Entrare nel settore TAS (Telephone Answering Service) non è mai stato più conveniente o realizzabile di quanto lo sia nel 2020. La necessità di outsourcing chiamate in entrata è una domanda in rapida crescita per le imprese che si stanno espandendo e vogliono essere conveniente e pieno di risorse con il loro tempo. Quando si avvia un TAS, tuttavia, ci sono alcune cose da considerare che potrebbero aiutare o ostacolare la tua attività di avvio. Una priorità # 1 è scegliere il software di servizio di risposta giusto.
Che cos’è un servizio di segreteria telefonica (TAS)?
Un servizio di segreteria telefonica funge da receptionist virtuale per le aziende che hanno bisogno di esternalizzare le loro chiamate in entrata. Prima di utilizzare un TAS, le aziende avevano le loro chiamate perse inviate alla segreteria telefonica e avrebbero restituito le chiamate dei clienti in seguito poiché dovevano tendere ad altre attività che erano più sensibili al tempo. Mentre con il TAS, le chiamate possono essere inviate direttamente a un servizio di segreteria telefonica dal vivo per rispondere alle chiamate in tempo reale. Le esigenze del cliente possono essere soddisfatte in modo tempestivo e l’azienda può ancora concentrarsi sugli altri compiti a portata di mano.
Servizio di segreteria telefonica da casa o da un ufficio: pro e contro
Una delle prime decisioni che dovrai prendere è se l’azienda lavorerà da un’unica posizione o se tutti lavoreranno da remoto. A causa della natura del servizio e dei progressi tecnologici, i servizi di risposta possono funzionare con successo da una posizione centralizzata come un edificio per uffici o possono essere decentralizzati in cui un operatore di servizio di risposta può lavorare da molte posizioni e spesso lavorare da casa. Ci sono pro e contro di entrambe le opzioni, quindi è importante valutare la praticità, l’economicità e gli aspetti legali di entrambi, per garantire che l’avvio della tua azienda sia ben informato e ben attrezzato.
Come avviare un servizio di segreteria telefonica da casa
E ‘ intimidatorio per un business di avvio per consentire ai dipendenti di lavorare in remoto perché c’è il rischio che il business potrebbe non essere in grado di funzionare come sarebbe se tutti erano in un edificio. Mentre è vero che il manager avrà meno controllo sul giorno per giorno e dovrà formare i dipendenti virtualmente, non significa necessariamente che la qualità del vostro business sarà carente. Con la giusta gestione e una buona comprensione di come funziona il business, la vostra azienda di avvio può lavorare con successo da casa. Un vantaggio per la tua azienda che lavora in remoto è che avrà un ampio pool di dipendenti idonei tra cui scegliere poiché non ci sono limitazioni di pendolarismo. La tua azienda può anche essere più selettiva su chi viene assunto, ad esempio, potresti assumere solo individui che hanno esperienza nel settore. Ciò eliminerebbe la necessità di una formazione approfondita sul computer.
Se la tua azienda vuole avere una sinergia positiva, creare un ambiente che ponga l’accento sulla comunicazione e sulla cooperazione di squadra può aiutare a far funzionare l’azienda come se tutti fossero nello stesso edificio. Dovrai utilizzare un software TAS basato su cloud per poter operare con successo con agenti remoti (maggiori informazioni di seguito). Il sistema TAS si utilizza potrebbe anche offrire la possibilità di monitorare e allenare i dipendenti mentre prendono le chiamate, che è una caratteristica utile per lavorare a stretto contatto con i dipendenti che lavorano in remoto.
Come avviare un servizio di segreteria telefonica da un ufficio
Operare da una posizione centralizzata è stato il metodo più preferito per gestire un’azienda perché è dimostrato che avere i dipendenti in una posizione consente al manager un maggiore controllo sulla garanzia della qualità, la condivisione dei dati e la collaborazione tra i ruoli in azienda. Nella maggior parte dei casi, è anche più conveniente per insource i ruoli in azienda perché non si devono pagare tasse, fermi mensili, o commissioni per una terza parte. Uno svantaggio di lavorare in una posizione centralizzata è che i dipendenti idonei sono più limitati rispetto a se la società stava assumendo in remoto. Questo potrebbe non essere un problema se ci si trova in una grande città, ma se l’azienda si trova in una zona più rurale potrebbe essere difficile trovare dipendenti adatti. Tuttavia, avere dipendenti entrano in lavoro può rendere più facile per formare e aiutarli a rispondere e rispondere alle chiamate. La decisione si riduce alle preferenze del manager e quanto controllo vogliono avere giorno per giorno.
