Un incontro organizzato nel modo migliore è un ottimo modo per ottenere un vero lavoro fatto. Seguo questa regola nella mia pratica di gestione quando voglio pianificare e monitorare i miei progetti in modo efficiente. So per certo che le riunioni di project (management) svolgono un ruolo significativo nello sviluppo di comunicazioni, leadership e lavoro di squadra. Confermo anche che gli incontri di progetto consentono di organizzare discussioni formali e workshop designati per generare le migliori decisioni e soluzioni di gruppo.
Così ho deciso di scrivere questo articolo che dà la definizione della riunione di progetto, spiega cosa significa la riunione di avvio e descrive come scrivere un ordine del giorno per una riunione tipica. Credo che il mio lavoro sarà utile per voi, soprattutto se si sviluppa la tua carriera del project manager. Poiché le riunioni di gestione del progetto sono necessarie e gli eventi regolari vengono condotti durante il ciclo di vita dell’implementazione del progetto, suppongo che sarà molto importante per te capire la definizione e sapere come pianificare gli ordini del giorno e organizzare la riunione di avvio. Quindi si prega di leggere l’articolo e lasciare i vostri commenti e suggerimenti. Grazie in anticipo!
Definizione Meeting
Le riunioni di progetto si riferiscono a un metodo efficace per distribuire informazioni e comunicare con il team e gli stakeholder. Ci sono molti tipi e tipi di riunioni di progetto, e talvolta è difficile dare una definizione completa riunione di progetto che potrebbe coprire tutti gli aspetti dell’evento. In questo articolo presentiamo una definizione comune di riunioni di progetto.
Un Incontro di progetto è un evento regolare che coinvolge tutti, che condividono o sono interessati al progetto, nel comunicare con gli altri partecipanti e stakeholder discutendo questioni, facendo proposte, approvando o rifiutando offerte, allo scopo di generare decisioni di gruppo che contribuiscano a una consegna più rapida del progetto, in base agli obiettivi pianificati e ai risultati attesi.
Qui ci sono diversi tipi di riunione del progetto:
- Le riunioni di squadra regolari sono le riunioni più frequenti che possono essere organizzate e condotte molte volte durante il corso del processo di implementazione del progetto. Le riunioni regolari (giornaliere, settimanali, mensili) sono programmate e dettagliate nel piano di gestione della comunicazione.
- Le riunioni di controllo delle modifiche sono organizzate da una scheda di controllo delle modifiche e destinate alla revisione delle richieste di modifica. Il consiglio prende decisioni sull’approvazione di tutti i cambiamenti avvenuti e sulla comunicazione con le parti interessate per informazioni e azioni di follow-up.
- Le riunioni di revisione dello stato sono organizzate regolarmente per scambiare e analizzare informazioni sullo stato di avanzamento del progetto e sulle sue prestazioni. Durante tale riunione, il project manager distribuisce report sulle prestazioni tra i partecipanti per consentire al team e agli stakeholder di ottenere visibilità sui livelli di prestazioni attuali e sui progressi delle attività. Le riunioni di revisione dello stato sono anche note come revisioni delle prestazioni.
Kick-Off Meeting
Un kick-off meeting di progetto è un evento di pianificazione (tipicamente organizzato e condotto sotto forma di workshop) che si tiene all’inizio del progetto (o della sua fase specifica) per garantire che ogni persona coinvolta nella realizzazione del progetto comprenda chiaramente gli obiettivi, le procedure e i piani.
Il kick-off meeting è spesso considerato come l’inizio formale del processo di team building quando il project manager con l’assistenza dei team leader presenta attività per il team building e la formazione. Se l’incontro è organizzato all’inizio della fase di qualche progetto, di solito serve come il modo per allineare la comprensione del team degli obiettivi del progetto con i piani e le procedure effettive.
Un tipico ordine del giorno per la riunione di avvio del progetto include i seguenti punti:
- Stabilire il quadro di gestione, comprese le fasi chiave, gli obiettivi, le parti interessate, i criteri di successo, le esigenze aziendali, i risultati finali ecc.
- Rivedere e aggiornare (se necessario) il business case.
- Rendere la struttura di governance, comprese le responsabilità e i ruoli di gestione, le procedure di segnalazione, i controlli, la documentazione di governance ecc.
