Oggi, ogni azienda ha bisogno di un sistema telefonico per connettersi con i propri clienti. Sì, ci sono diversi canali che servono allo stesso scopo (live chat, social media, e-mail, ecc.). Tuttavia, i telefoni rappresentano ancora il 61% di tutte le interazioni di supporto.
Un sistema telefonico per ufficio può semplificare la connessione con i clienti riducendo i costi operativi, migliorando la sicurezza e la produttività. E non si tratta solo di comunicare con i clienti. Un sistema telefonico per ufficio facilita anche la comunicazione tra team, l’analisi delle prestazioni e la revisione della strategia.
Negli ultimi anni, i sistemi telefonici per ufficio hanno subito una vasta trasformazione. I sistemi telefonici dell’ufficio di età moderna come VoIP sfruttano Internet per effettuare e ricevere chiamate, abbassando i costi fino al 75%, sono altamente scalabili e facili da mantenere.
Quindi, come fai a sapere quale sistema telefonico dell’ufficio aziendale è buono per il tuo business? Quali sono i vantaggi di ogni sistema telefonico? In questo articolo, discuteremo esattamente questo. Cominciamo.
Che cos’è un sistema telefonico per ufficio?
Un sistema telefonico per ufficio è una rete di telefoni basati su hardware o software che consentono funzioni di telefonia complesse in un ambiente aziendale utilizzando il protocollo Internet e le linee telefoniche tradizionali.
I moderni sistemi telefonici per ufficio ti consentono di connetterti con i tuoi clienti in tutto il mondo ad un costo nominale. Inoltre, puoi rimanere in contatto con loro tutto il giorno, grazie all’app mobile dei fornitori di sistemi telefonici.
Tipi di sistemi telefonici per ufficio
Esistono tre tipi principali di sistemi telefonici per ufficio.
1 ) Legacy Public Switched Telephone Network (PSTN)
Noto anche come telefoni fissi, PSTN è stato in uso dalla fine del 1800. Quando si utilizza PSTN, si dovrà installare linee telefoniche in tutto il vostro ufficio.
Sebbene siano ampiamente utilizzati a livello globale, i sistemi PSTN non sono adatti alle aziende. Sarà necessario disporre di una linea separata per ogni dipendente. E, a parte gli alti costi di chiamata, è necessario spendere centinaia di dollari per la manutenzione ogni anno.
2 ) Sistemi telefonici PBX
Il sistema PBX (Private Branch Exchange) è una rete telefonica privata che consente alle aziende di gestire un sistema telefonico interno e utilizzare meno linee telefoniche. Esso consente di passare le chiamate tra gli utenti su linee locali, consentendo in tal modo tutti i dipendenti di condividere un certo numero di linee telefoniche esterne.
I sistemi telefonici per ufficio PBX si basano su due componenti: l’apparecchio telefonico e il PBX. Il telefono è collegato al PBX per completare la rete. Inoltre, il sistema telefonico dell’ufficio ha alcune caratteristiche intrinseche come trasferimento di chiamata, chiamata in attesa, saluti personalizzati, ecc.
Il PBX, a sua volta, consente alla rete di comunicare in gruppi con chiamate in conferenza, effettuare videochiamate, lavorare con fax e stampanti senza utilizzarle manualmente.
3 ) Sistema telefonico VoIP
Il software VoIP (Voice over Internet Protocol) è un sistema telefonico per ufficio che consente di effettuare e ricevere chiamate aziendali su Internet. Non richiede alcun hardware o attrezzature speciali per consentire le comunicazioni aziendali. Tutto ciò che serve è Internet e un dispositivo (smartphone, laptop, desktop o softphone).
C’è un elenco esaustivo di funzionalità che includono la gestione delle chiamate, il monitoraggio delle chiamate, l’inoltro di chiamata, la segreteria telefonica personalizzata, la voce all’e-mail e molte di queste funzionalità che consentono al VoIP di avvolgere un ruolo multifunzione.
Una delle caratteristiche aggiunte di VoIP office phone systems è che è possibile scegliere qualsiasi numero di telefono che ti piace. Inoltre, puoi prendere tutti i numeri di cui hai bisogno senza incorrere in spese in conto capitale.
