La gestione degli eventi è un processo. Che richiede l’uso di gestione aziendale e competenze. Immaginare, pianificare ed eseguire eventi sociali e aziendali. Si tratta di visualizzare concetti, pianificazione, budgeting, organizzazione e produzione di eventi. Una miscela perfetta e potente di abilità creative e tecniche. Creare e fornire un evento mirato per un pubblico di destinazione.
Il campo della gestione degli eventi è così vasto, che non ha una definizione da manuale. Ora, non puoi definirlo senza sapere cosa significano “Evento” e “Gestione”.
Che cos’è un evento?
Tutto ciò che accade, soprattutto qualcosa di importante. Può essere un’occasione pubblica o sociale pianificata. Un evento può essere una festa di nozze, festa in ufficio, sfilata di moda, conferenza, lancio del prodotto, evento sportivo, concerto rock, mostra, seminario e molto altro ancora
Che cos’è la gestione?
Secondo Henri Fayol, “Gestire è prevedere e pianificare, organizzare, comandare, coordinare e controllare.”Semplificando ulteriormente, la gestione è il modo in cui qualcosa viene gestito. O utilizzando le competenze necessarie per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi desiderati.
Event Manager – Jack of all Trades
Trovare una posizione, selezionare un grande tema, prenotare un DJ/band, organizzare ottimo cibo e inviare inviti. Molti pensano che progettare e produrre eventi sia facile. E tu?
Creare un evento di successo richiede un sacco di duro lavoro, abilità ed esperienze. Un gestore di eventi richiede la giusta miscela dei tre per essere buono.
Un manager pianifica, organizza ed esegue diversi tipi e dimensioni di eventi. In termini semplici, lavorare con budget, orari e vari fornitori è il lavoro. Quindi creare l’evento perfetto per il cliente.
Il lavoro di un gestore di eventi può essere difficile, ma in pratica è il lavoro più eccitante e gratificante del pianeta.
Abilità necessarie per diventare un Event Manager
Gestire e produrre un evento in modo efficiente richiede una notevole gamma di competenze. Un gestore di eventi ha bisogno di possedere queste competenze set:
- Essere in grado di multi-task
- Grande comunicazione e di persone di abilità
- Eccezionale capacità organizzativa
- Possedere creatività
- Alto livello di attenzione al dettaglio
- Buona negoziazione, di vendita e di competenze di marketing,
- Capacità di lavorare sotto pressione e con scadenze ravvicinate
- street-smart per risolvere i problemi rapidamente
- Bilancio consapevolezza
Eventi – Esperienziale per Natura
Un evento può essere un’assemblea pubblica o una riunione sociale. Lo scopo dell’evento può essere di celebrazione, educazione, marketing o riunioni
Gli eventi sono così vari e illimitati. Quasi ogni evento è diverso da un altro. Un gestore di eventi non sperimenterà quasi mai lo stesso con ogni evento. Perché le esigenze di ogni cliente differiscono da quelle di un altro. Un gestore di eventi garantisce che l’evento funzioni senza intoppi in base al brief del cliente.
Tipi di eventi
Gli eventi sono comunemente classificati come segue
Eventi del festival
Gli eventi creati per celebrare un festival sono più comuni. Tutte le feste religiose rientrano in questa categoria. Festival come Shivaratri, Dussehra, Makar Sankranti, Diwali, Christmas, Holi, Eid, New Year sono celebrati in tutta la gloria
Le celebrità spesso lanciano feste show-stopping per celebrare le feste. Invitano le loro famiglie e amici a partecipare ai festeggiamenti con loro. I clienti spesso coinvolgono i gestori di eventi per organizzare magnifiche feste in modo impeccabile.
Eventi speciali
Le occasioni speciali giocano sempre un ruolo significativo nella nostra vita. Che si tratti di riunioni, compleanni, anniversari o matrimoni, vogliamo celebrarli con grandezza.
