Conformità dei processi aziendali

Questo è il PRIMO blog della nostra serie che spiega come sfruttare il servizio e la gestione delle modifiche per la conformità acquisendo tutte le informazioni necessarie per elaborare le approvazioni delle modifiche e stabilire record verificabili. In questo articolo, spieghiamo perché la conformità dei processi aziendali è una parte fondamentale delle basi per la costruzione di un’organizzazione di successo. Il nostro secondo articolo spiega come la conformità alle normative in tutti i settori fornisce indicazioni importanti per le organizzazioni che si sforzano di raggiungere i loro obiettivi di business. Nel nostro terzo e ultimo articolo (pubblicato il 29 giugno 2021), spieghiamo come l’audit per la conformità viene utilizzato non solo per valutare se la tua azienda sta seguendo regolamenti esterni, ma anche per determinare se sta seguendo le proprie procedure e politiche interne.

Se non si dispone di un sistema di gestione dei servizi e delle modifiche in grado di gestire i flussi di lavoro di conformità, è necessario prendere in considerazione una serie di fattori prima di decidere di acquistarne uno. Help Net Security ha parlato con diversi professionisti del settore per ottenere le loro informazioni sull’argomento e il vicepresidente senior di SunView Software, Michael W. Hechler, ha fornito alcune preziose raccomandazioni. Ci sono molti fornitori che offrono soluzioni in grado di gestire la conformità dei processi aziendali. È fondamentale ricordare che stai costruendo una partnership a lungo termine, quindi devi sentirti a tuo agio con il prodotto oltre a trovare un’azienda di cui ti puoi fidare. “Quando si seleziona una soluzione ITSM,” secondo Michael W. Hechler, Senior VP, SunView Software, ” si dovrebbe sempre iniziare con le vostre attuali esigenze di business.”Per leggere l’intervista completa, visita Come posso selezionare una soluzione ITSM per la mia attività?

Che cos’è un processo aziendale?

Proprio come la “conformità” può significare molte cose per persone diverse, anche i processi aziendali richiedono una definizione e una comprensione chiare. Ai fini di questo articolo, un processo aziendale è una serie di passaggi eseguiti da un gruppo di stakeholder per raggiungere un obiettivo specifico. Ogni fase di un processo aziendale indica un’attività assegnata a un partecipante. Ogni attività è un elemento fondamentale per diverse idee correlate come la gestione dei processi aziendali, l’automazione dei processi e altro ancora. Le organizzazioni di ogni dimensione beneficiano di processi chiaramente definiti, ma i vantaggi di avere buoni processi aziendali sono più evidenti nelle organizzazioni scalabili. I processi costituiscono la base della maggior parte delle aziende e aiutano a semplificare le singole attività, assicurando che le risorse siano utilizzate con efficienza ottimale.

Le aziende di successo concentrano le loro operazioni sul raggiungimento di obiettivi chiaramente definiti e misurabili. Per raggiungere questi obiettivi, vengono messi in atto processi e procedure per garantire che prodotti e servizi di qualità siano disponibili in tempo e soddisfino le aspettative dei clienti. Ben progettato piani di processo può aiutare il tuo business:

• Sviluppare prodotti e servizi di qualità
• Produrre coerente ed efficace i risultati
• Ridurre il time to market
• Soddisfare le esigenze dei clienti e migliorare la soddisfazione
• Rimanere in conformità con i requisiti normativi

Perché la Gente Resistere a Seguito di Nuovi Processi?

Ti sei mai sentito totalmente sicuro di aver creato” il perfetto ” processo di business-solo per essere deluso dai risultati? Hai utilizzato la tecnologia più recente per automatizzare i flussi di lavoro e sviluppato volumi di documentazione per descrivere ogni passo, nei minimi dettagli. Cosa è successo quando hai provato a implementare quel processo? Ha funzionato? Forse una domanda migliore è: tutti nel tuo dipartimento o nella tua organizzazione hanno seguito il processo nel modo in cui intendevi che fosse seguito? Se la risposta a quest’ultima domanda è “no”, le parti interessate non sono riuscite a soddisfare i requisiti del processo aziendale, per una serie di motivi.