Scrivere un Business Plan per il servizio di segreteria telefonica
Quando si scrive un business plan per la vostra azienda si dovrebbe cercare l’assistenza di un avvocato e un contabile del settore per guidare il processo decisionale per la tutela legale e la strategia fiscale. Un avvocato e un contabile saranno in grado di determinare quale entità commerciale è la migliore per te. Biru:
- LLC (struttura Aziendale in cui i proprietari non sono personalmente responsabili per le aziende i debiti o passività)
- ditta individuale (struttura che ha un solo proprietario che paga l’imposta personale sul reddito sugli utili realizzati dalle imprese)
- Partenariato (struttura Aziendale in cui condividere con i compagni di passività e profitti altrettanto)
- S-corp (entità Legale, che sceglie di passare reddito d’impresa, le perdite, le deduzioni, e crediti attraverso i loro azionisti per l’imposta federale fini)
- C-corp (entità Giuridica distinta dai suoi proprietari)
Per questo tipo di attività, sarebbe saggio scegliere tra LLC, S-corp o C-corp perché queste entità proteggono i beni personali dalla responsabilità aziendale. Una volta decisa l’entità, il tuo contabile sarà in grado di creare le basi per la contabilità, il libro paga e la tenuta dei registri.
Il vostro avvocato e commercialista sarà in grado di lavorare insieme per garantire la sicurezza legale della vostra azienda, ma per misura supplementare, una polizza di assicurazione errori e omissioni è altamente raccomandato. Questa assicurazione protegge contro qualcuno citato in giudizio la società sulla base di errori nel rispondere al telefono, prendere un messaggio, o dare informazioni a un chiamante. Sarà anche proteggere la vostra azienda nel caso in cui un dipendente non riesce a raggiungere un cliente con un messaggio urgente, con conseguente perdita di business per il cliente. Se la vostra azienda vuole errori e omissioni assicurazione, trovare una società che ha offerto la politica ad altri servizi di risposta, così l’azienda ha un’idea di ciò che le esigenze specifiche della vostra azienda sono.
Un budget di base dovrà essere formato con stime di reddito, che vorrete sottotraccia, e stime delle spese, che vorrete superare. Anche prendere in considerazione i vostri investitori e qualsiasi denaro preso in prestito nel bilancio. Quando si stima per il punto di pareggio, dare più che sufficiente tempo per raggiungere tale obiettivo, perché tende ad essere molto più tardi di quanto molte aziende pianificano per. Con un business plan che undershoots reddito, supera le spese, e imposta il giorno di pareggio bene nel futuro, l’azienda ha una migliore idea delle possibili perdite fino a quel momento. Come il business inizia ad espandersi e si riceve più clienti, il business plan dovrà essere aggiornato per avere un senso con cui la crescita della società è a.
Rispondere a tutti i requisiti legali quando si avvia un servizio di segreteria telefonica
Sia un avvocato che un contabile saranno risorse necessarie per rispondere a tutti i requisiti legali. È meglio assicurarsi che il ragioniere e l’avvocato vivono nella regione o hanno lavorato a stretto contatto nella zona si sceglie di individuare il vostro business, perché ci sono probabilmente requisiti legali specifici per la posizione. Ottenere i permessi e le licenze richieste può richiedere tempo poiché i piani dovranno essere presentati al consiglio comunale, ai dipartimenti statali e ai dipartimenti federali per l’approvazione o la revisione. Alcuni permessi e licenze di base che ogni azienda di avvio in America deve ottenere sono:
- Salute permessi
- permessi Ambientali
- Generale business license
- Federale/statale numero di identificazione fiscale
- Vendite imposta di soggiorno
Se l’azienda sceglie per consentire ai dipendenti di lavorare da casa, è possibile che il tuo stato/città avranno ancora bisogno di standard permette di vostro business e la maggior parte richiedono l’occupazione casa di permesso di soggiorno. Per garantire che la tua azienda soddisfi tutti i requisiti e le normative legali, controlla il sito Web della Small Business Administration.
Attrezzature di base per avviare un servizio di segreteria telefonica
L’attrezzatura necessaria per eseguire un servizio di segreteria telefonica dipenderà in gran parte dal fornitore del software e dal tipo di configurazione desiderata. Prima del recente software moderno basato su cloud disponibile ora, le aziende avevano una linea separata per ogni cliente. Questo è stato super difficile da gestire, estenuante, e costoso. In questo giorno ed età, ci sono opzioni basate su cloud dove non sarà più richiesto di possedere costosi on-premise hardware o linee telefoniche in-house per operare il vostro servizio di segreteria telefonica.
La strumentazione necessaria per l’utilizzo di una piattaforma software cloud-based:
- Buona connessione a internet
- Un computer per ogni dipendente legato al modem o router
- USB o Bluetooth auricolare per ogni operatore (agente)
non entriamo nel dettaglio su altri standard di attrezzatura di lavoro, potrebbe essere necessario se si sta eseguendo il TAS di un ufficio, come scrivanie, sedie, ecc, ma devi pensare attraverso tali elementi, come pure a seconda della specifica configurazione.
