Che cos’è il libro paga?
Payroll è il processo attraverso il quale i datori di lavoro pagano un dipendente per il lavoro che hanno completato. Qualsiasi attività commerciale con i dipendenti dovrebbe avere un processo di gestione del libro paga stabilito. Un processo di paghe efficace ed efficiente assicura che i dipendenti siano pagati in modo accurato e coerente e dà alle risorse umane la possibilità di concentrarsi su altri aspetti del loro lavoro.
Payroll sembra semplice al suo interno, ma diventa complicato a causa delle varie deduzioni che entrano in gioco. I datori di lavoro devono capire a fondo come fare il libro paga, come trattenere le tasse da ogni busta paga, e come assicurarsi che le tasse sono pagate per l’agenzia governativa corretta. I datori di lavoro possono anche essere responsabili della detrazione e del pagamento dei premi per l’assicurazione e del deposito di fondi in conti pensionistici o in enti di beneficenza selezionati.
Le funzioni di gestione dei salari possono creare un enorme onere e stress indesiderato per i proprietari di piccole imprese e possono essere schiaccianti per le grandi imprese. Una scadenza mancata o un deposito errato delle tasse può comportare multe o carcere. Per evitare questi problemi, ogni piccola, media e grande impresa dovrebbe utilizzare il software del libro paga.
Cosa fa il software Payroll?
Un sistema di gestione delle retribuzioni è un programma software progettato per organizzare tutte le attività di pagamento dei dipendenti e deposito fiscale. Questi compiti includono tenere traccia delle ore, il calcolo dei salari, il monitoraggio delle presenze, le ritenute e le detrazioni, la stampa e la consegna degli assegni, il completamento dei depositi diretti, il pagamento dei premi alle compagnie assicurative e/o il pagamento delle tasse sul lavoro al governo. Questo software può essere acquistato tramite un fornitore di software HR o incluso in un pacchetto software HR come modulo all’interno di un sistema completo.
Il software Payroll richiede ai datori di lavoro di inserire informazioni e ore sui salari dei dipendenti, ma non molto oltre. Da lì, il software utilizza le informazioni per calcolare e dedurre automaticamente le ritenute. La maggior parte del software del libro paga viene aggiornato automaticamente ogni volta che una legge fiscale cambia e ricorderà ai datori di lavoro quando presentare varie forme fiscali.
Perché le piccole imprese dovrebbero acquisire software di elaborazione del libro paga?
Payroll è qualcosa che deve essere fatto con precisione e regolarmente, quindi ha senso per le aziende di investire in un sistema che automatizza questi processi. Il software Payroll può mitigare gli errori, migliorare la conformità e risparmiare tempo. Con opzioni sempre più facili da usare, il software payroll aiuta le aziende in tutto il mondo a mantenere il controllo sui processi del libro paga, fornendo al contempo una maggiore flessibilità rispetto al libro paga in outsourcing.
Il software Payroll è facile da usare e conveniente e può mitigare gli errori nel processo del libro paga e ridurre le ore trascorse a calcolare le ore dei dipendenti, i salari e le ritenute fiscali, specialmente per le piccole imprese. Proprietari di piccole imprese possono acquistare un sistema a prezzi accessibili sul proprio computer locale o tramite un servizio cloud utilizzando un modello pay-as-you-go. Possono anche mantenere un maggiore controllo del processo del libro paga con questo software, che consente loro di compilare report al proprio ritmo e apportare modifiche rapidamente in caso di necessità.
Come fare il libro paga
Quando i reparti HR scelgono di fare il libro paga manualmente, consuma molto del loro tempo. Anche se è conveniente, richiede ai dipendenti di imparare le leggi sui salari e sulle imposte e lascia molto spazio all’errore. C’è anche una lunga curva di apprendimento per questo lavoro.
Se fai il libro paga manualmente, i membri del personale HR trascorreranno molto tempo a rintracciare le informazioni sul tasso di retribuzione e trattenere le informazioni, i dati dei dipendenti e altro ancora. Una volta ottenuti questi dati, possono calcolare i salari moltiplicando le schede di tempo dei dipendenti per tasso di paga, compresi gli straordinari o le mance guadagnate. Infine, dedurranno le ritenute fiscali e distribuiranno assegni e depositi diretti ai dipendenti.
Con il software di gestione delle retribuzioni, la tua azienda sta ancora gestendo i propri processi di gestione delle retribuzioni, ma gli aspetti che richiedono molto tempo sono automatizzati. Software Payroll è leggermente più costoso di fare libro paga manualmente, ma il denaro speso varrà il ridotto rischio di errore e il tempo risparmiato in ore uomo.
