In molti casi il documento/i da inviare all’estero può richiedere la firma e il sigillo del notaio per essere legalizzato (certificato come corretto) dal Dipartimento australiano degli Affari esteri e del Commercio (DFAT). Una volta che il DFAT ha rilasciato il suo certificato e lo ha convalidato o allegato al documento notarile, il documento potrebbe dover essere certificato presso il Consolato o l’ambasciata del paese straniero a cui deve essere inviato. Il Consolato o l’ambasciata è in effetti certificando sigillo del governo australiano e la firma sul documento è corretto.
Il notaio di solito può aiutare il cliente spiegando i requisiti di DFAT e i requisiti del Consolato particolare. L’atto di legalizzazione della firma e del sigillo del notaio da parte di DFAT non implica mai l’accettazione o l’approvazione di qualsiasi parola, dichiarazione, certificato o altro documento precedente la firma legalizzata. Questo è spesso indicato da DFAT nei suoi certificati.
Molti paesi, tra cui l’Australia, sono firmatari di una Convenzione che supera il doppio requisito della legalizzazione e quindi della certificazione da parte del Consolato. I paesi membri emettono una “Apostille” che riduce i tempi e le spese per il cliente. L’apostille è una dichiarazione che identifica la firma del notaio e comprende un grande timbro apposto sul documento firmato dal notaio. Ai sensi della Convenzione dell’Aia che abolisce l’obbligo di legalizzazione per i documenti pubblici stranieri del 1961, l’apposto australiano autorizzato dell’Apostille è DFAT.