È possibile registrare le chiamate, monitorare in tempo reale, e anche chiatta in mezzo se si sente l’agente è in grado di gestire il cliente in modo efficiente.
Nota: VoIP offre i massimi vantaggi rispetto ai sistemi telefonici PSTN e PBX.
Ciò che rende VoIP Office Phone System meglio di altri sistemi di telefonia dell’ufficio?
1-Conveniente
Come discusso sopra, VoIP utilizza una singola voce e dati di rete per fornire servizi vocali ed elimina le reti a commutazione di circuito per ridurre i costi. Di conseguenza, fare telefonate a lunga distanza diventa anche più conveniente quando si utilizza un provider VoIP.
Se stai cercando un piccolo sistema telefonico per ufficio o uno di livello aziendale, c’è una soluzione per te nel tuo budget.
2 – Inoltro di chiamata
VoIP office phone systems consente di inoltrare le chiamate a qualsiasi numero. Potrebbe essere l’estensione dei tuoi colleghi, il tuo numero personale o un altro numero a tua scelta. Tuttavia, il chiamante vedrà solo il numero che ha composto e non riceverà nemmeno una notifica che la chiamata viene inoltrata.
3 – Call analytics
Il monitoraggio delle metriche di chiamata chiave come la durata della chiamata, il numero di chiamate in entrata, le chiamate in uscita, i livelli di soddisfazione del cliente e altro ti consente di comprendere meglio le prestazioni del tuo agente e trovare opportunità di miglioramento. Call Analytics ti fornisce una comprensione approfondita delle tue operazioni, permettendoti di migliorare i tuoi servizi nel tempo.
4 – Voicemail
Voicemails consentono ai clienti di lasciare un messaggio quando non si è disponibili per scegliere le chiamate. I principali sistemi telefonici per ufficio VoIP come CallHippo inviano messaggi vocali direttamente alla tua email, permettendoti di ascoltare i tuoi clienti quando vuoi. Questo, a sua volta, consente di risolvere le loro preoccupazioni e tornare a loro non appena sei disponibile.
5 – VoIP si integra facilmente con altri sistemi aziendali
L’integrazione del tuo sistema VoIP con altri strumenti aziendali ti consente di automatizzare processi noiosi e dotare i tuoi agenti di tutte le informazioni necessarie di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro in modo efficiente.
6 – Better Customer Engagement
Il mercato di oggi è altamente incentrato sul cliente nel suo approccio, e se non si aprono più canali di comunicazione per i clienti, si sposteranno verso i tuoi rivali commerciali. Avere un secondo numero di telefono separato per la tua organizzazione è il modo migliore per spingere verso l’alto l’interazione con i clienti in quanto consente loro di raggiungere il personale di supporto e i rappresentanti in qualsiasi momento della giornata.
Quindi, se la vostra azienda vuole saltare fino alla parte superiore della soddisfazione del cliente classifica grafici, scegliere un fornitore di servizi affidabile per ottenere il miglior sistema telefonico ufficio VoIP al più presto!
7 – Immagine professionale
I numeri di telefono dell’ufficio sono una piattaforma vitale per dare alla tua organizzazione un’immagine professionale e migliorare positivamente la reputazione aziendale. È possibile registrare messaggi di auguri personalizzati per i chiamanti. È anche possibile riprodurre musica o messaggi vocali per i clienti mentre aspettano di essere seguiti dai membri del team di supporto.
I sistemi di risposta vocale automatizzati eliminano la necessità di receptionist 24 ore su 24 e rendono la comunicazione con i clienti più agile, flessibile e reattiva. Di conseguenza, i numeri di telefono aziendali cambiano il modo in cui i clienti percepiscono la tua organizzazione e creano una solida reputazione aziendale per la tua azienda.
8 – Aumento della mobilità
La mobilità è il nome del gioco in questa era digitale attuale, e sistemi di telefonia VoIP ufficio sono il mezzo più veloce per migliorare l’accessibilità dei clienti, promuovendo la comunicazione aziendale in movimento! Numeri di telefono ufficio che sono alimentati con tecnologia VoIP sono uno strumento utile per le aziende che hanno lavoratori remoti e operano da più sedi in tutto il mondo.
I numeri di telefono virtuali consentono inoltre ai membri del team di rimanere in contatto con partner e manager esterni indipendentemente dalla posizione geografica: tutto ciò che serve è una connessione Internet ad alta velocità per consentire ai dipendenti di rimanere accessibili.
