace.
I manager possono ora approvare le richieste di congedo e i dati possono essere direttamente collegati al libro paga. Un sistema informativo delle risorse umane non intrusivo ma efficiente può quindi mantenere una stretta scheda sulla puntualità e la frequenza.
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Funzioni del libro paga
Il libro paga è una delle funzioni più importanti di HR. With un sistema di informazione delle risorse umane snelle che consente un facile download o upload di ore dei dipendenti e dati di presenza,il numero crunch può essere reso molto più semplice, e depositi ai dipendenti reso più Questo porta anche a meno errori riducendo l’intervento umano. Inoltre, la maggior parte del software HRIS payroll porta a un miglioramento della conformità fiscale, in particolare per le organizzazioni che si occupano di più livelli fiscali.
Gestione dei benefici
La gestione dei benefici non riguarda solo le prestazioni mediche e gli investimenti pensionistici, ma tutte le domande, i feedback, i dati e le comunicazioni relative ai benefici. Tali applicazioni forniscono un’esperienza di piattaforma one-stop per tutti i datori di lavoro e dipendenti, aggiungono trasparenza e consentono operazioni più fluide.
Ogni dipendente è influenzato dai regolamenti e dalla strategia dei benefici e il modo in cui viene gestito influisce sull’esperienza totale che il dipendente ha al lavoro.
Employee interface
La maggior parte dei software human resource information system consente un accesso limitato degli utenti ai dipendenti, ma anche quel livello moderato di self-service dei dipendenti è un passo avanti nella creazione di una cultura in cui i dipendenti hanno una maggiore libertà operativa. L’interfaccia che consente ai dipendenti di aggiornare le proprie informazioni personali, rivedere le scale retributive, modificare i programmi di previdenza, aggiornare le informazioni di deposito diretto o scaricare i documenti elettorali dei benefici deve fornire un’esperienza utente semplice, integrata e che consente di risparmiare tempo.
Talent acquisition and retention
Acquisire e mantenere il talento giusto è come un’organizzazione può sperare di crescere. Con quel contesto in mente, reclutamento e ritenzione sono componenti cruciali di qualsiasi HR e sono classificati dalla maggior parte delle organizzazioni come must-have caratteristiche.
Ottenere il talento giusto a bordo è solo il primo passo per il puzzle talento. I dipendenti devono anche essere forniti con la giusta formazione, percorso di carriera, e piani di ricompensa per consentire la crescita, aumentare il morale, e creare la felicità del lavoro. Gli strumenti HR possono migliorare l’esperienza del candidato e allo stesso tempo rendere più facile per i reclutatori reperire, tracciare e interagire con il talento giusto.
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Modelli HRIS
Ora che abbiamo dato un’occhiata ai sistemi e ai componenti di lavoro che muovono i macchinari del sistema informativo delle risorse umane, approfondiamo i modelli HRIS che guidano il funzionamento dei suoi processi.
Modello di input e output di un HRIS di base
Questo modello enumera il funzionamento di base di un HRIS – dall’ingresso all’uscita. Sia le fonti ambientali che interne forniscono dati per i sottosistemi di input, che vengono poi interpretati in informazioni e utilizzati nel reclutamento, nella pianificazione della forza lavoro, nella gestione della forza lavoro/talento, nella compensazione, nei benefici e per varie parti del canale di reporting.
Figura 1. Modello di input e output di un HRIS di base
Modello per l’adozione di HRIS
Con una pletora di opzioni disponibili sul mercato (al punto in cui il mercato sembra sovraffollato), scegliere l’HR giusto è una grande decisione. Ma una volta fatto ciò, per garantire che l’organizzazione abbia investito in un sistema vincente, è necessaria la giusta adozione degli HR. Ecco un modello che enumera i diversi aspetti dell’adozione degli HR giusti e dell’adattamento a nuovi processi.
Figura 2. HRIS modello di adozione
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Modello HRIS success
La figura seguente è il modello HRIS integrato per il successo. Questo per ribadire come la percezione degli utenti del sistema è influenzata dalla qualità dei processi di sistema, dall’accesso alle informazioni e dall’applicazione, dalla facilità d’uso e dall’utilità.
L’utilità percepita dell’HR è un fattore interessante poiché è piuttosto soggettiva e deve avere senso per il dipendente. Tutti questi fattori insieme contribuiscono al livello di soddisfazione degli utenti e, in definitiva, al successo dell’HR.
Figura 3. HRIS success model
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Un sistema informativo delle risorse umane è dotato di tre applicazioni principali-acquisizione di talenti, gestione dei talenti e ottimizzazione dei talenti – tutto questo con il supporto efficace dei dati. All’interno di questi pilastri più ampi, i seguenti mattoni applicativi apportano molteplici vantaggi e aiutano a costruire un’organizzazione più forte:
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- Riduzione dei costi di archiviazione dei dati, in quanto un investimento di una volta è adeguato
- Agilità in recupero e analisi dei dati
- Ridotto la duplicazione dei processi, che consente di risparmiare tempo, il denaro e l’energia
- Su richiesta disponibilità di dati giusti al momento giusto
- più Forte di analisi e, quindi, decisioni più intelligenti,
- Rilevanti per la pianificazione della carriera che può essere comunicati migliore
- Migliorata la qualità delle relazioni e approfondimenti
- Maggiore adattabilità per l’organizzazione, dal momento che il diritto di accesso all’informazione, aumenta la consapevolezza sia dell’ambiente interno ed esterno
- Maggiore trasparenza portando ad un più onesto e coinvolgente esperienza dei dipendenti
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la Maggior parte delle organizzazioni oggi utilizzare un HRIS o HCM soluzione per rendere i processi HR, più semplice, facilmente riconoscibili, e pertinenti alle esigenze aziendali e dei dipendenti delle aspettative. Le organizzazioni hanno l’imbarazzo della scelta in un mercato che offre una serie di soluzioni e combinazioni di soluzioni, quindi dobbiamo scegliere, ma scegliere con saggezza!
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