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Feste di compleanno
Sono finiti i giorni di una semplice festa in casa. Per tenere con i tempi che cambiano, compleanni sono andati più grande della vita. Event manager, noleggi kid-friendly luoghi, castelli gonfiabili con ottimo cibo e bevande e di intrattenimento, come marionette o spettacoli di magia per tenere i bambini assorto… Incorporando un tema come ‘Surgelati’ o ‘Peppa Pig’ in tutto, dagli inviti alle posate per decorazioni e danno via i regali…
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Matrimoni
Dall’impegno, haldi cerimonia, mehendi funzione di sangeet e il matrimonio. Matrimoni indiani comportano varie cerimonie e rituali. L’event manager ha molte cose da pianificare ed eseguire a causa di varie cerimonie.
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Anniversari
Dalla creazione del giorno più romantico per la coppia all’organizzazione della festa più grande di sempre. Anniversari svolgono un ruolo importante nella vita delle persone. Quale modo migliore per trascorrere quella giornata importante impegnando un event manager per creare una giornata perfetta per te!
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Riunioni
Che si tratti di riunioni scolastiche o universitarie, un gestore di eventi farà in modo di creare una giornata piena di divertimento. Dalla ricerca del luogo perfetto, all’organizzazione di giochi divertenti, intrattenimento, catering e assicurandosi di catturare ogni momento prezioso con un fotografo
Intrattenimento, arte ed eventi culturali
Sei mai stato a una sfilata di moda e hai visto le celebrità camminare sulla rampa? Oppure, hai sentito l’ondata di elettricità attraverso di te mentre ti trovavi tra migliaia a un concerto rock? Non hai pensato “Woooooooooow”???
Tutta questa energia elettrizzante creata in questi eventi è stato il duro lavoro di una società di gestione di eventi. Ci sono un sacco di eventi che rientrano in questa categoria. Dalle numerose cerimonie di premiazione come Filmfare Awards o IIFA Awards, sfilate di moda, spettacoli di danza classica, road show, concerti di musica, mostre d’arte, aperture d’arte e persino laboratori d’arte events
Gli eventi di intrattenimento sono ben noti per la loro capacità di attirare un vasto pubblico. Più grande la folla, generalmente significa budget migliori. Ma ci sono rischi quando le vendite dei biglietti non raggiungono gli obiettivi previsti!
Meeting e Mostre
Una categoria vasta e competitiva. Molte convenzioni attirano migliaia di persone. Alcuni incontri possono avere solo una manciata di persone, ma potrebbero essere partecipanti davvero di alto profilo.
Da un grande gruppo di persone che partecipano alla conferenza “Migliora le tue abilità genitoriali”, a 1000 persone che frequentano una “mostra di proprietà”, a un divertente carnevale per bambini, fino all’organizzazione di un talk a Infosys There C’è molto per un event manager in questa categoria.
Eventi di marketing e promozionali
Gli eventi commerciali sono dotati di budget elevati e profili elevati. Dal lancio di un profumo di celebrità, un nuovo liquido di lavaggio o l’ultima Volvo. Lo scopo degli eventi promozionali è quello di differenziare il prodotto dai suoi concorrenti. Assicurarsi che il lancio del nuovo prodotto è memorabile. I giganti dei media sono solitamente invitati a questi eventi. In caso di successo, sarebbe una grande carriera per un event manager.
Eventi sportivi
Dai giochi olimpici, i giochi del Commonwealth, ai tornei di badminton o alla nostra mania per l’IPL (Indian Premier League) tutti questi classificati sotto eventi sportivi
Gli eventi sportivi condotti in ogni città, città, stato e paese attraggono uomini e donne sportivi internazionali al più alto livello. Un event manager organizza logistica, catering… Una giornata di visite nei giorni di riposo, in mostra la bellezza e le tradizioni del paese, è un’altra grande opzione.
Un event manager deve anche avere un team medico in stand-by per eventuali emergenze. Pianificare e produrre una splendida cerimonia di apertura e chiusura è un’altra impresa.