9 – Call Supervision
Queste funzioni sono ampiamente utili per la formazione dei dipendenti o la loro supervisione.
Ci sono quattro modi principali in cui il sistema hel=
- Monitoraggio: Esso consente di ascoltare una conversazione telefonica. Nessuna delle parti durante la chiamata può sentirti. Questa funzione è utile per mantenere la vigilanza sulla qualità delle chiamate.
- Sussurro: i dirigenti possono richiedere una guida durante la gestione di determinati clienti. Questa funzione ti aiuta a parlare con i membri interni dell’organizzazione senza far sapere al cliente chi sta parlando o cosa sta parlando la persona.
- Chiatta: Questa funzione consente di inserire una chiamata in corso che consente entrambe le parti si sente. Questo è simile alla chiamata in conferenza, ma può essere avviato in qualsiasi momento. Ad esempio, supponiamo che sia in corso una conversazione tra un dipendente e un cliente; puoi monitorare e saltare per inserire suggerimenti quando vuoi.
- Registrazione: La registrazione è possibile anche con una semplice pressione di un pulsante. Questa registrazione può essere memorizzata come file audio e recuperata in seguito per qualsiasi scopo di formazione o legale.
Quali caratteristiche si dovrebbe cercare in un sistema telefonico ufficio?
La scelta di un sistema telefonico per ufficio con tutte le funzioni essenziali di cui hai bisogno ti aiuta a ottenere il massimo dal tuo investimento.
1 – Trasferimento chiamate
Vuoi trasferire la tua chiamata quando sei irraggiungibile o occupato? CallHippo offre due tipi di funzioni di trasferimento delle chiamate: freddo e caldo.
Un trasferimento a freddo è quando si trasferisce la chiamata al contatto senza parlare con il nuovo contatto. Utilizzando questa opzione, la connessione selezionata può scegliere di accettare o rifiutare la richiesta. Una volta ricevuta la chiamata, sarà lasciato cadere alla vostra fine.
Un trasferimento a caldo è quando si parla al nuovo contatto prima che la chiamata venga trasferita. È inoltre possibile partecipare e renderlo una chiamata a 3 vie.
2 – Registrazione delle chiamate
Ci sono solo un piccolo numero di sistemi telefonici VoIP che offrono la registrazione delle chiamate. L’audio viene memorizzato nel cloud, ed è possibile recuperare le informazioni in qualsiasi momento a vostro piacimento.
Ecco alcuni dei principali vantaggi della registrazione delle chiamate per la tua azienda:
- Migliorare le prestazioni degli agenti: Monitorando le chiamate, è possibile fornire un feedback agli agenti sulle cose da fare e da non fare della gestione del servizio clienti e aiutarli a migliorare nel tempo.
- Traccia progressi e miglioramenti: confrontare il modo in cui il tuo team parla con i tuoi clienti ora con il modo in cui erano abituati a qualche tempo fa è una buona idea. Ti dà un’idea se qualsiasi miglioramento è raggiunto o meno.
- Ambito di R & D: i sistemi telefonici cloud come CallHippo consentono di condividere le registrazioni delle chiamate all’interno dell’organizzazione. Condividendo le chiamate con il tuo reparto R&D, puoi avere un’idea migliore di come i clienti utilizzano il tuo prodotto, quali problemi stanno affrontando e così via. Tali informazioni si traducono in miglioramenti nel prodotto e nei servizi dell’utente.
- Evitare problemi inutili: accade spesso che i clienti infelici depositino un contenzioso contro un’azienda che poi coinvolge suite legali e le cose si complicano. Quindi, avere un database di record di chiamata ti dà leva contro tali problemi e li risolve senza l’irritazione di coinvolgere qualsiasi avvocato. Inoltre, tale database delle chiamate viene mantenuto automaticamente da un sistema telefonico basato su cloud e ti aiuterà a rispettare le linee guida tecniche, legali e di livello di servizio.
3- Chiamata Conferencing
Condurre affari non è una passeggiata nel parco. Spesso è necessario impiegare una o più persone dal tuo team per ottenere il vostro lavoro fatto. In questi casi, è necessaria una comunicazione unificata che offra la conferenza delle chiamate.