La non conformità può essere deludente e frustrante per i manager, soprattutto se un sacco di tempo e denaro è stato gettato in un progetto specificamente progettato per implementare nuove procedure. Ecco alcuni dei motivi per cui potresti ottenere il pushback sul tuo nuovo processo:

• Creature di abitudine-Le persone sono creature di abitudine e generalmente non amano il cambiamento. Se i dipendenti hanno fatto il loro lavoro in un certo modo per un lungo periodo, probabilmente si sono avvolti in molti strati di abitudini legate al lavoro che sono difficili da rompere.
• Dubitare del nuovo processo-Se i tuoi dipendenti credono già di fare un buon lavoro, potrebbero chiedersi perché vuoi che cambino. La tua nuova procedura li rallenterà? L’obiettivo del tuo processo è eliminare i lavori o sostituire determinati lavoratori?
• Paura di una maggiore responsabilità-I dipendenti possono sentirsi come se non avessero il tempo e / o le competenze necessarie per assumere più responsabilità.
• Non comprendere il nuovo processo-I dipendenti potrebbero non capire quale sarà il loro ruolo nel nuovo processo. Potrebbe essere necessario implementare processi complessi utilizzando piccole modifiche incrementali per ottenere l’accettazione.
• Non vedere l’impatto sui clienti-I dipendenti che non interagiscono con i clienti potrebbero non capire in che modo il nuovo processo avrà un impatto sui prodotti, i servizi e la soddisfazione del cliente della tua azienda.
• Il nuovo processo è inefficiente—Questo può essere difficile da accettare, ma i dipendenti potrebbero “lavorare” sul nuovo processo perché è rotto. Passi importanti potrebbero mancare, o si potrebbe non avere le persone giuste assegnate alle attività giuste.
• Mancanza di supporto manageriale-I dipendenti possono sentirsi abbandonati se il senior management non supporta pienamente il nuovo processo o se la direzione non è disposta ad aspettare abbastanza a lungo per materializzare i benefici.
• Conflitti con altre attività: i dipendenti potrebbero dover deviare dal nuovo processo per completare richieste speciali o le risorse potrebbero essere allontanate dal processo per lavorare su altre attività.

Sebbene ci siano molte ragioni per cui i dipendenti potrebbero essere riluttanti ad adottare un nuovo processo, avere il giusto sistema di gestione del cambiamento in atto è il primo passo per guidare la tua organizzazione a preparare, attrezzare e supportare adeguatamente i propri dipendenti ad adottare con successo il cambiamento e ottenere risultati positivi.

Come migliorare la conformità ai processi?

Le organizzazioni moderne richiedono una soluzione di Change Management ottimizzata per supportare il drammatico aumento e la complessità del cambiamento. Grazie all’automazione avanzata e ai flussi di lavoro, ChangeGear è stato progettato per semplificare l’intero processo di gestione delle modifiche e di conformità che consente alle organizzazioni di soddisfare i requisiti di auditing e conformità.

Un elemento chiave della gestione del cambiamento di successo è la comprensione che nessun cambiamento avviene mai in isolamento. In un modo o nell’altro, il cambiamento influisce sull’intera organizzazione e su tutte le persone al suo interno. Con un buon sistema di gestione del cambiamento, puoi incoraggiare tutti ad adattarsi e ad abbracciare il tuo nuovo modo di lavorare. La gestione del cambiamento di successo si basa su cinque passaggi chiave:

Fase 1—Comprendere il cambiamento

Per promuovere con successo i benefici del cambiamento, è necessario comprendere tali benefici da soli. Chiediti perché credi che questo processo debba essere cambiato. Quali sono i vostri obiettivi? In che modo la vostra azienda beneficerà del cambiamento? In che modo il tuo cambiamento avrà un impatto positivo sui dipendenti? Come influenzerà il modo in cui le persone lavorano e percepiscono il loro lavoro? Cosa dovranno fare le persone per completare con successo il cambiamento? Può anche essere importante pensare a cosa accadrà se la modifica non viene implementata. Perché il cambiamento funzioni, ci deve essere sufficiente insoddisfazione per il vecchio modo di fare le cose. Ma le persone devono anche sentirsi sicure che il nuovo approccio sarà migliore di quello vecchio e che esiste un percorso chiaro per la migrazione.

Step 2-Pianifica il cambiamento

Il cambiamento effettivo non avviene solo per caso, ma deve essere progettato per adattarsi alla tua organizzazione. Il modo in cui viene gestito il cambiamento varia da un’organizzazione all’altra. Alcune aziende hanno metodologie di cambiamento molto rigide, mentre altre sono più aperte e flessibili nel loro approccio. I manager devono comprendere la logica alla base del loro ambiente attuale prima di tentare di apportare modifiche significative.

È necessario considerare la sponsorizzazione, coinvolgimento, buy-in, e l’impatto per quanto riguarda il cambiamento. Gli studi hanno dimostrato che un enorme fattore che contribuisce a un progetto di gestione del cambiamento di successo è la visibilità dello sponsor tra gli altri stakeholder. È necessario assicurarsi che lo sponsor sia efficace e sia attivamente impegnato durante l’intero processo.