Tutto quello che dovete fare è acquistare un software payroll di vostra scelta, inserire le informazioni aziendali e dei dipendenti, consentire ai dipendenti di monitorare il loro tempo utilizzando il software online, e consentire al sistema di eseguire il libro paga automaticamente e distribuire i loro salari.
Come scegliere il software di gestione del libro paga per le vostre esigenze aziendali
La scelta di un sistema di libro paga che meglio si adatta il vostro business è essenziale, e ci sono diversi fattori da tenere a mente al momento di decidere.
- Budget della tua azienda: Innanzitutto, analizza le dimensioni della tua attività e decidi quanto sei disposto a spendere per l’elaborazione delle buste paga. Conoscere il vostro budget e la classificazione delle dimensioni del vostro business sarà restringere l’elenco dei fornitori di software del libro paga. Le piccole aziende che non prevedono una rapida crescita potrebbero voler investire in un software di paghe meno costoso che svolge funzioni di base del libro paga.
- Reputazione e capacità dei fornitori: successivamente, confronta le offerte dei fornitori validi e leggi le recensioni di alcuni dei loro attuali clienti. Le aziende grandi o in rapida crescita potrebbero voler investire in sistemi software per il libro paga integrati con altri aspetti della pianificazione e della gestione delle risorse umane. Considerare quanti dipendenti la soluzione software payroll in grado di gestire e fattore di crescita potenziale. Se disponibile, richiedere demo e vedere di persona quanto sia facile il software è quello di lavorare con e quanto bene si adatta con il vostro business. Assicurarsi che il software è fatto da un marchio ben noto e non una società nuova o instabile.
- Caratteristiche di sicurezza: Quando si sceglie un sistema di buste paga, ti consigliamo di cercare la sicurezza. Avere un software protetto da password salvaguarda la tua azienda contro la manomissione delle informazioni e potenziali violazioni dei dati. Idealmente, il sistema dovrebbe avere buone recensioni e valutazioni di sicurezza. I rappresentanti dei fornitori dovrebbero anche essere in grado di rispondere a qualsiasi domanda sulla sicurezza.
- Flessibilità e compatibilità del software: accanto a considerare è se il software dimostra di essere compatibile e flessibile. È importante avere software di libro paga che funziona bene con gli altri sistemi aziendali e crescerà con il vostro business. Cerca le funzionalità di integrazione e assicurati che il sistema corrisponda a qualsiasi software HR o finanziario che stai utilizzando. In alternativa, considerare l’ottenimento di un sistema che gestisce il libro paga e tutte le altre funzioni che si desidera automatizzare.
- Report e storia visibilità: Infine, si vorrà un sistema di elaborazione del libro paga che consente di mantenere il controllo e visualizzare i report e le informazioni storiche. Mentre il software di elaborazione del libro paga è meno suscettibile agli errori rispetto ai sistemi manuali, esiste ancora il potenziale per malfunzionamenti e glitch. Può essere utile essere in grado di rivedere le informazioni e apportare correzioni manualmente, a volte.
Vantaggi del software di elaborazione delle retribuzioni
Investire nel software delle retribuzioni può far risparmiare manodopera, eliminare errori ed evitare problemi di conformità. I processi possono essere completati in una frazione del tempo, il che libera i dipendenti per attività più favorevoli alla generazione di entrate. Il software Payroll rende anche più facile per un’azienda adattarsi e assumere più dipendenti man mano che cresce.
Il passaggio dall’outsourcing di terze parti al software payroll consente inoltre di risparmiare denaro, elimina il potenziale di problemi di comunicazione relativi alle buste paga e riduce al minimo il numero di fornitori coinvolti. Se una soluzione payroll fa parte di un sistema software HR completo, i processi saranno semplificati e potrebbe essere più facile incrociare le informazioni per scopi decisionali.
Migliora la conformità
Il calcolo delle imposte sulle società e i rapporti di archiviazione possono essere fonte di confusione e le scadenze mancanti per questo lavoro possono raccogliere multe e sanzioni pesanti. I programmi software Payroll forniscono informazioni e promemoria sulle esigenze di conformità. Il software viene aggiornato regolarmente, quindi le aziende hanno sempre le informazioni più aggiornate riguardanti i cambiamenti nelle leggi fiscali e altri regolamenti. Alcuni software possono essere impostati per generare automaticamente report e tasse di file, quindi manager e datori di lavoro devono semplicemente presentare un’approvazione prima di finalizzare.