Anche un piccolo sistema telefonico ufficio ha una funzione di chiamata conferenza consente di pool di persone, anche se non sono nello stesso ufficio. Possono ricevere chiamate da qualsiasi parte del mondo, purché abbiano il numero di telefono dell’ufficio. Inoltre, call transfer aiuta le persone a
4 – Call queuing
Se hai più lavoro in mano di quanto tu possa gestire, una coda di chiamata può salvare il tuo bacon. I chiamanti non hanno bisogno di sentire i segnali acustici coinvolgenti durante l’attesa. Invece, saranno messi in una linea. Si può anche mettere un messaggio automatico che dice loro circa i vostri prodotti, servizi, sconti e altre offerte in modo che le probabilità di riagganciare le chiamate riducono.
La coda di chiamata riduce il rapporto di attrito in quanto indica al chiamante l’ora esatta della risposta e impedisce loro di riagganciare.
Offriamo chiamata in coda in bronzo e piani di cui sopra. Per i prezzi, controlla qui.
5 – Call Barging
I gestori delle chiamate possono utilizzare call barging per valutare le prestazioni degli agenti chiamanti. Se scoprono che un agente sta affrontando qualsiasi problema mentre conversa con il cliente, possono aiutarli e gestire la situazione. Quando vedono che un cliente non è in grado di risolvere qualsiasi domanda, possono intervenire e salvare la loro pelle. Quindi, aiuta a stroncare il problema sul nascere.
Barging è una funzione di telefono aziendale in cui i manager possono ascoltare le chiamate dal vivo in tempo reale. Ti aiuta a capire i tuoi clienti e offrire loro valore in modo migliore. CallHippo offre caratteristiche chiamata chiatta in argento e piani di cui sopra.
6 – IVR
È impossibile avere sempre un receptionist umano per rispondere alle chiamate. Inoltre, con la rivoluzione tecnologica, le imprese come te stanno impiegando assistenti automatici per gestire le chiamate in arrivo.
Questa funzione accoglie i clienti in più lingue e pone domande come ciò di cui hanno bisogno. Li indirizza anche a eseguire una particolare azione che li porterà nella direzione richiesta.
CallHippo offre IVR multilingue per aiutarti ad aiutare i tuoi clienti. È possibile selezionare la lingua preferita dalla lista direttamente nel tuo account.
Buono per avere funzioni del sistema telefonico dell’ufficio:
- Annunci (Saluti)
- Auto-attendant
- Busy lamp status
- inoltro di Chiamata
- il parcheggio di Chiamata
- registrazione delle Chiamate
- Chiamate in conferenza
- Direct Inward Dialing (FATTO)
- Tenere la musica
- Interni/esterni trasferimento di chiamata
- chat
- estensioni
- ID Chiamante
- Multi-device support
- analytics in tempo Reale
- in tempo Reale delle chiamate di controllo
- numeri verdi
Chi ha Bisogno di un Ufficio Telefono?
Indipendentemente dal settore in cui ti trovi o dalle dimensioni della tua azienda, avrai bisogno di un sistema telefonico per l’ufficio per gestire la tua attività in modo efficiente. Ecco come un sistema telefonico per ufficio può svolgere un ruolo vitale in diversi settori:
Aziende IT e software
Essendo una società IT, parliamo con esperienza personale quando diciamo che avere un buon sistema telefonico per ufficio può risparmiare fino al 20% del tuo tempo sulle interazioni con i clienti. Caratteristiche come IVR, benvenuto e tenere i messaggi, e 24 * 7 chiamata di supporto fornisce ai vostri clienti con una superficie liscia e piacevole esperienza. Dà un tocco professionale al tuo team di assistenza clienti e consente loro di connettersi con i clienti di tutto il mondo.
Scuole e Università
Con gli schermi che sostituiscono le lavagne, il settore dell’istruzione sta diventando sempre più esperto di tecnologia per fornire un’istruzione di alta qualità agli studenti. Con l’uso del sistema telefonico dell’ufficio, l’industria dell’istruzione sta facendo un altro passo avanti sulla strada del progresso tecnologico. Il sistema telefonico VoIP mira a fornire una comunicazione migliore e più conveniente nel settore dell’istruzione prendendo il sistema telefonico online. Che si tratti dei genitori di uno studente, di un membro della famiglia dello staff o di un fornitore di terze parti che cerca di fare affari con il tuo istituto scolastico, il sistema telefonico VoIP basato su cloud per scuole e biblioteche di CallHippo risponde a ogni chiamante 24*7 per tutti i 365 giorni dell’anno.
