Di Nai Kanell
Direttore Marketing
SpaceIQ
Sappiamo tutti che la comunicazione tra i team è indispensabile per il successo. Le squadre che non possono comunicare bene non funzionano come unità. Le responsabilità, le aspettative e le informazioni diventano confuse, il che porta a un numero qualsiasi di fallimenti. Al contrario, i gruppi con una forte propensione per la comunicazione sviluppano sinergie positive. Il creatore della differenza? Accesso a utili strumenti di comunicazione del team.
Spesso, i problemi di comunicazione non sono per mancanza di sforzo. Sorgono a causa di lacune nelle modalità di comunicazione tra i membri del team. John manda un’email che Suzie non vede. Patty lavora su una versione recente di un documento mentre Jerry lavora su una bozza precedente. Quando le persone non sono sulla stessa pagina, non possono lavorare efficacemente insieme. L’accesso agli strumenti di comunicazione del team giusti può colmare queste lacune e aiutare le persone a collaborare meglio.
Ecco uno sguardo a cinque tipi essenziali di strumenti di comunicazione di squadra e alcune delle migliori opzioni tra loro per i team, sia in-house e decentrata.
App di messaggistica e chat
Le piattaforme di messaggistica stanno rapidamente sostituendo la posta elettronica come forma di comunicazione de facto. Un’app di comunicazione di squadra come Slack, Microsoft Teams, Facebook for Work o anche una chat di gruppo di office offre più funzionalità dell’e-mail.
Le email vengono visualizzate nella tua casella di posta e non c’è molto che puoi fare con loro se non contrassegnarle o ordinarle in cartelle. Le app Messenger e chat offrono un mondo di organizzazione e interattività per i team. Slack organizza le conversazioni in thread per una facile navigazione. Microsoft Teams semplifica la condivisione di file tra grandi gruppi. Facebook for Work rende facile comunicare tramite GIF ed emoji.
Le app di messaggistica vanno oltre la posta elettronica per offrire ai team un livello di comunicazione interpersonale molto necessario nei luoghi di lavoro ad alto funzionamento. Veloce, succinto, organizzato-esattamente ciò che la comunicazione dovrebbe essere.
Applicazioni di condivisione file
Spostare dati e risorse tra i membri del team è una seccatura. Le app di condivisione file basate su cloud consentono a tutti di accedere alle stesse informazioni allo stesso tempo, quindi nessuno viene lasciato fuori o lasciato indietro.
Oggi, Dropbox, Box.com, Google Drive, e Microsoft OneDrive regola business cloud. Ospitano infiniti gigabyte (anche terabyte) di dati in un repository centrale in cui tutti i membri del team possono accedervi. Ogni volta che si aggiorna un file, è aggiornato per tutti.
Le app di condivisione file semplificano l’organizzazione e la collaborazione. Applicazioni come Dropbox e Google Drive consentono la collaborazione in tempo reale direttamente nel cloud. Queste stesse applicazioni aiutano anche a distribuire file enormi in un pizzico-quelli troppo grandi per inviare via e-mail. Non c’è bisogno di mettere i file su una pen drive; basta caricare sul cloud tramite un’app di condivisione file e inviare il link.
Strumenti di videoconferenza
I team decentralizzati sono raramente in grado di incontrarsi di persona. Mark e ‘a casa, John e’ al bar e Nicole e ‘ in ufficio. Mentre tutti possono collaborare attraverso una miriade di strumenti, a volte non c’è alcun sostituto per la comunicazione faccia a faccia. Invio: strumenti di videoconferenza.
Zoom è lo strumento di comunicazione team leader di mercato per le videoconferenze, ma è tutt’altro che l’unico. GoToMeeting, Join.me, e Skype tutti offrono la loro propria iterazione su video chiacchierando. Con funzioni come chat da persona a persona, chat di gruppo, condivisione dello schermo e persino schermate di chat private, i gruppi possono incontrarsi di persona. Video chat riempie il vuoto di comunicazione visiva che viene da una forza lavoro sempre più mobile.
Software di editing di documenti
Lavorare insieme su un unico pezzo di garanzia è difficile senza software di editing di documenti basati su cloud. I gruppi hanno bisogno di una versione aggiornata in tempo reale di qualsiasi documento stiano migliorando. Il moderno software di collaborazione lo dà a loro. Dimenticate la stampa di più versioni per il gruppo di modificare o cercando di seguire una catena di email senza fine di bozze. I team di oggi mettono le loro azioni nella suite Google Apps, Microsoft 360 Online, Evernote, DocuSign e molti altri.
La bellezza del software di editing dei documenti come strumento di comunicazione è il feedback contestuale. Marcatura di un documento è molto più facile che spiegare in una e-mail o anche cercando di parlare qualcuno attraverso di essa al telefono. I team possono anche invitare collaboratori esterni (come i clienti) per visualizzare e prendere appunti direttamente in un documento. Con iterazioni storiche catturate e archiviate, è facile vedere chi sta cambiando cosa e persino tornare indietro se c’è un errore. È un altro esempio di quanto siano preziose le piattaforme basate sul cloud per la comunicazione di gruppo.
Piattaforme di project management
Le piattaforme di project management sono gli indiscussi strumenti di comunicazione più preziosi per i team aziendali. Queste applicazioni sono dove la comunicazione, la collaborazione, la responsabilità, e la responsabilità si fondono. Sono il cuore di ogni squadra ad alto funzionamento – la base di partenza per qualsiasi lavoro.
Il software di gestione dei progetti assume molte forme. Si potrebbe optare per soluzioni aziendali come Basecamp o ZoHo, andare full-optional con Wrike o Asana, o provare minimalista con Trello o Monday.com. L’elenco continua quasi per sempre, con piattaforme per tutte le dimensioni del team, budget o complessità. Indipendentemente dal software, il sentimento è lo stesso: l’organizzazione porta al successo. Le piattaforme di project management sono l’ultimo spettacolo di comunicazione e portano visibilità totale agli sforzi del gruppo.
Una suite completa di opportunità di comunicazione
Ogni aspetto della comunicazione gioca un ruolo importante nel successo del team. Non c’è nessun proiettile d’argento. Questa attività potrebbe richiedere una semplice applicazione di messaggistica; che si potrebbe richiedere la videoconferenza. Ciò che conta è che i team utilizzino la stessa suite di strumenti e comprendano il ruolo che ognuno svolge nella collaborazione.
Non ci dovrebbe mai essere incertezza nell’ambiente del team e nessuno dovrebbe aver bisogno di indovinare nulla in relazione ai loro coetanei. Invece, dovrebbero essere in grado di utilizzare una qualsiasi delle risorse di comunicazione nel loro toolkit per ottenere risposte e informazioni. Ogni interazione è un’opportunità per far crescere il team dinamico più forte e migliorare la naturale sinergia del gruppo.
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