Per rinfrescare la memoria, un BPR valuta i processi attuali e identifica i modi per renderli più efficienti, il che significa meno sforzi sprecati e più tempo speso per un lavoro prezioso. Un BPR deve essere completato a fondo, quindi è meglio assumere un esperto per fare la maggior parte del lavoro per voi. Un consulente ‘ombra’ ogni processo di business, e porre domande del personale coinvolto. Ciò consentirà loro di:
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fornire una visione a livello di organizzazione
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identificare lacune e inefficienze, ad esempio doppia gestione dei dati, processi duplicati
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identificare potenziali aree per ottimizzare i processi o l’automazione
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esaminare quali processi non sono richiesti o non producono ciò che dovrebbero
Il successo di BPR non viene facilmente. Richiede il coinvolgimento di tutti, e perché ciò accada, il top management deve essere impegnato, i dipendenti devono sentirsi responsabilizzati, e ci deve essere una direzione strategica e un obiettivo finale.
Quindi, ecco come condurre una revisione del processo aziendale in quattro passaggi:
1. Identificare e mappare i processi attuali.
Inizia definendo il processo aziendale “così com’è”. Ciò significa che tutte le sezioni di un tipico processo aziendale, ad esempio:
- elenco dei ruoli
- elenco dei passaggi
- punti handoff
- eccezioni
L’obiettivo qui è capire esattamente come funziona il processo aziendale oggi, i nodi e tutto.
In questa fase, le persone coinvolte nel processo devono essere intervistate. Chiedi loro di fare domande, come ad esempio:
- Perché è stato fatto questo passo?
- Hai bisogno dell’approvazione di qualcun altro per fare quel passo o prendere quella decisione?
- Ci sono eccezioni alla regola?
Non è abbastanza buono che lo descrivano – hanno bisogno di mostrarti come lo fanno. È inoltre necessario incoraggiare questi dipendenti a spiegare eventuali problemi con il processo esistente.
Considera le seguenti domande:
- Cosa nel processo è rotto?
- Quali passaggi del processo creano blocchi stradali?
- Quale passo richiede più tempo per essere completato?
- Quale passo causa il maggior numero di ritardi?
- Ci sono passaggi che causano l’aumento dei costi/risorse?
- Ci sono passaggi che causano il calo della qualità?
Aiuta anche a elaborare una rappresentazione visiva del processo aziendale dall’inizio alla fine e la sua interazione con persone, reparti e software. In questo modo è più facile analizzare e identificare potenziali lacune e punti di sovraccarico.
2. Analizzali parlando con le parti interessate (non dimenticare i tuoi clienti).
Una volta mappati i processi, organizza una serie di incontri con il personale per riflettere sul motivo per cui esistono i problemi e su come risolverli. Parlando con i clienti vi darà anche grande comprensione in cui si sta andando male.
Dai risultati si crea un report, che dovrebbe consistere in una mappa di processo, con ogni processo legato a una discussione dettagliata che consiste in:
- i passaggi del processo
- problemi relativi al passaggio
- il tipo di problema
- l’impatto del problema
- i requisiti di sistema
3. Mappa il tuo nuovo piano e gli obiettivi.
Ora arriva il piano di miglioramento-essenzialmente un piano d’azione per mettere in atto i processi desiderati.
Qui, è necessario impostare obiettivi realistici e misurabili che si allineano con i vostri obiettivi di business complessivi.
Includere le azioni chiave che devono essere intraprese per arrivare dove si vuole essere, come saranno raggiunti, e le eventuali implicazioni finanziarie e di risorse.
4. Scopri come la tecnologia si inserisce nel tuo nuovo piano.
La tecnologia è l’ultima parte di tutto questo – il BPR dovrebbe guidare la tecnologia, non il contrario.
Questo dipenderà interamente dalla tua situazione, ma esempi di tecnologie che creano processi più efficienti sono:
- Customer Relationship management (CRM)
- Un sistema di condivisione di file e gestione dei progetti come Microsoft Office
Raccogli i vantaggi:
Un BPR dettagliato ridurrà i rischi, aiuterà a gestire il budget e produrrà un’implementazione di successo di qualsiasi nuovo sistema.
Ha anche il vantaggio di ridurre i silos nella tua organizzazione.
Una visione indipendente e obiettiva ovviamente aiuta, quindi assumere un consulente per gestire la recensione è la soluzione migliore.
In genere, questo sarà un partner IT esperto in questo settore, che offrirà consigli, consigli sulla tecnologia più adatta alle esigenze della tua azienda e ti aiuterà a implementare le modifiche.
Se fai i compiti, non puoi davvero sbagliare!