Istituzioni governative
Gestire un intero paese non è un’impresa facile. La comunicazione veloce e sicura è la chiave per un governo funzionale. Un sistema telefonico ufficio basato su cloud è la soluzione one-stop per tutti i problemi di comunicazione affrontati dal governo. CallHippo promette comunicazioni unificate sicure e collaborative a prezzi convenienti. I numeri verdi locali forniranno un maggiore accesso ai potenziali clienti e li aiuteranno ad estendere la loro portata nelle rispettive località. CallHippo fornisce funzionalità come Dynamic Number Insertion (DNI) che analizza il traffico online e individua le aree che richiedono la massima attenzione.
Settore sanitario
Un sistema telefonico ufficio medico è un sistema basato su VoIP che tutti nel settore sanitario utilizza per rimanere in contatto. L’intero sistema telefonico viene caricato sul cloud, da dove è possibile accedervi solo da personale autorizzato. Esso consente agli operatori sanitari di tenersi in contatto con i loro team medici e soddisfare le esigenze dei pazienti. Il sistema telefonico per ufficio basato su cloud di CallHippo offre linee di comunicazione efficienti e di alta qualità per le istituzioni sanitarie a prezzi ragionevoli e convenienti.
Settore alberghiero
In un settore in cui il servizio clienti è la spina dorsale, si deve utilizzare la tecnologia all’avanguardia per comunicare con i clienti, ascoltare le loro domande o reclami e tornare a loro con una soluzione. Utilizzando i sistemi telefonici VoIP, il personale può assistere alle chiamate dei clienti da qualsiasi parte dell’hotel o del ristorante. Nel caso in cui un membro del personale non sia in giro, la registrazione vocale e la funzione IVR saranno lì per assistere al cliente.
La funzione di inoltro di chiamata e interfono consentono al personale dell’hotel di comunicare tra loro in modo efficiente in tutti gli angoli dell’hotel. In questo modo è più facile per il manager coordinare gli eventi, risolvere i reclami dei clienti e gestire il personale dell’hotel, migliorando così il servizio clienti e migliorando l’esperienza del cliente.
Il settore immobiliare
Quando si tratta di agenti immobiliari, che siano liberi professionisti o che lavorino per un’agenzia consolidata, i vantaggi di un sistema telefonico per ufficio basato su cloud sono innumerevoli. Oltre a fornire loro una maggiore flessibilità, dà anche loro round-the-clock l’accesso a potenziali clienti in tutta la città. Un tale sistema telefonico per ufficio aziendale è portatile, cioè l’agente può portarlo ovunque vada. Inoltre, non richiede alcun dispositivo telefonico fisico o anche una scheda SIM. Tutto ciò che serve è qualsiasi dispositivo con una connessione internet!
A CallHippo, sistemi telefonici ufficio affari per il settore immobiliare sono molto convenienti e ricchi di funzionalità. Non solo per le imprese di livello enterprise, CallHippo offre un sistema telefonico ufficio per le piccole imprese troppo. Offriamo la flessibilità di scegliere tra una vasta gamma di funzioni e pagare per le caratteristiche che effettivamente bisogno. Noi di CallHippo, fare tutto quanto in nostro potere per assicurarsi che il vostro business immobiliare si arrampica su per la scala di crescita e valorizzazione!
Considerazioni finali
Indipendentemente dalle dimensioni della tua organizzazione o dal settore in cui ti trovi, un sistema telefonico per ufficio può rendere le comunicazioni aziendali più semplici ed efficienti. Esso consente di rimanere in contatto con i nostri clienti tutto il giorno (utilizzando auto-attendant).
Funzionalità come analisi delle chiamate, registrazione delle chiamate, trasferimento delle chiamate e IVR ti consentono di fornire la migliore esperienza cliente possibile e migliorare la reputazione del tuo marchio.
Cerchi un sistema telefonico per ufficio? Contattaci per sapere perché CallHippo potrebbe essere il tuo miglior investimento!