Pianificazione inadeguata e trascurando l’impatto di un cambiamento sul personale possono causare perdita di produttività, dipendenti disimpegnati, alto turnover e resistenza. Queste conseguenze negative e rischi vengono anche con conseguenze finanziarie. Potrebbe essere necessario più tempo per i dipendenti per iniziare a utilizzare il nuovo sistema, più tempo per padroneggiare le fasi del processo, così come più tempo per la vostra azienda per vedere un buon ritorno sull’investimento (ROI).

Fase 3—Utilizzo delle finestre di manutenzione, dei periodi di blackout e delle finestre di modifica

Una finestra di manutenzione è un intervallo di tempo programmato durante il quale è possibile modificare le risorse o i servizi (Elemento di configurazione (CI) per le organizzazioni conformi ITIL). Poiché le modifiche potrebbero comportare tempi di inattività, queste finestre possono essere utilizzate per ridurre al minimo le interruzioni dei processi aziendali critici. In generale, le modifiche pianificate dovrebbero avvenire all’interno di una finestra di manutenzione.

Un periodo di blackout è un periodo di tempo programmato durante il quale potrebbe esserci un supporto ridotto come una vacanza, un evento aziendale, un obbligo contrattuale con un cliente o un periodo di lavoro critico come la fine dell’anno fiscale. Le modifiche pianificate non dovrebbero verificarsi durante i periodi di blackout concordati. I periodi di blackout specificano gli orari durante i quali non deve essere pianificata la normale attività di modifica, ma non impediscono che si verifichi una modifica. Di solito, ci sono eccezioni per le emergenze, ma quelle dovrebbero essere rare e richiedono l’approvazione a livello esecutivo prima dell’implementazione.

Una finestra di modifica indica in genere che è possibile interrompere risorse o servizi specifici per attività correlate alle modifiche. Alcune aziende, ad esempio, definiscono specifici blocchi di tempo (ad esempio, ogni mercoledì dalle 2:00 am – 4:00 am ET) in accordo con i consumatori del servizio e i relativi clienti o reparti. Change windows consente di pianificare le modifiche per ridurre al minimo l’impatto sui processi aziendali critici.

Fase 4—Comunicare la modifica

Comunicare presto e spesso durante l’intero processo di modifica. Assicurati che dipendenti o clienti comprendano appieno quale sarà l’impatto, per quanto tempo e quale potrebbe essere il loro ruolo dopo che l’implementazione è completa. La comunicazione può essere un componente make-or-break della gestione delle modifiche. Il cambiamento che si desidera implementare deve essere chiaro e pertinente, in modo che le persone capiscano cosa si desidera che facciano e perché devono farlo. Se ai dipendenti viene detto quale sia il cambiamento senza sentire perché viene fatto, saranno inclini a resistere e non fare nulla.

Fase 5-Implementare la modifica

I manager svolgono un ruolo importante nell’implementazione del processo di modifica. Per essere efficaci, i manager devono capire il cambiamento e come influisce sul loro team. Con il giusto livello di coinvolgimento, i manager diventano estensioni del team change, aiutando con l’accettazione, comprendendo l’impatto e sollevando potenziali preoccupazioni per contribuire a migliorare la probabilità di successo. Inoltre, i manager dovrebbero facilitare il feedback tra il team di progetto e i dipendenti in tutta l’organizzazione. Sapendo che i singoli dipendenti o gruppi affiatati di dipendenti gestiscono il cambiamento in modi diversi, i manager dovrebbero istruirli attraverso il processo di cambiamento e rafforzare il valore delle modifiche dopo che sono state apportate.

Ci sono molte strategie diverse che puoi usare per mettere in moto il tuo cambiamento. Se si desidera creare un senso di urgenza per costruire slancio e incoraggiare le persone a ottenere dietro la vostra idea, è necessario essere consapevoli di certe cose lungo la strada:

• Assicurarsi che tutte le persone coinvolte nel cambiamento capiscano cosa deve accadere e cosa significa per loro.
• Concordare i criteri di successo per la modifica e assicurarsi che siano regolarmente misurati e segnalati.
• Identifica gli stakeholder chiave che saranno coinvolti nel tuo cambiamento e definisci il loro livello di coinvolgimento.
• Identificare eventuali esigenze di formazione che devono essere condotte prima, durante e dopo l’implementazione della modifica.
• Nomina “agenti di cambiamento”, che sono pronti, disposti e in grado di aiutare a mettere in atto il tuo nuovo processo e fungere da modello da seguire per gli altri.
• Trova modi per cambiare le abitudini delle persone, in modo che il nuovo processo diventi la nuova norma.
• Assicurati che tutti siano supportati durante tutto il processo di modifica.

La prossima settimana spiegheremo come la conformità alle normative in tutti i settori fornisca indicazioni importanti per le organizzazioni che si sforzano di raggiungere i loro obiettivi di business.