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Formattazione semplice ed efficace è un potente strumento nella cassetta degli attrezzi del vostro scrittore. Può aiutare a trasformare un lungo, ridondante e noioso (gasp!) documento aziendale in una presentazione concisa e visivamente accattivante. Imparare a farlo correttamente e guardare le vostre abilità di scrittura notevolmente migliorare.
Perché la necessità di formattare
Il vostro compito è quello di educare e informare i vostri lettori o pubblico. Ed è necessario farlo in un modo che fornisce un’esperienza di lettura ottimale. Pertanto, utilizzare la formattazione per rendere il testo leggibile, informativo e interessante (ma mai distrarre) in modo che il lettore può rapidamente e facilmente digerire le informazioni.
Tecniche di formattazione
Esistono alcune tecniche di formattazione di base che è possibile utilizzare universalmente nella scrittura aziendale. Essi includono:
- Elenchi puntati e numerati
- Infografica
- Sottovoci
- Font
Cerchiamo di scavare un po ‘ più in profondità come utilizzare ciascuno di questi in modo efficace.
Bullets and Numbers
Siamo onesti: le persone non leggono come una volta. Rabbrividiscono alla vista di lunghi paragrafi e iniziano a strappare solo pensando di dover leggere un manuale di 16 pagine. Quindi, come autore del testo, sii gentile con il tuo lettore ammorbidendo il colpo usando proiettili e liste numerate.
Abbassa la tua scrittura solo per l’essenziale utilizzando elenchi puntati o elenchi numerati. Questo è ciò che il lettore vuole – direzione chiara che arriva dritto al punto. Ecco un esempio di come un lungo paragrafo è stato aggiornato alla prima classe utilizzando solo una frase e alcuni punti elenco:
È facile partecipare a una riunione di Zoom. Ecco come:
- Apri Zoom sul tuo telefono o laptop.
- Fai clic su “Partecipa a una riunione.”
- Inserisci l’ID della riunione e la password che ti sono stati forniti.
- Scegliere di collegare audio / video e fare clic su ” Partecipa.”
Se si preferisce l’aspetto di una lista numerata, basta scambiare i proiettili. Qualunque cosa tu scelga, la chiave è mantenere l’elenco semplice e mirato.
Usa Infografica
Le infografiche includono immagini, grafici e testo che comunicano visivamente le informazioni. Essi afferrare la vostra attenzione, insegnare punti principali, e sono facili da ricordare. Possono dimostrare le scadenze, aumentare la consapevolezza del marchio, promuovere eventi, evidenziare i risultati nei report e molto altro ancora. È possibile ottenere modelli gratuitamente, acquistare disegni personalizzati, o creare il proprio.
Sottovoci
Sottovoci effettivamente rompere lunghi paragrafi. Possono introdurre un nuovo argomento o rispondere a una domanda. Una sottovoce alla fine dell’articolo può evidenziare la conclusione.
Le sottovoci richiedono la loro formattazione. È possibile scegliere di farli risaltare utilizzando un carattere più grande o uno stile di carattere diverso. O semplicemente renderlo audace.
Naturalmente, quando la tua scrittura verrà presentata online, ricorda di usare correttamente le intestazioni (H1, H2, H3, ecc.) per migliorare SEO. Permetteranno inoltre ai tuoi lettori di scorrere rapidamente il testo per trovare ciò che stanno cercando.
Utilizzare sottotitoli per catturare l’attenzione del lettore. Inizia con un verbo o una domanda, mantenerlo breve e potente, o utilizzare come una tabella di marcia per delineare il contenuto. Ecco alcuni esempi:
- Come Utilizzare QuickBooks Pro
- l’Assunzione di un Consulente
- Perché non Può Permettersi di Perdere Questo Seminario
- Imballaggio Tutto
- considerazioni Finali
Scegliere il Font Giusto
Scegliere il font giusto per un documento commerciale deve essere basato sulla facilità di leggibilità. Se il lettore è distratto da font occupati, difficili da leggere, goffi o semplicemente decorativi, perderai il tuo pubblico. (E forse la tua credibilità.) Saranno più concentrati su come appaiono le parole che sul messaggio che stai cercando di trasmettere.
Pertanto, selezionare i font che sono semplici, professionali e coesi (obiettivo di utilizzare uno o due stili di carattere per documento). Due tipi di carattere di base utilizzati nel business sono serif e sans serif. I font generalmente accettati per le aziende includono New Times Roman, Cambria, Georgia, Arial e Calibri.
Ricapitoliamo
Dopo aver scritto la copia per il documento aziendale, dai un’altra occhiata per vedere dove puoi utilizzare le seguenti tecniche di formattazione:
- Fare punti principali spiccano con proiettili o numeri.
- Utilizzare infografica per migliorare l’insegnamento.
- Rompere il testo con sottotitoli e utilizzare intestazioni per migliorare SEO.
- Scegli i font semplici e appropriati per la scrittura aziendale.
Se fatto bene, la formattazione può dare vita ai vostri documenti aziendali o presentazioni. Impara ad usare le tecniche corrette e la tua scrittura continuerà a migliorare.