Come pianificare una conferenza accademica

Impostare la data

Si consiglia di optare per la data che cade nel termine-tempo – questo può sempre essere esteso in seguito. Non dimenticare di controllare se ci saranno conferenze simili nello stesso anno, per evitare sovrapposizioni.

Scegli un tema

Se stai pensando di organizzare una conferenza accademica, probabilmente hai già in mente un argomento davvero valido. Ma se non l’hai fatto, prova a sceglierne uno che metta una nuova rotazione su un argomento popolare per essere più sicuro di attrarre relatori, delegati e partecipanti. Troppo stretta e non abbastanza persone vorranno venire, troppo ampia e la vostra conferenza non sarà focalizzata abbastanza.

Ottieni aiuto dal tuo istituto

Se sei un post-laurea o un membro del personale, assicurati di far sapere alla tua università cosa stai facendo! Parla con il personale amministrativo del tuo dipartimento e il team di eventi dell’università, se ce n’è uno. Essi sono tenuti ad avere un sacco di consigli e sono molto probabilmente andando ad essere disposti ad aiutarvi a organizzare le cose.

Ottieni un aiuto professionale

Se non sei associato a un’università specifica, ti consigliamo di ottenere un aiuto professionale per organizzare il lato pratico delle cose. Quindi puoi concentrarti sul lato accademico delle cose. Sia che si tratti di un team di eventi dedicati in-house come quello che abbiamo a Senate House o di un pianificatore di conferenze, la loro guida aiuterà la pianificazione della conferenza senza intoppi.

Imposta il tuo budget

I budget possono sembrare piuttosto scoraggianti se non ne hai mai gestito uno prima. Ecco alcune best practice per la gestione del budget per la conferenza:
Sapere come si sta andando a pagare per tutto e dove andranno i profitti – si utilizzerà il tuo account dipartimentale, avete bisogno di un codice speciale?
Non indovinare mai i costi, calcola sempre la spesa con quotazioni aggiornate.
Assumere sempre lo scenario peggiore quando si tratta sia di spese che di entrate (sembra pessimista ma renderà felice il budget.)
Sapere cosa è necessario pagare in anticipo e cosa è necessario pagare dopo la conferenza.
Mira a realizzare un profitto, in quanto potrebbe essere utilizzato per finanziare un altro evento.
Garantire le tasse di registrazione e qualsiasi finanziamento coprire le spese più una contingenza.
Assicurarsi che la quota di iscrizione rifletta ciò che viene offerto il giorno (in particolare per le conferenze accademiche che sono più di un giorno).

Come trovare finanziamenti per conferenze accademiche

I finanziamenti extra sono sempre una buona cosa. Qui ci sono alcuni luoghi vi consigliamo di guardare:

Dipartimentali, gli organismi di finanziamento
Subject associazioni
post laurea sviluppo di competenze e di sovvenzioni
Publisher
Higher Education Academy
le imprese e le organizzazioni
Commerciale aziende
imprese Locali con le connessioni alla disciplina

Suggerimento: Non dimenticare di creare una conferenza indirizzo e-mail

relatori o call for papers?

Quando si tratta del compito di convincere la gente a parlare alla tua conferenza, hai due opzioni principali. Puoi invitare grandi nomi o persone della tua istituzione a presentare. Quest’ultimo è una grande opzione se si desidera il controllo del programma fin dall’inizio e se si vuole suggerire gli argomenti i vostri altoparlanti coprono. Tuttavia, gli oratori invitati possono essere costosi e spesso hanno orari molto occupati. La presentazione di una chiamata per i documenti è un altro modo per trovare gli altoparlanti e agisce anche come marketing per la tua conferenza. Naturalmente questa opzione ha anche dei contro, in quanto non è possibile controllare chi propone un documento.

Se si invia una chiamata per i documenti vi consigliamo sempre:

Utilizzare scadenze falsi.
Specifica il tipo di presentazione che stai accettando e il conteggio delle parole.
Specifica se stai cercando o meno contributi solo da una specifica disciplina.
Evidenzia chiaramente i tuoi dati di contatto e i dettagli su come inviare i documenti.

Quando si tratta di selezionare i tuoi documenti / altoparlanti assicurati sempre di:

Conferma le tue accettazioni prima di inviare rifiuti.
Scegli un oratore principale il cui lavoro piacerà alla maggior parte del tuo pubblico.
Ricorda ai delegati il tempo assegnato al loro documento prima della conferenza.

Non essere frustrato se qualcuno abbandona o richiede un cambio di giorno per la propria carta – queste cose accadono. Avere sempre un elenco di riserve per accogliere questo.

Redazione di un programma

Dovresti redigere il programma per la tua conferenza insieme alla selezione del contenuto. Non sottovalutare quanto tempo redazione di questo processo ci vorrà; si tratta di un compito difficile, dopo tutto!

