“Procure to pay”, o P2P, è l’intero ciclo di azioni ed eventi in cui un’azienda si impegna quando richiede beni o servizi da un fornitore esterno. Questo ciclo descrive i passaggi che una società deve adottare per procurarsi gli articoli e pagare la rimessa appropriata al fornitore, meno eventuali sconti e aggiustamenti.
Sebbene semplice in teoria, il moderno ciclo P2P per le aziende di livello enterprise è un’impresa altamente complessa con molte parti mobili. Man mano che le aziende crescono e operano su una scala maggiore, i processi P2P e relativi conti da pagare devono passare da semplici flussi di lavoro basati su carta a sforzi tentacolari che spesso richiedono automazione e aiuti informatici.
Esaminiamo i passaggi di base in un moderno ciclo P2P, le loro inefficienze e come le moderne soluzioni software abilitate all’IA possono integrarsi con le principali piattaforme ERP per successo e risparmio.
In questa guida rapida, esploreremo le risposte alla seguente domanda:
- Le 5 principali fasi del processo Procure-to-Pay
- Soluzioni Procure-to-Pay
- Qual è il processo P2P in SAP quando si utilizza l’integrazione Kofax ReadSoft?
- Trasformare Procure to Pay con soluzioni software avanzate
Le 5 principali fasi del processo Procure-to-Pay
In un tipico ciclo procure-to-pay, ci sono cinque fasi per un’azienda per raggiungere una transazione completata. Nelle grandi imprese, varie parti di questo ciclo si verificano spesso tutto il giorno, ogni giorno. Per le multinazionali, il ciclo di approvvigionamento è fonte di una notevole quantità di informazioni e di ampie responsabilità.
Ecco come funziona.
Richiesta di acquisto
In questa fase, l’azienda identifica la necessità di una parte, un prodotto finito, un servizio o qualsiasi altra cosa che possa richiedere da un fornitore esterno. Il reparto che ha il requisito definisce la necessità e imposta le specifiche. Il reparto acquisti prende quindi queste specifiche e identifica un fornitore o seleziona un fornitore preferito in base agli ordini e alle esperienze precedenti.
Ordine di acquisto
Con un fornitore identificato, gli acquirenti devono determinare il prezzo appropriato e assicurarsi che si allinea con il potere d’acquisto del loro reparto. Le trattative con i nuovi fornitori possono richiedere tempo a meno che la vostra azienda ha già un contratto stabilito con termini chiari. In questa fase, il dipartimento crea un ordine di acquisto (PO) per le merci richieste, registra l’PO come un record unico nei suoi libri e trasmette l’ordine al venditore per l’evasione.
Conferma d’ordine
Il venditore riceve l’ordine di acquisto e trasmette una conferma della sua ricezione, spesso con la conferma che i loro livelli di magazzino sono appropriati per l’evasione. Il venditore consiglia all’azienda i tempi di consegna previsti e le date di spedizione. Queste informazioni vitali sono essenziali per un’efficace pianificazione della supply chain e della logistica, ma catturarle e renderle disponibili e utili può essere una sfida con una tecnologia limitata.
Notifica di consegna
Successivamente, la merce acquistata arriva e la tua azienda deve trasmettere una conferma di consegna al venditore. Un passaggio critico a questo punto è verificare la spedizione rispetto all’ordine di acquisto per assicurarsi che tutto sia arrivato in buone condizioni. È fondamentale notare le eccezioni, come gli articoli danneggiati o mancanti, per evitare di pagare per le merci non ricevute. La tua azienda comunica tutte queste informazioni al fornitore.
Pagamento della fattura
Con le informazioni che hai fornito, il venditore applica le detrazioni necessarie e quindi trasmette una fattura alla tua azienda. Il passo più critico di P2P si svolge qui: la partita a tre vie, che riconcilia il PO originale, la ricevuta di consegna e la fattura per garantire che tutte le informazioni siano corrette.
Tradizionalmente, è un processo che richiede tempo. Rintracciare gli errori può causare ritardi potenzialmente costosi. Ulteriori ritardi si verificano spesso quando la partita è completa, ma si richiede l ” autorizzazione per il pagamento. Solo una volta che tutti questi elementi sono a posto, la tua azienda può rimettere il pagamento, inserire le informazioni finanziarie finali nei registri e chiudere la transazione.
Soluzioni Procure-to-Pay
Con così tante parti in movimento e così tante informazioni da conciliare su base continuativa, le aziende richiedono soluzioni avanzate per la gestione dei processi che coinvolgono i conti da pagare e il ciclo P2P. Queste soluzioni sono spesso disponibili in una piattaforma ERP, come SAP e moduli specifici all’interno di SAP, combinati con software aggiuntivo progettato per ridurre i tassi di errore e diminuire l’attrito.
In SAP, questi processi sono spesso un flusso di lavoro” procure to order”.
Che cos’è “Procure to Order”?
Guarda indietro alla richiesta di acquisto, all’ordine di acquisto e ai passaggi di conferma dell’ordine. All’interno di una piattaforma ERP, come quelle create da SAP, un’azienda può utilizzare una soluzione software progettata per automatizzare questa fase iniziale del processo di acquisto. I dipartimenti possono aumentare le loro richieste e il sistema può elencare i fornitori adatti e creare un PO standardizzato con un numero limitato di tocchi umani.
