Cos’è il layout dell’ufficio?
La disposizione degli uffici può essere definita come la disposizione delle attrezzature all’interno della superficie disponibile. Office layout si occupa di progettazione e allestimento di un ufficio. Prende in considerazione tutti gli accessori e le attrezzature necessarie in un ufficio.
I dettagli del lavoro d’ufficio dipendono dal tipo di attività e dalle attività svolte. Le caratteristiche di un ufficio come le persone, lo spazio, le attrezzature, i mobili e l’ambiente,devono adattarsi bene affinché i lavoratori si sentano sani e confortevoli e possano lavorare in modo efficiente e produttivo.
Obiettivi di Office Layout
Come accennato in precedenza, l’obiettivo principale di office layout è garantire economia ed efficienza nel lavoro d’ufficio. Gli obiettivi più specifici di office layout sono:
- Fornire il massimo margine di controllo.
- Per garantire il massimo utilizzo dello spazio.
- Fornire un’adeguata privacy e sicurezza alle persone con lavoro riservato.
- Lasciare spazio sufficiente per il movimento degli uomini e l’uso delle macchine.
- Per consentire un flusso regolare di lavoro.
- Per mantenere i costi operativi al minimo.
Alcuni principi di layout possono essere seguiti per raggiungere questi obiettivi. La tendenza del reparto a diffondersi per riempire lo spazio disponibile anche a costo di disagi deve essere prevenuta. La dovuta attenzione dovrebbe anche essere data all’aspetto ordinato del posto di lavoro in quanto aiuta a raggiungere un migliore morale dei dipendenti.
Principi di Office Layout
I seguenti principi di office layout sono stati sviluppati per la guida di office manager progettazione del layout ufficio:
- Principio di inter-dipartimentale rapporto
- Principio del flusso di lavoro
- Principio di massimo utilizzo
- Principio di flessibilità
- Principio di strutture di servizio
- Principio di buon ambiente
- Principio di minimo costo
Principio di inter-dipartimentale rapporto
Attività svolte in alcuni reparti dell’ufficio sono strettamente correlati tra loro. Questi reparti devono essere posizionati adiacenti l’uno all’altro. L’ufficio generale dovrebbe essere posto centrale in modo che i servizi comuni possano essere forniti convenientemente ai vari dipartimenti.
Le partizioni e le pareti insonorizzate dovrebbero essere sistemate per separare i reparti utilizzando macchine rumorose come duplicazioni, macchine da scrivere ecc.
Rapporti pubblici che possono comportare la partecipazione a richieste ricevute e pagamenti in contanti,la ricezione di posta elettronica, ecc. dovrebbe essere vicino all’ingresso dell’ufficio. Le persone e i servizi interessati dovrebbero essere collocati di conseguenza.
Principio del flusso di lavoro
Prima di preparare il piano di layout, è necessario studiare il flusso di lavoro in ufficio. Anche i sistemi e le procedure stabiliti per le varie operazioni devono essere esaminati attentamente. Se il layout deve essere una disposizione lineare o a forma di V dipende dal flusso di lavoro. Per quanto possibile il flusso di lavoro dovrebbe essere continuo, liscio, dritto e senza movimento all’indietro.
Principio di utilizzo massimo
Lo spazio disponibile deve essere pienamente utilizzato. Dovrebbe essere previsto uno spazio adeguato per ogni singolo personale. Circa 30 mq. piedi spazio è richiesto per ogni singolo impiegato in un reparto. Le attrezzature e gli schedari devono essere collocati in modo tale che il personale possa essere in grado di avvicinarli senza perdita di tempo o disagi.
Principio di flessibilità
La disposizione degli uffici dovrebbe essere pianificata in modo tale che le aggiunte al personale e alle attrezzature necessarie per far fronte all’aumento del volume di lavoro in futuro possano essere possibili con pochi aggiustamenti.
Principio delle strutture di servizio
Mentre si pianifica la disposizione degli uffici, è opportuno prevedere adeguate strutture di servizio per i dipendenti come telefono, mensa, servizi igienici, ascensori, acqua potabile, ecc. Queste strutture sono essenziali per l’efficienza del lavoro e sono favorevoli al comfort e al benessere dei dipendenti.
Principio della supervisione
Con un gran numero di impiegati al lavoro, il layout dovrebbe essere progettato in modo da facilitare la supervisione e il controllo efficaci.