Le principali cose pratiche da considerare sono:

Il formato: quanti slot avete? Avrai un unico filo di relatori o sessioni parallele? Ci sono pro e contro di entrambi, le sessioni parallele consentono più oratori, ma possono essere frustranti per i delegati se mancano sessioni chiave.
Assicurati che la conferenza sia ben ritmata, ma abbia ancora molte pause di ristoro e possibilità per i delegati di socializzare.
Se hai sessioni panel, assicurati di chiarire il formato della sessione e le regole sui tempi con le sedie panel scelte.
Chi presiederà? Fare l’ultimo oratore della sedia giorno la conferenza è un ottimo modo per garantire la giornata corre ai tempi.

Non dimenticare di prendere in considerazione l’organizzazione del viaggio e i tempi di percorrenza dei tuoi delegati durante la pianificazione delle sessioni.

Prima di finalizzare il programma, assicurati di eseguirlo dal punto di vista dei partecipanti. Documenti di qualità e un buon oratore principale sono lo scheletro della tua conferenza, ma assicurati di aver creato molte opportunità per i tuoi partecipanti di fare rete, scambiare idee e divertirsi intorno alle cose intellettuali.

La scelta di un luogo di conferenza accademica

La selezione di un luogo ideale per la vostra conferenza è un’altra parte importante del processo di pianificazione. Ecco le cose principali da considerare:

Posizione: scegliere una posizione che è facile e conveniente per le persone a viaggiare.
Collegamenti di trasporto: assicurati di selezionare una sede vicino ai collegamenti di trasporto pubblico.
Servizi: assicurarsi che il luogo ha up-to-date tecnologia AV e WiFi. Un team di supporto tecnico interno è anche un aiuto enorme.
Dimensione: tenete a mente quante persone è necessario ospitare quando si sceglie la sede; una stanza sovraffollata o mezzo vuoto non sono l’ideale.
Ristorazione: un locale con ristorazione interna significa una cosa in meno da organizzare dopo tutto.
Alloggio: se la tua conferenza dura più di un giorno, assicurati che ci sia un sacco di alloggi nelle vicinanze.

Altre cose importanti da considerare Security

Sicurezza-hai bisogno di assumere qualsiasi sicurezza per il tuo evento?

Alloggio

Se la tua conferenza durerà più di un giorno, considera se devi organizzare un alloggio per uno qualsiasi dei partecipanti. Se non stai pagando per il loro alloggio, assicurati di fornire un elenco di hotel consigliati e B&Bs in varie fasce di prezzo.

Catering

Non dimenticare le esigenze dietetiche speciali quando organizzi il cibo. Si consiglia sempre di campionare il menu per garantire la qualità.

Prezzi e biglietteria

Quando si tratta di prezzi si desidera coprire i costi, ma attenzione a pagare troppo per i biglietti.

Se hai intenzione di vendere i biglietti per la tua conferenza online, ecco alcune considerazioni chiave che dovresti prendere in considerazione quando scegli una piattaforma di biglietteria online:

assicurarsi che sia…

Facile da usare – ideale partecipanti dovrebbe essere in grado di registrare e acquistare i biglietti sulla stessa pagina
Personalizzabile, così si può creare una pagina personalizzata per la vostra conferenza (si dovrebbe anche avere un URL personalizzato)
Mobile-friendly – come le persone sono le stesse probabilità di essere la registrazione tramite il cellulare come su un desktop

assicurarsi che ha…

un Buon supporto al cliente
tool di reportistica e di acquisizione dati, è possibile tenere traccia di quante registrazioni/biglietti sono stati venduti facilmente
Opzioni di prezzo multiple-ottimo per impostare diversi livelli di prezzo e offrendo diversi tipi di biglietti

Ricorda che vuoi fare dire SÌ il più velocemente e facilmente possibile, quindi includi solo i campi essenziali nel tuo processo di registrazione. È buona norma dare ai delegati una scadenza entro la quale possono ritirarsi dalla conferenza e ricevere un rimborso.

Suggerimenti per la vendita di biglietti-offerte speciali e sconti

Offrire offerte speciali (soprattutto per le prenotazioni di gruppo) e uno sconto early-bird sensibile al tempo è un ottimo modo per garantire vendite di biglietti coerenti.

Come promuovere la tua conferenza accademica

Hai lavorato duramente organizzando la tua conferenza accademica fino a questo punto; ora vuoi assicurarti che il duro lavoro ripaghi ottenendo barboni sui sedili. È importante iniziare a promuovere la tua conferenza presto. Il tuo programma non ha bisogno di essere finalizzato prima di iniziare a ottenere la parola.