Software per avviare un servizio di segreteria
Trovare il giusto tipo di software di segreteria telefonica è fondamentale per il successo del servizio di segreteria. Tradizionalmente, i servizi di segreteria telefonica richiedevano costosi hardware on-premise e linee telefoniche standard utilizzate, e ci sono ancora molte aziende là fuori che forniscono questi tipi obsoleti di soluzioni. Alcuni altri sono diventati soluzioni ibride on-premise / cloud / basate su software. Le aziende che forniscono questi servizi spesso addebitano 1 10.000 – $25.000 solo in commissioni di avvio e possono richiedere fino a 6 mesi per imbarcare la tua azienda. Inoltre, essi possono richiedere di uscire e guardarsi intorno per il servizio telefonico, servizio sms, numeri di telefono, e altro ancora.
Fortunatamente, c’è una tendenza verso sistemi completamente basati su cloud, come il software di servizio di segreteria telefonica offerto da EVS7. In questo caso, tutto ciò che serve è l’accesso a un sito web con un auricolare e una buona connessione a Internet.
Ecco un elenco di cose importanti da considerare quando lo shopping per un fornitore di software di servizio di risposta:
- Possibilità di visualizzare le informazioni del client rapidamente a seconda di chi chiama
- Intuitiva la creazione di script e un’interfaccia facile da usare
- Personalizzazione per informazioni importanti per ogni client
- Possibilità di trasferire rapidamente le chiamate
- Omni-canale di comunicazione con il cliente (ad esempio, voce, testo, e-mail)
- portale di Gestione per l’aggiornamento dei dati del cliente
- Reporting per le telefonate e l’inseguimento in tempo
- Possibilità di scalare su e giù agenti rapidamente
- distribuzione Rapida e aggiornamenti su la mosca
- Fatturazione e di fatturazione opzioni
- Opzioni all-inclusive e chiamate illimitate
Il software Fox Answering Service di EVS7 soddisfa ciascuno di questi elementi e una demo gratuita è disponibile sul sito web.
Cosa viene dopo l’avvio di un servizio di risposta
Dopo che la società ha acquistato l’attrezzatura necessaria, ottenuto tutte le licenze e permessi, assunto/addestrato il personale, e inizia a servire i clienti, la società deve sforzarsi di soddisfare il punto di pareggio. Per fare questo, l’azienda deve mantenere i clienti attuali, mentre anche cercando di ottenere costantemente più clienti. L’attenzione diventa quindi come rendere i servizi, il marketing e la gestione ancora più efficaci ed efficienti man mano che si aumenta.
Sebbene il servizio offerto dalla tua azienda possa essere adeguato per ricevere nuovi clienti, la tua azienda deve trovare aree da migliorare per mantenere un vantaggio competitivo. Pertanto, ricerca e indagine le esigenze dei clienti e consegnarli su base regolare.
Per migliorare il marketing aziendale, utilizza le tue piattaforme online per caricare blog, post informativi e aggiornamenti spesso per mantenere più attenzione su Internet. Inoltre, trovare una società di ottimizzazione dei motori di ricerca affidabile per contribuire a far crescere il vostro marchio, sarà valsa la pena i soldi nel lungo periodo, e la vostra azienda beneficerà immensamente dal marketing attraverso la tecnologia dei motori di ricerca.
Quando gestisci l’azienda, osserva costantemente i concorrenti del settore, impara da loro e rendi il tuo servizio più desiderabile del loro. Infine, rimani informato sui cambiamenti nel settore per essere sicuro che la tua azienda non sia mai indietro sugli aggiornamenti software o sui nuovi servizi offerti da altre società.
Una volta raggiunto il punto di pareggio, la società sarà in grado di rimborsare eventuali prestiti e investitori. Poi l’azienda sarà solo trarre profitto e in crescita come continua il processo di aggiornamento e di fornire il suo servizio di segreteria telefonica.
Continua a leggere la nostra guida su come avviare un call center virtuale, dove si potrebbe anche trovare consigli utili.
Opere citate
Dehaan, Peter Lyle. Come avviare un servizio di segreteria telefonica. Coppell, Risorse avanzate del Call Center, 24 ottobre 2020.
Richiedere licenze e permessi. 2020. Richiedere licenze e permessi. Disponibile presso: < https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits>.
“S Corporations / Internal Revenue Service”. Irs.Gov,2020, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/s-corporations#:~:text=S%20corporations%20are%20corporations%20that, azionisti % 20for % 20federal % 20tax % 20purposes. Accesso 24 Novembre 2020.
ReceptionHQ. 2020. Servizio di segreteria telefonica / Receptionhq. Disponibile presso: < https://www.receptionhq.com/telephone-answering-service>.
Doppia, Alexandra. “Ditta individuale: cosa dovresti sapere”. Investopedia, 2020, https://www.investopedia.com/terms/s/soleproprietorship.asp. Accesso 24 Novembre 2020.