Come proprietario di una piccola impresa, monitorare il tuo inventario e ordinare forniture e beni vendibili potrebbe non essere il tuo compito preferito, ma è certamente essenziale per il successo della tua azienda. Gli ordini di acquisto sono cruciali per un processo di acquisto ben gestito, anche se molti uomini d’affari e donne non capiscono cosa sono effettivamente o come usarli per il successo finanziario.
In questo articolo, tratteremo:
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Ciò che un ordine di acquisto è
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Ciò che è necessario includere in un ordine di acquisto
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La differenza tra un ordine di acquisto e della fattura
che Cosa è un Ordine di Acquisto
Un ordine di acquisto (PO) è un documento giuridicamente vincolante creata da un acquirente e presentato al venditore. Proprio come il tuo “carrello” su un sito di e-commerce, un ordine di acquisto è essenzialmente un elenco di ciò che si desidera acquistare. Stabilisce i dettagli dell’ordine, tra cui quantità e tipi di prodotti di cui l’acquirente ha bisogno, nonché i termini di pagamento e i dettagli di consegna.
La differenza tra una richiesta di acquisto e un ordine di acquisto è che quest’ultimo agisce come un contratto tra l’acquirente e il venditore. Inviando un ordine, l’acquirente si impegna ad acquistare beni o servizi per l’importo concordato. Poiché l’ordine viene compilato prima che l’acquirente riceva la fattura, un ordine di acquisto fornisce al venditore un’assicurazione contro il mancato pagamento.
Come funziona un ordine di acquisto?
Gli ordini di acquisto vengono solitamente utilizzati dalle piccole imprese che ordinano merci in grandi quantità. Ad esempio, un negozio di animali potrebbe essere necessario acquistare diversi tipi di cibo per cani da un fornitore e ordinare molti sacchetti di ogni tipo di cibo. Ecco il processo di ordine di acquisto che il proprietario del negozio di animali avrebbe usato per ottenere le merci di cui hanno bisogno:
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Il proprietario del negozio crea un ordine di acquisto che stabilisce esattamente ciò di cui ha bisogno dal fornitore.
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Se il fornitore ha l’inventario per riempire l’ordine, accetterà l’ordine di acquisto, lo evaderà e consegnerà gli articoli alla data di scadenza concordata.
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Il fornitore invierà quindi una fattura o una fattura di vendita per gli articoli acquistati.
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L’acquirente paga l’articolo e la vendita viene elaborata tramite il sistema POS del venditore.
Gli acquirenti possono anche creare ordini speciali per spedizioni particolarmente grandi o acquisti ricorrenti. Un ordine di acquisto permanente consente all’acquirente di acquistare gli stessi prodotti molte volte utilizzando lo stesso numero PO.
Un ordine di acquisto generale è un accordo tra entrambe le parti per consegne multiple in un determinato periodo, per un prezzo stabilito. Gli ordini generali sono in genere utilizzati tra aziende con una forte relazione e talvolta sono dotati di sconti o altri incentivi.
La differenza tra un ordine di acquisto e una fattura
Poiché gli ordini di acquisto e le fatture sono entrambi documenti legalmente vincolanti che vengono scambiati tra venditori e acquirenti, non sorprende che siano spesso confusi. I due sono anche collegati perché un ordine di acquisto viene spesso utilizzato per creare una fattura, come riferimento per i beni acquistati e i loro prezzi. Tuttavia, ogni documento viene utilizzato in un punto diverso nel processo di acquisto e spesso utilizzato anche da persone diverse.
Ecco alcune differenze tra ordini di acquisto e fatture:
Ordine di Acquisto
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Creato dall’acquirente
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Creata prima di acquistare
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espone beni necessari
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Include proposto dettagli di pagamento
Fattura
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Creato dal venditore
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Creato dopo l’acquisto
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Conferma la merce consegnata
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Richiede il pagamento in una data specifica
Quando Utilizzare un Ordine di Acquisto vs una fattura
Un ordine di acquisto viene utilizzato da un acquirente per effettuare un ordine e viene emesso prima della consegna.
Una fattura viene emessa da un venditore utilizzando un software di fatturazione dopo la consegna di un ordine. Definisce l’importo che l’acquirente deve per i beni acquistati e la data entro la quale l’acquirente deve pagare.
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Come creare un ordine di acquisto
I proprietari di aziende possono trovare software online per aiutare a creare ordini di acquisto, ma puoi anche utilizzare un semplice documento Word o Excel per creare i tuoi moduli d’ordine.
Ecco cosa è necessario includere:
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data di Emissione
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Prodotti necessari e la quantità di ogni prodotto
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dettagli del Prodotto tra cui SKU numeri, i numeri di modello e marca nomi
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il Prezzo di ogni prodotto per unità di
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data di Consegna
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Numero di PO
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informazioni di Business, tra cui l’indirizzo di spedizione e fatturazione, il nome della società e informazioni di contatto
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Termini per il pagamento, come “pagamento alla consegna” o specifica data di pagamento opzioni
che Cosa Fa un Ordine di acquisto simile?
Anche gli ordini di acquisto sembrano molto simili alle fatture: in alto, hai le informazioni di contatto e i dettagli per ogni azienda, oltre al numero dell’ordine e alla data. Di seguito tali informazioni sono generalmente una tabella con i prodotti, le quantità, i dettagli e i prezzi in colonne separate. Nella parte inferiore dell’ordine di acquisto, inserirai l’importo totale dell’ordine, il prezzo totale e qualsiasi altro ordine o termine di pagamento insieme a una firma autorizzata.
Vantaggi dell’utilizzo degli ordini di acquisto
Per l’acquirente, gli ordini di acquisto sono utili per tracciare l’inventario e la cronologia degli acquisti. Inoltre, l’acquirente può ordinare le merci in anticipo senza dover pagare subito. Allo stesso modo per il venditore, gli ordini di acquisto aiutano a tenere traccia dell’inventario, degli ordini ricorrenti e altro ancora. Meglio di tutti, questa documentazione impegna l’acquirente a pagare una volta che l’ordine è stato eseguito, dando al venditore tranquillità e sicurezza legale.
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