Eventi di beneficenza
Dal soccorso sportivo, alle maratone, ai campi di donazione del sangue o persino a una deliziosa vendita di torte. Eventi di beneficenza stanno diventando davvero comune in tutte le principali città in tutta l’India. Ci sono molte grandi aziende che conducono eventi di beneficenza in India in questi giorni. In genere ci vogliono diversi mesi per organizzare un grande evento di beneficenza.
Se si tratta di un evento formale, allora invitare importanti uomini d’affari, imprenditori o anche celebrità fanno la differenza… Ma se informale è il piano, avere un sacco di divertimento, decidere su un grande tema e creare un programma intorno ad esso aiuterà. Se l “organizzatore può corda in una personalità popolare come l “ospite d” onore, una grande affluenza seguirebbe.
Vari eventi
Ci sono solo alcuni eventi che sfidano la categorizzazione. Fiori, frutta, cani provide tutti forniscono l’attenzione per un evento nel mondo. Eventi come il Flower show a Ooty o l’All India Championship Dog show a Bengaluru sono esempi comuni.
Cosa comporta la gestione degli eventi?
La gestione degli eventi è il settore in più rapido sviluppo in India. In rapida crescita passi da gigante ogni anno. I tipi di eventi sono importanti per qualsiasi gestore di eventi presto-to-be. Tuttavia, è fondamentale capire cosa va nella pianificazione e nell’esecuzione di un evento.
Che tu stia solo organizzando il matrimonio di un amico o producendo un lancio di prodotti multinazionali. Ci sono alcuni compiti essenziali;
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Obiettivi chiari
Capire l’obiettivo del cliente è molto importante. Qual è lo scopo dell’evento? Che esperienza vogliamo che le persone abbiano? Pianificare qualsiasi evento è impossibile senza obiettivi chiari.
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Gestione dei budget
Avere un budget efficace viene dopo la comprensione degli obiettivi del cliente. Offrire un grande evento è facile quando hai tutti i fondi senza fare domande. Ma la produzione di un evento impressionante con un budget limitato incantesimi ‘grande gestione’.
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Stabilire le scadenze
Assicurati che il tuo cliente e tu siano d’accordo su una linea temporale. Determinare cosa deve accadere e quando deve accadere. La maggior parte degli eventi coinvolge la gestione del tempo, la pianificazione e il coordinamento. Assicurati che tutti i fornitori assunti eseguano gli stessi metodi.
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Scegliere un luogo
Selezione di una sede può sembrare il lavoro più semplice. Ma è essenziale scegliere il luogo giusto per adattarsi al tuo evento come un guanto. Ciò comporta la ricerca, la negoziazione dei costi, la costruzione di un rapporto e la finalizzazione del migliore.
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Sourcing e gestione dei fornitori
Ogni evento coinvolge una serie di fornitori. L’organizzatore riunisce diversi fornitori come ristoratori, specialisti di arredamento, intrattenimento Contacting Contattare i fornitori, short-listing, negoziare i costi e finalizzare i contratti. Da allora in poi, gestire in modo efficiente tutti i fornitori. Garantire che svolgano i loro ruoli in tempo, con prodotti di qualità e nel rispetto del budget è vitale per il successo dell’evento.
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Marketing e Comunicazione
Oggi questo coinvolge vari canali dai direct mailer, ai social media e al marketing digitale. A seconda dell’evento, i manager eseguono marketing e comunicazione di conseguenza.
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Gestione dei rischi
Gli eventi sono complessi. Avere molti elementi in un evento significa molteplici possibilità di fallimento. Capire quali possono essere i rischi è fondamentale. Pensare a quali rischi possono sorgere, come minimizzarli e sviluppare un piano di emergenza è un compito importante per ogni evento.
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Pensare in modo sostenibile
Quando pianifichi ed esegui un evento, pensa a come puoi fare la differenza. Prova a prendere decisioni nel processo di gestione degli eventi che avrebbero un impatto ambientale.