Messaggistica:

La tua messaggistica dovrebbe essere chiara, convincente e guidata dai benefici. Includi sempre l’argomento, il luogo e l’ora, oltre a indicare a chi è destinata la conferenza.

Immagini

Le immagini inviano un messaggio più forte sul tuo evento di qualsiasi parola intelligente. Quindi assicuratevi di scegliere con cura!

Call-to-action

Assicurati che un call-to-action sia ovvio e prominente su tutti i materiali di marketing.

Come promuovere la tua conferenza online

Ci sono un sacco di metodi sia online che offline è possibile utilizzare per promuovere la tua conferenza accademica. Le vie di promozione si dividono in tre categorie principali: media di proprietà, media guadagnati e media pagati. Utilizzando una miscela di tutti e tre è il modo migliore per gridare davvero il vostro evento ai vostri coetanei.

Media di proprietà (canali che possiedi o controlli direttamente)

Sfruttare tutti i canali che possiedi (come un sito web, un blog o una mailing list) per promuovere la tua conferenza è una buona idea perché non hai bisogno di autorizzazione ed è gratuito.

Earned media

Earned media è una promozione gratuita ospitata su un sito di terze parti. Promuovere la tua conferenza accademica attraverso earned media ti dà il potenziale per commercializzare un pubblico molto più ampio rispetto alla tua cerchia diretta di influenza.

Canali multimediali guadagnati da considerare includono:

Social media

È importante essere autentici, coinvolgenti e trasparenti se si vuole guadagnare l’attenzione della gente sui social media. Scegli il sito sociale che la maggior parte del tuo pubblico utilizza, per concentrare i tuoi sforzi piuttosto che iniziare più pagine sociali per il tuo evento. Questo è importante per due motivi: uno, incoraggia più interazione in un unico luogo e due, l’esecuzione di un account di social media è molto tempo. Se siete disposti a mettere il tempo in, questo è un modo davvero gratificante per promuovere la vostra conferenza accademica. Le nostre 28 regole per il marketing del tuo evento su Twitter (aggiungi collegamento ipertestuale) sono un ottimo punto di partenza per ulteriori consigli.

Blogger e influencer

Se hai un buon rapporto con blogger o influencer nel tuo settore, forse possono aiutarti a promuovere il tuo evento. Non contattare i blogger per la prima volta con il solo scopo di farli promuovere il tuo evento. Un modo molto più bello per costruire un rapporto potrebbe essere qualcosa come invitarli insieme gratuitamente.

Media a pagamento

Media a pagamento forse meno budget, ma è un modo molto più efficiente per promuovere il tuo evento. Canali multimediali a pagamento da considerare includono:

PPC advertising – è possibile impostare pay-per-click annunci di testo utilizzando i motori di ricerca di ricerca come Google e Bing per indirizzare le persone alla ricerca di conferenze accademiche o termini relativi al vostro campo di studio.
Display-è anche possibile creare annunci visivi che vengono visualizzati attraverso la rete di Google per i siti web. Puoi filtrare i tipi di siti su cui Google visualizza i tuoi annunci in base a una serie di fattori per assicurarti di raggiungere le persone giuste.
Post sponsorizzati (su social media e altri siti web)
Pubblicità su riviste accademiche

Altri strumenti promozionali

Non dimenticare di creare poster per la tua conferenza accademica per diffondere la parola intorno alla tua istituzione.

Ottenere grandi nomi a partecipare

Se si desidera attirare studiosi di alto livello alla vostra conferenza assicurarsi di iniziare a promuovere con largo anticipo. È anche importante che tu abbia un programma forte, oltre a rendere i vantaggi di partecipare alla tua conferenza accademica davvero chiari in tutto il tuo marketing.

Come gestire una conferenza accademica

Il consiglio più importante che possiamo darti sulla gestione di una conferenza accademica è: non provare a fare tutto da solo. Cerca di ottenere l’aiuto del team di eventi della tua istituzione o organizza un team di volontari. Sarai molto impegnato nella corsa alla conferenza, quindi prova a delegare attività come l’esecuzione del banco di registrazione e la preparazione dei pacchetti conferenza.

assicurarsi di non aver dimenticato di organizzare:

Registrazione Pack
Distintivi di Nome
Ampia selezione di tè e caffè

il giorno:

Arrivare in anticipo
Familiarizzare con la costruzione
assicuratevi di avere abbastanza sedie
assicuratevi di avere sufficiente preparazione di tè e caffè.
Verifica che il tuo software sia compatibile con le sedi
Porta back-up per tutte le tecnologie (chiavette USB,spine di ricambio, cavi ecc.)
Presentati a qualsiasi personale interno
Tieni traccia del tempo
Respira, rilassati e goditi gli sforzi del tuo duro lavoro.