Tali sistemi automatizzati riducono la probabilità di errori e aumentano la disponibilità di informazioni critiche per l’analisi aziendale. Utilizzando SAP come parte del flusso di processo P2P, è possibile integrarsi elettronicamente con i sistemi dei fornitori e automatizzare completamente una grande parte degli acquisti. L’utilizzo del processo SAP P2P garantisce un’acquisizione dei dati efficiente e consente alla tua azienda di condurre operazioni analitiche per identificare opportunità di risparmio e miglioramenti.
Esploriamo questi passaggi.
Qual è il processo P2P in SAP quando si utilizza l’integrazione Kofax ReadSoft?
La potenza e la versatilità di SAP per la gestione di elementi del ciclo P2P sono senza pari, ma gli strumenti giusti possono estendere la funzionalità di base della piattaforma nel 21 ° secolo. Programmi avanzati basati sull’apprendimento automatico e sull’intelligenza artificiale, come Kofax ReadSoft, possono trasformare flussi di lavoro parzialmente cartacei in flussi completamente digitali che producono risultati chiari e coerenti.
ReadSoft utilizza la tecnologia cognitive capture per classificare in modo intelligente i documenti ed estrarre informazioni, come numeri PO, tipi di elementi, quantità e altro ancora. Lo stesso software può anche quantificare le informazioni dalle fatture e, con SAP, semplificare il processo di corrispondenza a tre vie.
Con strumenti come Kofax Process Director, le aziende possono automatizzare l’approvvigionamento, il pagamento e l’onboarding di nuovi fornitori, semplificando al contempo la correzione degli errori in anticipo, prima che possano causare problemi.
Più avanzato del ciclo P2P di base, il flusso di lavoro SAP prende le fasi di base e le segmenta in momenti chiave per l’accumulo e la comunicazione dei dati.
Determinazione dei requisiti
Il dipartimento che origina una richiesta di acquisto determina chiaramente i propri requisiti in base ai progetti imminenti, all’inventario esistente e ad altri fattori. I dati ERP aiutano questi reparti a fare valutazioni intelligenti per evitare richieste inutili.
Determinazione del fornitore/fonte di approvvigionamento
Il tuo team deve determinare dove individuare fornitori o fornitori adatti per i beni necessari se non ci sono record esistenti di fornitori adatti.
Selezione fornitore
SAP aiuta il team a scegliere tra i fornitori disponibili definiti nel sistema. Con l’integrazione di Process Director, questi passaggi sono immediatamente disponibili in un sistema familiare con interfacce facili da usare.
Elaborazione degli ordini di acquisto
Il reparto acquisti crea o emette un ordine di acquisto. Con gli strumenti Kofax, questo processo può avvenire interamente elettronicamente, mantenendo il processo PO senza carta. È inoltre possibile eseguire la scansione degli ordini di acquisto cartacei nel sistema. Gli algoritmi intelligenti di ReadSoft classificano automaticamente il documento, lo archiviano nel sistema appropriato e registrano le informazioni nel tuo ERP.
Monitoraggio degli ordini di acquisto
Il monitoraggio del POs comporta la sorveglianza di eventi significativi relativi a un ordine, come variazioni di quantità, mancanza di scorte da parte di un fornitore o informazioni di evasione. Un monitoraggio efficace e la corrispondenza delle fatture con i POs possono ridurre i colli di bottiglia e garantire che tutti seguano le stesse regole per l’autorizzazione all’acquisto. Un flusso di lavoro di approvazione più semplice significa un lavoro più economico.
Ricevuta merce
Al ricevimento degli articoli, è possibile utilizzare ReadSoft e altri strumenti di automazione AP di Kofax per acquisire tutte le informazioni relative alla consegna. Attraverso il sistema procure-to-pay, è possibile trasmettere elettronicamente una notifica di ricevuta al venditore.
Verifica della fattura
Una volta che il fornitore trasmette una fattura alla tua azienda, ReadSoft può categorizzarla automaticamente ed estrarre le informazioni necessarie. Con Process Director o i propri strumenti SAP, è possibile attivare la corrispondenza automatica PO. Insieme, questi strumenti semplificano notevolmente il processo di corrispondenza. Con una maggiore velocità e una grande riduzione degli errori umani, la tua azienda può facilmente capitalizzare sui risparmi derivanti dagli sconti sui pagamenti anticipati ed evitare mal di testa come i doppi pagamenti.
Trasformare Procure to Pay con soluzioni software avanzate
Strutturando con attenzione il vostro approvvigionamento per i processi di pagamento e PO, il vostro business può risparmiare denaro, migliorare i risultati, e semplificare gli sforzi che sono stati tradizionalmente una fonte chiave di colli di bottiglia e mal di testa. Con un’efficace automazione AP, puoi facilmente stabilire il tuo reparto come un contributore affidabile al successo dell’azienda.
Per saperne di più sull’integrazione di soluzioni Kofax come ReadSoft e accounts payable automation in un ERP come SAP, richiedi un preventivo creato per la tua azienda oggi stesso.