Calcola le detrazioni e l’utile netto
Dopo che il reddito lordo di un dipendente è stato determinato, il software payroll calcola automaticamente le detrazioni come tasse, assicurazioni e risparmi per la pensione. Gli importi della detrazione vengono automaticamente sottratti e un assegno viene prelevato o depositato direttamente su un conto bancario specificato. Alcune soluzioni software payroll possono anche essere configurate per aggiungere automaticamente il rimborso per chilometraggio, spese di viaggio e altre spese dei dipendenti.
Prepara i moduli fiscali
Il software Payroll allevia lo stress al momento delle imposte generando automaticamente tutti i moduli fiscali necessari a dipendenti, appaltatori e aziende. I moduli fiscali comuni che possono essere generati e stampati o inviati con la semplice pressione di un pulsante includono W2s, W3s, 1099-MISCs e 1099s.
Calcolare e archiviare le tasse è complicato nel migliore dei casi. Quando fai affari e hai dipendenti in più stati, tutti con aliquote fiscali diverse, può trasformarsi rapidamente in un incubo delle risorse umane. Utilizzando un HRIS può aiutare il vostro reparto HR rimanere in cima differenze e cambiamenti nelle aliquote fiscali, che possono variare a seconda del codice postale o stato.
Registra senza sforzo
Tenere registri con un sistema manuale può essere difficile e richiede molto spazio per file e documenti. Tenere un registro con il software payroll è facile e memorizza i file elettronicamente. I vecchi file possono anche essere accessibili o cancellati con la semplice pressione di un pulsante, in modo da rimanere organizzato è semplice.
Consente il self-service dei dipendenti
Sebbene non sia generalmente necessario per le aziende più piccole, le opzioni self-service dei dipendenti possono semplificare la vita ai responsabili delle risorse umane nelle aziende più grandi. Self-service dà ai dipendenti l’accesso alle informazioni personali per quanto riguarda la storia di paga, deduzioni, ore lavorate, benefici, e le richieste di time-off. Possono richiedere automaticamente modifiche e rivedere le informazioni invece di dover contattare il reparto risorse umane.
Basato nel cloud
Il software basato su cloud di tutti i tipi sta diventando sempre più comune e il software payroll non fa eccezione. I datori di lavoro stanno vedendo i vantaggi di essere in grado di accedere alle informazioni da postazioni remote e pagare per “software-as-a-service” su base mensile in base alle loro esigenze, invece di venire con una grande somma per una soluzione completa in-house.
Il software cloud si aggiorna automaticamente quando cambiano le leggi fiscali e di conformità, mentre il software on-premise dovrà essere aggiornato manualmente. Ciò consente di risparmiare tempo sulla ricerca e sugli aggiornamenti tecnici e garantisce che i manager e i datori di lavoro abbiano accesso alle informazioni necessarie.
Elimina gli errori del libro paga
Gestire il libro paga è un’altra importante funzione di un reparto HR — ed è un lavoro ingrato. Nessuno nota il libro paga a meno che qualcosa non vada, e quindi è stressante e dispendioso in termini di tempo per affrontare eventuali errori che si presentano. Anche senza errori, il libro paga interno può richiedere molto tempo e sforzi delle risorse umane. Utilizzando un HRIS può liberare tempo e alleviare lo stress automatizzando il processo.
Avvisa il personale delle discrepanze
Un HR avviserà il personale delle risorse umane in caso di discrepanze. Se qualcuno inserisce un importo in dollari non corretto o il numero di ore o se qualcosa è diverso da buste paga precedenti, il sistema può inviare un avviso. In questo modo, eventuali errori possono essere rilevati e corretti immediatamente.
Garantisce pagamenti tempestivi
Gli avvisi HR non sono solo per errori e discrepanze. Pagare i dipendenti in tempo è essenziale per il vostro business. Un HR può inviare promemoria quando è il momento di fare il libro paga. Può anche semplificare e automatizzare il processo di deposito diretto, rendendo il libro paga tempestivo ancora più facile.
Impedisce errori di classificazione
Nelle organizzazioni con molti dipendenti, è facile che si verifichino errori di classificazione. Gli appaltatori possono essere inseriti nel sistema come dipendenti e viceversa. I dipendenti possono essere assunti e inseriti nel sistema, ma non presentarsi per il primo giorno. Questi dipendenti fantasma, se non catturati, potrebbero disegnare uno stipendio senza mai lavorare un giorno. L’utilizzo di un HRIS può aiutare a catturare ed eliminare errori e classificazioni errate come queste.