Shadow payroll è un meccanismo per i dipendenti che vengono inviati nei Paesi Bassi dall’estero, ma anche viceversa (dipendenti che vengono inviati nei Paesi Bassi dall’estero). Tale diffusione ha spesso conseguenze per la sicurezza sociale e la responsabilità fiscale applicabili. È importante sapere dove il dipendente è socialmente assicurato e dove devono essere pagate le tasse salariali e i contributi assicurativi nazionali.
Per evitare la doppia imposizione, i Paesi Bassi hanno concluso trattati con un certo numero di paesi. Questi trattati indicano come le tasse e i premi delle assicurazioni sociali di entrambi i paesi sono allineati.
Se la previdenza sociale deve essere pagata in un paese e l’imposta deve essere pagata in un altro, o se l’imposta deve essere pagata in entrambi i paesi, entra in gioco il cosiddetto libro paga ombra.
Esempio di libro paga internazionale
Se il dipendente è sul libro paga nei Paesi Bassi ed è socialmente assicurato lì, ma lui o lei lavora anche in Germania, può essere che le tasse devono essere pagate in Germania. Per determinare i pagamenti corretti, è quindi necessario un libro paga nei Paesi Bassi, ma anche in Germania.
Si noti che il concetto di salario (che dovrebbe essere inteso con “salario”) non è al 100% lo stesso in tutti i paesi. Ad esempio, un’auto aziendale può portare a uno stipendio completamente diverso (“aggiunta”) in un paese rispetto a un altro.
Con un’amministrazione internazionale dei salari è molto importante effettuare i pagamenti corretti alle autorità fiscali competenti, in modo che in seguito non ti troverai di fronte a sorprese. È particolarmente frustrante se si scopre che le tasse o i contributi previdenziali sono stati pagati nel paese sbagliato. In primo luogo, dovrà ancora essere pagato nel paese giusto. In secondo luogo, non è sempre facile recuperare gli importi indebitamente versati nell’altro paese.
Come funziona il libro paga ombra nel libro paga normale?
Un libro paga ombra viene eseguito sullo sfondo del libro paga normale. Ciò significa che il libro paga ombra è destinato solo per il calcolo delle detrazioni e dei pagamenti corretti dalle imposte sui salari nell’altro paese. Nessun pagamento effettivo viene effettuato al dipendente dal libro paga ombra. Il calcolo delle detrazioni avviene nel libro paga regolare del dipendente o è a spese del datore di lavoro.
Esempio di libro paga ombra
Quando un dipendente viene inviato dalla Germania ai Paesi Bassi, deve prima essere determinato per il libro paga olandese (ombra) quali elementi salariali sono inclusi nel libro paga olandese. Il calendario di viaggio determina quindi quanti giorni il dipendente ha lavorato in un mese specifico nei Paesi Bassi e quindi quanto reddito è attribuibile ai giorni lavorativi olandesi. Sulla base di ciò, viene determinato quali detrazioni e pagamenti devono essere effettuati nei Paesi Bassi. Notare: nessun pagamento sarà effettuato al dipendente sulla base della busta paga olandese, perché è già sul libro paga in Germania e riceverà il suo stipendio regolare da quel libro paga. È anche importante se un accordo di stipendio netto o un accordo di stipendio lordo è stato fatto con il dipendente.
Nella dichiarazione dei redditi del libro paga questo dipendente viene segnalato alle autorità fiscali. È quindi importante che sia presente un numero di servizio cittadino (BSN), in modo che non debba essere applicata un’aliquota anonima al salario imponibile nei Paesi Bassi.
Quando è necessario un libro paga ombra?
ombra del libro paga può essere necessario nelle seguenti situazioni:
- Un dipendente che lavora in diversi paesi;
- Un dipendente è sul libro paga in un paese, ma è stato inviato in un altro paese (questo è particolarmente il caso se lui vuole rimanere socialmente assicurato nel primo paese).
Documenti importanti per un libro paga ombra:
- Identificazione (prova d’identità o passaporto)
- Il contratto di lavoro e la lettera di assegnazione
- Il calendario giornaliero
- Le buste paga
- La dichiarazione A1 o il certificato di copertura.
- L’accordo decisionale del 30%
Effettuare un libro paga ombra
Eseguire un libro paga ombra e richiedere vari documenti necessari in questo contesto è spesso complesso e richiede conoscenze specifiche. Possiamo supportarti nella pianificazione della distribuzione, nella richiesta dei vari documenti e nell’esecuzione del libro paga shadow.
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