Se la tua piccola impresa è incorporata, dovresti tenere un verbale aziendale. Molti proprietari di imprese, tuttavia, non sono a conoscenza di ciò che un libro minuto aziendale è o che cosa dovrebbe contenere.
Che cos’è un minute book aziendale?
Un verbale aziendale è un raccoglitore pieno di documenti e record della vostra azienda. Come tale, serve come il record principale delle attività della vostra società.
Il tuo minute book aziendale dovrebbe includere:
- statuto
- verbali delle Riunioni
- Risoluzioni di Amministratori e Funzionari
- Comunicazioni e Registrazioni depositate presso il Registro di sistema
- Amministrazione Register
- Ufficiale del Registro
- Soci
- Certificati azionari
- trasferimenti di azioni e di eventuali altri documenti relativi alle operazioni della società
Se si dispone di un patto parasociale, si dovrà anche includere questo.
Mentre il tuo minute book aziendale è disponibile per te a cui fare riferimento se necessario, è anche soggetto a revisione governativa.
Perché tenere un verbale aziendale?
Legislazione
Il BC Business Corporations Act richiede di mantenere i record aziendali sopra elencati, tra gli altri. Se non si mantengono questi record e li hanno a disposizione per la visualizzazione, si può essere condannati per un reato ai sensi della legge e multato fino a $5.000.
Richieste di investimento
Il tuo minute book aziendale dimostra che la tua attività è valida e adeguatamente strutturata. Fornisce anche un record di tutti gli azionisti attuali e passati e la considerazione che è stata data per le loro azioni. Detto questo, dovrebbe venire come nessuna sorpresa che la maggior parte degli investitori vogliono rivedere un libro minuto aziendale prima di mettere in qualsiasi denaro in un business.
Prestiti bancari
La tua struttura aziendale sarà importante anche per le banche se stai cercando un prestito aziendale. In particolare vorranno esaminare i tuoi articoli o l’accordo degli azionisti per confermare quale dei direttori e dei funzionari della società è autorizzato a prendere in prestito denaro.
Vendere la tua azienda
Vendere un’azienda è un processo complesso e gli acquirenti si aspettano di rivedere i record della tua azienda. Durante il processo di due diligence da parte dell’acquirente, si dovrà mostrare le transazioni della società dal punto di costituzione fino al punto di vendita. Il modo migliore per fornire queste informazioni è attraverso il tuo minute book aziendale.
Revisione governativa
Ci sono un certo numero di agenzie governative che possono richiedere l’accesso al vostro libro minuti aziendali pure. Ad esempio, l’Agenzia delle entrate del Canada potrebbe voler esaminare la ripartizione della proprietà nella tua azienda o l’elenco degli amministratori responsabili del pagamento delle tasse della società. Tutte le richieste governative per l’accesso al tuo libro dei minuti aziendale devono essere accettate.
Trasferimento della proprietà
Il trasferimento della proprietà a un altro azionista non può essere completato senza il tuo libretto aziendale in quanto dovrai dimostrare di avere la proprietà delle azioni per trasferirle.
Alcuni imprenditori credono di poter aspettare fino a quando hanno bisogno di un libro di minuti aziendali per crearne uno. Mentre è possibile per alcune persone a tirare fuori questo, così facendo è costoso e richiede tempo. C’è anche sempre il rischio di non essere in grado di ottenere i materiali necessari in tempo, portando a conseguenze potenzialmente disastrose per il tuo business. Questo è il motivo per cui ti consigliamo di mantenere aggiornato il tuo minute book aziendale fin dall’inizio.
Hai difficoltà a impostare o mantenere il tuo minute book aziendale? Un avvocato di piccola impresa può aiutarvi. Mettiti in contatto con noi oggi per prenotare un appuntamento con uno dei nostri esperti avvocati di piccole imprese.