È sempre stimolante scoprire le pratiche di lavoro delle grandi aziende. Sono sinonimo di successo e noi, quindi, vogliamo esserne ispirati, sperando, alla fine, di avere lo stesso successo.
Abbiamo già parlato dei suggerimenti di Mark Zuckerberg per migliorare l’efficienza delle riunioni su Facebook, ma ci sono altre pratiche prese in prestito da Google, Apple e Amazon, che possono certamente aiutarti a gestire riunioni efficaci.
Nozioni di base di una riunione di successo
In primo luogo, ecco un elenco delle migliori pratiche raccomandate dalla maggior parte delle grandi aziende:
• È essenziale scrivere un ordine del giorno della riunione. Se si desidera avere riunioni produttive, è la chiave. Inviando l’ordine del giorno in anticipo, prepara i partecipanti che conoscono lo scopo della riunione.
* Al termine di una riunione, i partecipanti devono lasciare la riunione con compiti da completare e/o conoscere le decisioni e le azioni da intraprendere.
• Le riunioni devono avere una fine pianificata. Quando una riunione non ha una fine prevista, è facile parlare di diversi argomenti che non sono necessariamente rilevanti. È quindi altrettanto rilevante determinare quando dovrebbe finire. Le persone non si sentiranno come se avessero perso il loro tempo.
Ora che abbiamo esaminato le basi, ecco alcune regole più specifiche che alcune aziende hanno messo in atto.
Le 8 regole d’oro delle riunioni di successo a Google
In Google, avere un buon incontro significa consentire alle persone di prendere decisioni, risolvere problemi e condividere informazioni. Soprattutto, non vogliono che i loro dipendenti siano demoralizzati dallo spreco di tempo ed energia causato da riunioni sbagliate.
1. Ogni riunione deve avere un leader: una persona responsabile delle decisioni che verranno prese.
2. L’incontro deve avere uno scopo e una struttura chiari: contenuti interessanti, obiettivi predeterminati, partecipanti rilevanti e condividere l’agenda con 24 ore di anticipo, se possibile.
3. Le riunioni che condividono informazioni o riunioni di brainstorming devono avere un leader, altrimenti sono una perdita di tempo.
4. Tenere una riunione solo quando necessario: le riunioni devono avere uno scopo, non essere solo un’abitudine.
5. 8 le persone devono partecipare a una riunione, non di più; inviare i risultati finali a coloro (seguaci) che possono beneficiare delle informazioni.
6. Includere solo le persone che hanno bisogno di prendere una posizione
7. Seguire l’orario previsto per quanto riguarda l’ordine del giorno della riunione.
8. Sii presente, totalmente. Questo non è il momento di fare altre attività sul tuo smartphone.
Le regole del team di due pizze su Amazon
Può sembrare piuttosto divertente, ma essere consapevoli del fatto che Amazon ha vietato l’uso di PowerPoint durante le riunioni. I leader ritengono che PowerPoint non consente discussioni approfondite.
Inoltre, gli incontri iniziano con un momento di silenzio per leggere i memo chiamati “Meeting narrative.”Questi memo da quattro a sei pagine sotto forma di discorso vengono letti all’inizio, seguiti da domande e discussioni.
Anche se non è possibile alimentare il vostro team di riunione con 2 grandi pizze, ripensare le riunioni! “Cerchiamo di creare squadre che non sono più grandi di quanto possiamo essere nutriti da due pizze”, ha detto Bezos. “Chiamiamo la regola della squadra a due pizze.”Troppe persone, troppe opinioni rendono difficile prendere una decisione finale.
Incontri iper-produttivi in Apple
In Apple, Steve Jobs ha certamente lasciato il segno in incontri iper-produttivi. Come?
1. Mantenere le riunioni il più breve possibile.
2. È imperativo che una persona sia responsabile di ogni argomento all’ordine del giorno.
3. Come la sua controparte Amazon, presentazioni PowerPoint sono vietati; buone conversazioni faccia a faccia sono favoriti per condividere e difendere le idee.
Copiate queste idee per i vostri prossimi incontri?
Direttore Marketing di Beenote, Melanie ama il mondo del marketing, che è in continua evoluzione per offrire il prodotto migliore per le sue esigenze dei clienti. Il suo obiettivo principale è aiutare le organizzazioni a semplificare la governance dei loro consigli, comitati e team attraverso buone pratiche di gestione delle riunioni.