Contabilità interaziendale, come funziona?

La contabilità interaziendale è un campo complesso per tutte le aziende coinvolte. Ma cosa comporta esattamente? Quali sono i diversi passaggi da seguire e gli standard da rispettare? Come ottimizzare questi processi?

Per contabilità interaziendale si intendono tutte le transazioni finanziarie e commerciali effettuate e registrate tra le diverse entità di un singolo gruppo o società, nonché la “eliminazione” di tali flussi alla chiusura dell’esercizio.

La contabilità interaziendale è rilevante per tutte le società con organismi esterni o controllate all’estero. Nella maggior parte delle giurisdizioni, l’elaborazione di conti consolidati per i flussi intercompany è un requisito per le società di una certa dimensione. Ciò comporta la revisione delle transazioni che sono sia reciproche (transazioni interaziendali o “intercos”, come sono convenzionalmente conosciute) che non reciproche.

Questo articolo affronta le diverse fasi coinvolte nella contabilità interaziendale, dal consolidamento contabile e le tipologie di transazioni abitualmente elaborate, alle varie discrepanze che possono sorgere quando si riconciliano i conti.

Che cos’è il consolidamento contabile?

All’interno di un gruppo o di una società, le varie società e filiali coinvolte tendono a scambiarsi beni e servizi tra loro. Questi flussi sono comunemente indicati come operazioni intragruppo. Nel contesto della contabilità interaziendale, il consolidamento è definito come il meccanismo mediante il quale un gruppo annulla le transazioni effettuate tra le sue varie entità. L’obiettivo è quello di riunire i conti della capogruppo e delle sue controllate, consentendo la presentazione di un bilancio e di un conto economico accurati che riflettano la situazione finanziaria del gruppo nel suo complesso.

Più grande è il gruppo, più complesso diventa il processo di consolidamento contabile. Le discrepanze si verificano in particolare durante il periodo di riconciliazione dei conti

Le ragioni di tali discrepanze contabili sono, tra le altre:

• Tempi di chiusura sempre più brevi, che possono variare da una filiale all’altra.
• La necessità di individuare operazioni non reciproche tra la capogruppo e le sue controllate, un processo a volte noioso.
• Le filiali situate all’estero registrano le loro transazioni nella loro valuta locale, il che può complicare il processo di riconciliazione.

Alla luce di questi ostacoli, CFO, tesorieri e altri professionisti contabili devono trovare soluzioni per semplificare e snellire gli sforzi di consolidamento. In termini concreti, ciò può significare standardizzare le procedure contabili tra le varie filiali del gruppo o della società e trasformare digitalmente le funzioni finanziarie e contabili del gruppo.

Ma quali tipi di transazioni interaziendali sono interessati? Qual è la procedura migliore da seguire per garantire un consolidamento contabile fluido ed efficiente?

Quali operazioni sono coinvolte nel consolidamento contabile?

Esistono due tipi di operazioni intragruppo:

• Operazioni reciproche (operazioni interaziendali o intercos)
  Un importo corrispondente esiste nei conti di un’altra società all’interno del gruppo.
• Operazioni non reciproche
  Un importo corrispondente non è identificabile nei conti di un’altra società del gruppo, ma la transazione deve ancora essere eliminata.

Le operazioni infragruppo più frequentemente osservate sono le seguenti:

L’eliminazione delle operazioni reciproche (o intercos) è teoricamente semplice in quanto l’importo identificato come credito nei conti di una società del gruppo è trattato come debito nei conti di un’altra. Il conto economico consolidato non cambia dopo il processo di eliminazione.

L’eliminazione delle operazioni non reciproche è distinta perché un importo corrispondente non è identificabile nei conti di un’altra società del gruppo. Il conto economico consolidato viene quindi modificato dopo il processo di eliminazione.

Ma come identificare le transazioni coinvolte? Da dove inizia il processo di consolidamento? Quali metodi possono essere utilizzati per garantire che gli estratti conto siano affidabili?

Quali sono le diverse fasi del consolidamento?

Il consolidamento contabile inizia con la mappatura di un “perimetro di consolidamento”. Si riferisce alle entità all’interno di un gruppo da includere nella redazione del bilancio consolidato del gruppo. La sua gamma è determinata dal controllo della capogruppo sulle sue controllate. Una volta definito il campo di applicazione, deve essere redatto un inventario delle operazioni reciproche da eliminare e, infine, i conti devono essere riconciliati al fine di accertare la veridicità e la conformità di tutte le operazioni effettuate.

Mappatura del perimetro di consolidamento

L’inclusione delle controllate nel perimetro di consolidamento dipende dal livello di controllo che la capogruppo ha sull’entità esterna. Se mantiene più del 50% dei diritti di voto in una società, allora l’inclusione di questa società nel perimetro di consolidamento è un must. Questo perché tali diritti di voto attribuiscono alla società madre la responsabilità generale delle politiche finanziarie e operative della controllata.

Elaborazione di un inventario delle operazioni infragruppo

L’inventario-la seconda fase del consolidamento contabile – consiste nella raccolta di tutti i dati sulle operazioni infragruppo reciproche e non reciproche. Questo è il primo passo per cancellarli. A questo punto, è anche essenziale stabilire la soglia di rilevanza, al di sotto della quale eventuali errori di segnalazione non compromettono l’affidabilità del corrispondente bilancio.