- Avviare attività di pianificazione, comprese le tappe chiave, sequenza di attività,priorità, dipendenze di attività ecc.
- Avviare il processo di gestione del rischio attraverso l’esecuzione di analisi del rischio.
- Costruisci la squadra.
- Creare il piano di gestione della qualità, comprese le procedure di controllo e garanzia della qualità.
Progetto Kick-Off Meeting Agenda(Template)
Suggerimenti sulla pianificazione riunioni di stato
Se si prende il ruolo di project manager, è necessario essere pronti a pianificare e condurre riunioni di progetto su base regolare. Questo farà parte dei vostri compiti di gestione del progetto. Le riunioni di progetto ti aiutano a assicurarti che il progetto stia procedendo come previsto e che eventuali problemi vengano risolti nel modo giusto.
I seguenti suggerimenti per la pianificazione delle riunioni di progetto sono progettati per aiutarti a capire come organizzare le riunioni e quali elementi essenziali sono necessari per rendere il tuo sforzo più efficace. Ecco i suggerimenti:
- Fissare obiettivi. Questo suggerimento per la riunione del progetto presuppone che se non si impostano obiettivi chiari della riunione, la riunione è destinata a fallire perché non fornisce risultati e non verrà generata alcuna soluzione. Prima di decidere sulla pianificazione di una data di riunione, assicurarsi di aver impostato una serie di obiettivi INTELLIGENTI. SMART significa Specifico, misurabile, realizzabile, Pertinente e tempestivo.
- Scrivi un ordine del giorno della riunione. Sviluppare e seguire un ordine del giorno consente di rendere la riunione di stato più breve ma più efficace. Ottieni più possibilità di finire l’incontro con i risultati attesi e in modo tempestivo. Dovrai produrre un’agenda 2-3 giorni prima della data di inizio e includere un elenco di eventi programmati e prioritari. Meeting software di pianificazione aiuterà a farlo.
- Mantieni i documenti organizzati. Ciò significa che è necessario rendere i documenti della riunione il più brevi possibile. Quando si utilizzano pile di carta per tenere la riunione, è molto probabile che non riescono perché più documenti possono de-motivare e indurre in errore il team e causare un pasticcio. Ecco perché dovresti cercare di mantenere 1 o 2 fogli di carta per mantenere la riunione. Inoltre, si consiglia di utilizzare un modello di riunione di revisione che include elementi generali dell’agenda e descrive quali problemi devono essere affrontati.
- Invita le persone giuste. I membri del tuo team sono ovviamente i principali partecipanti alla riunione di gestione del progetto. Tuttavia, di tanto in tanto alcune riunioni richiedono qualcuno dagli anziani. A seguito di questo suggerimento di pianificazione della riunione di progetto, è necessario sapere in anticipo se è richiesta la partecipazione del senior management e quindi assicurarsi che ogni persona interessata sia informata della riunione imminente e dei problemi da affrontare. Per comodità, puoi utilizzare il software di pianificazione delle riunioni per prendere appunti nella tua lista di cose da fare e nell’agenda.
- Creare un ambiente fisico appropriato e confortevole. Si noti che la riunione del progetto dovrebbe essere condotta in una stanza confortevole e ben ventilata, soprattutto se è estate. Non dimenticare di dare ai partecipanti acqua ghiacciata, tè, caffè o/e alcune bevande analcoliche che rendono i tuoi ascoltatori più a loro agio. Dopo questo suggerimento per la pianificazione della riunione, è necessario aggiungere record alla lista delle cose da fare e creare un elenco di tutte le bevande da preparare in anticipo prima dell’inizio della riunione.
- Inizia e termina la riunione in tempo. Alla gente non piace se un evento va fuori programma, e probabilmente non c’è niente di più frustrante di incontri in ritardo. Questo suggerimento per la riunione del progetto dice che è necessario assicurarsi che ogni partecipante sia a conoscenza dell’ora di inizio e fine. Si consiglia di inviare notifiche (orali o scritte) ai partecipanti. Inoltre è possibile utilizzare il software di pianificazione delle riunioni per impostare promemoria e-mail e inviare notifiche elettroniche.