Vantaggi dell’utilizzo di una società di gestione eventi
Ci sono molti vantaggi nell’utilizzo di una società di gestione eventi per gestire il tuo evento. Uno di loro è la riduzione dello stress-questo è ciò che la maggior parte dei clienti ci dicono! Così qui sono i nostri vantaggi per l’utilizzo di una società di eventi:
- Consente di risparmiare tempo e denaro
- ti Dà idee creative che lavorerà per voi
- Esperto di pianificazione e gestione del budget di garantire un evento di successo
- Professional consegna il giorno dell’evento
- la Gestione dei rischi
Suggerimenti per il Successo della Gestione dell’Evento
Pianificazione di un evento, può essere stressante e spesso lasciano gli organizzatori di sentirsi sopraffatti. Questi sono alcuni consigli per aiutare a padroneggiare l’arte della gestione degli eventi;
- Un inizio precoce
Inizia la pianificazione il prima possibile. Realisticamente, gli organizzatori iniziano a pianificare un grande evento con 4 o 6 mesi di anticipo. Gli eventi più piccoli richiedono almeno 1 mese di pianificazione. Ottenere un vantaggio aiuterà il flusso di eventi senza intoppi.
- Sii flessibile
Il cambiamento è evidente. Quindi, se è il momento dell’evento, luogo o tema, assicurarsi che siete flessibili e in grado di soddisfare le mutevoli esigenze a testa alta.
- Negozia
Nonostante ciò che i venditori ti dicono, tutto è negoziabile. Determinare il budget per ogni fornitore prima del vostro incontro. Offerta di pagare 5-10% inferiore a questa cifra. Il vostro fornitore può mettere su una lotta, ma alla fine vorranno il vostro business.
- Delegare le responsabilità
Dividere l’evento in varie sezioni. Quindi assegna una sezione a ciascun membro del tuo team. Quando un membro gestisce una divisione, presterà maggiore attenzione e noterà eventuali piccole modifiche.
- Crea un piano di backup
È raro vedere un evento eseguito senza problemi. Valuta la cosa più importante nel tuo evento e crea un piano di backup. In questo modo, avrai un’alternativa, se necessario.
- Fai una prova
Due settimane prima della data effettiva dell’evento, esegui una corsa dell’intero evento. Organizza un incontro con il tuo team e cammina attraverso tutto. Fin dall’impostazione iniziale fino al processo di follow-up. Molte volte, sorgono complicazioni in questo incontro. Ti dà la possibilità di correggerli prima mano.
- Fotografa tutto
“Un’immagine vale più di mille parole” è una frase molto comune. Quindi pubblicare foto positive online è un ottimo modo per dimostrare il successo di un evento. Se hai il budget, assumi un fotografo. Scatta tutto il possibile, come la sede, il branding dell’evento, un sacco di partecipanti che si divertono…
- Get Online
I social media sono il modo per commercializzare o promuovere la tua attività. Crea un hashtag personalizzato per il tuo evento su Twitter e incoraggia le persone a twittarlo. Creare una pagina Facebook e convincere la gente a seguirti.
- Follow-up tempestivo
Dopo aver completato un evento, molti organizzatori amano fare una pausa. Continuare a seguire con i partecipanti via e-mail o social media e mostrare il successo dell’evento per ottenere più business.
Una carriera nella gestione degli eventi
Il campo della gestione degli eventi è glamour e divertente. Non c’è mai un momento di noia. Questo è un settore che ti tiene sulle spine! Sta rapidamente progredendo e evolvendo.
Se sei appassionato di una carriera nella gestione di eventi, allora fai volontariato o stagista per avere un’esperienza reale di ciò che è coinvolto negli eventi. Per cominciare, vi aiuterà a costruire il vostro portafoglio e vi darà un’esperienza preziosa. Portandoti credibilità con potenziali datori di lavoro. Ti permetterà anche di vedere se lavorare negli eventi è per te.
Una migliore alternativa-Si può scegliere di fare un corso di gestione degli eventi da molte istituzioni di fama in India o all’estero. Perseguire questo al completamento del vostro 12 ° standard o di laurea.
Quindi vuoi lavorare nel campo irresistibile della gestione degli eventi???