La soglia di materialità è regolata da una serie di standard professionali e da una serie di best practice. Mentre può variare da industria a industria, le soglie generalmente considerate materiali sono:

• Tra l ‘ 1% e il 3% per il fatturato.
• Tra l’ 1% e il 5% per il patrimonio netto.
• Tra il 5% e il 10% per l’utile netto corrente.

Riconciliare i conti

Il consolidamento contabile richiede anche il completamento di un pacchetto di reporting. Questo elenca le varie operazioni effettuate dalle società del gruppo, consentendo di effettuare un’analisi comparativa e di riconciliare i conti. Quest’ultimo si riferisce ad un confronto tra due conti reciproci, ovvero ad una valutazione di flussi non reciproci, con l’obiettivo ultimo di accertare la veridicità e la conformità degli importi individuati.

Conciliare i flussi interaziendali può essere faticoso e dispendioso in termini di tempo. Per farlo correttamente, i professionisti contabili di ciascuna delle diverse filiali del gruppo devono lavorare a stretto contatto con le loro controparti, secondo una serie di processi preordinati a livello di gruppo. Durante la fase di riconciliazione, è importante stabilire:

• Metodi precisi per lo scambio di dati contabili pertinenti.
• Un programma rigoroso per lo scambio di dati contabili pertinenti.
• Procedure chiare per identificare e risolvere eventuali discrepanze.

La centralizzazione dei processi è più semplice nei gruppi più piccoli e diventa infinitamente più complessa quando vi è un elevato livello di transazioni intragruppo. Quando si tratta di quest’ultimo, è necessaria una gestione rigorosa in ogni filiale.

Tuttavia, senza procedure di cooperazione rigorose, potrebbero sorgere discrepanze contabili. Quindi, come possono essere risolti? In effetti, come possono essere evitati del tutto e come può essere meglio snellito il processo contabile?

Perché sorgono discrepanze contabili e come porvi rimedio

Per affrontare le discrepanze contabili intercompany, il processo di riconciliazione deve essere ottimizzato, devono essere prese in considerazione soluzioni di copertura valutaria e deve essere adottato un approccio più unificato alla gestione a livello di gruppo.

Le discrepanze più comuni nella contabilità interaziendale sono spesso dovute ai seguenti fattori:

• Date diverse per la registrazione dei dati contabili rilevanti da una controllata all’altra.
• Diverse scadenze di chiusura.
• Transazioni interaziendali in valuta estera, con un tasso di cambio che oscilla tra la data della transazione e la data della riconciliazione.

Alcuni dei modi in cui un gruppo può eliminare le discrepanze risultanti includono l’impostazione:

• Gestione contabile dall’alto verso il basso, imponendo scadenze rigorose per il processo di riconciliazione dei conti in tutte le filiali.
• Moduli di riconciliazione interaziendale come complemento al software di consolidamento esistente in uso. Questi possono automatizzare il processo di riconciliazione in tutto il gruppo, utilizzando un database comune condiviso da tutte le filiali.
• Piattaforme o servizi che consentono di impostare un tasso di cambio fisso per valuta, particolarmente utile per le transazioni infragruppo denominate in valuta estera.

Il software di consolidamento è estremamente diffuso al giorno d’oggi, ma i moduli aggiuntivi che automatizzano e centralizzano la riconciliazione non sono così comunemente utilizzati, nonostante i loro ovvi vantaggi. Lo stesso si può dire delle soluzioni di copertura valutaria, come i contratti a termine in valuta, che consentono di fissare un tasso di cambio fisso per un determinato periodo di tempo, facilitando così la riconciliazione dei conti denominati in valuta estera.

In un settore così complesso come la contabilità interaziendale, l’ottimizzazione dei processi e la trasformazione digitale sono essenziali per soddisfare i requisiti normativi imposti alle aziende migliorando al contempo la loro efficienza operativa.

Il consolidamento contabile è una delle principali sfide della contabilità interaziendale. Anche se spesso complesso, è obbligatorio per gruppi o società di una certa dimensione e richiede attenzione ai dettagli e ottimizzazione se si vuole fornire un quadro preciso della situazione finanziaria di un gruppo.

Il processo di consolidamento prevede diverse fasi, dalla mappatura del perimetro di consolidamento alla stesura di un inventario delle operazioni intragruppo e alla riconciliazione dei conti del gruppo. Come per qualsiasi periodo di chiusura, possono sorgere discrepanze, ma ci sono soluzioni digitali che rendono più facile elaborarle e gestirle.

In definitiva, i processi contabili utilizzati da un gruppo dipendono da una serie di fattori, dalla posizione geografica del gruppo al numero di società coinvolte. Per i gruppi con società controllate la cui valuta contabile differisce dalla valuta di consolidamento, le soluzioni di copertura meritano sicuramente di essere esplorate, in quanto aiutano a elaborare le transazioni intragruppo in modo più semplice e contribuiscono all’ottimizzazione dei flussi di cassa multivaluta.