Principio di un buon ambiente
Una corretta illuminazione e ventilazione svolgono un ruolo significativo nel funzionamento dell’ufficio. La decorazione degli interni e l’aspetto esterno aggiungono stabilità mentale e morale.
Principio del costo minimo
La sistemazione e la ri-sistemazione del layout degli uffici dovrebbero comportare una spesa minima. Poiché good layout mira a rendere l’uso più economico ed efficace dello spazio disponibile, il costo dei servizi per ufficio viene automaticamente ridotto.
Tipi di layout dell’ufficio
Esistono diversi tipi di layout dell’ufficio a seconda delle esigenze dell’ufficio. Ci sono fondamentalmente due tipi di ufficio cioè ufficio aperto e ufficio privato. Questi due tipi di layout possono essere ulteriormente segmentati in tre tipi diversi in base alle recenti tendenze nel layout dell’ufficio, che sono discussi come segue:
- Ufficio aperto
- Ufficio privato
Ufficio aperto
Un ufficio aperto si riferisce ad una grande stanza in cui tutti i dipendenti e le attrezzature dei reparti sono alloggiati sotto un unico tetto senza partizioni.
Vantaggi di open Office
- È possibile un migliore utilizzo dello spazio.
- Consente alle persone di comunicare tra loro facilmente all’interno dell’ufficio.
- Senza pareti divisorie o stanze separate in una grande sala, si può avere una migliore illuminazione e ventilazione.
- Il layout di un ufficio può essere organizzato e riorganizzato in base alle esigenze del tempo.
- Una supervisione efficace è possibile da parte di un minor numero di supervisori in quanto non vi sono ostacoli fisici all’osservazione delle persone sul posto di lavoro.
Svantaggi di Open Office
- Il lavoro sarà influenzato dai visitatori e dal movimento del personale stesso.
- Ci sarà un rumore interno di conversazione da parte dello staff stesso o con i visitatori.
- Infezioni o malattie possono diffondersi rapidamente.
- La crescita e l’espansione delle attività e l’aggiunta di personale possono causare sovraffollamento e congestione.
Ufficio privato
Gli uffici privati sono piccole stanze occupate dai dipartimenti. Ogni reparto sarà collocato in ogni stanza. Tali stanze sono assegnate considerando la natura della questione riservata da trattare, o per alti funzionari ecc.
Vantaggi di Ufficio privato
- V’è un aumento di efficienza a causa della mancanza di rumore.
- La riservatezza può essere mantenuta in quanto è possibile una maggiore privacy.
- Promuove un’atmosfera personale.
Svantaggi di Ufficio privato
- Sacco di spazio è sprecato per la partizione.
- È più costoso costruire uffici separati.
- La pulizia dell’ufficio diventa un lavoro noioso.
Rispetto a quanto sopra, potremmo avere alcune variazioni nel modo in cui gli uffici sono organizzati. Alcuni di questi sono indicati di seguito.
- Ufficio paesaggistico: Un ufficio paesaggistico è un ufficio aperto che la disposizione di linee rette di scrivanie. Questo tipo di struttura è adatto per specialista tecnico, servizi di informazione di gestione ecc.
- Partizioni mobili: questo tipo di struttura viene utilizzato negli uffici privati. Le partizioni mobili del soffitto, dell’altezza parziale o del contatore costituite da metallo, legno, vetro o materiali plastici vengono utilizzate per separare lo spazio ufficio.
- Unità modulari: occupano meno spazio sul pavimento; migliorano l’efficienza del lavoro eliminando i movimenti inutili. Il tipo più popolare di scrivania modulare è l’unità di scrivania L-pattern con una superficie piana.
Vantaggi di un Buon Layout di Ufficio
Un layout progettato dopo osservando attentamente i passaggi di cui sopra e con i principi e gli obiettivi in vista, devono fornire i seguenti vantaggi:
- Come il layout è stato progettato dopo aver studiato la natura delle attività e diagrammi di flusso di ogni dipartimento, l’efficienza di un singolo membro del personale dell’ufficio dovrebbe essere alta. Questo a sua volta dovrebbe migliorare l’efficienza complessiva dell’ufficio.
- Perché-della migliore efficienza, il costo delle operazioni di ufficio, dovrebbe essere inferiore con un corrispondente aumento dei profitti.
- È possibile avere un uso ottimale di macchine e attrezzature in ufficio. Il layout prevede l’uso congiunto di macchine e attrezzature che riduce gli investimenti di capitale.
- L’aspetto ordinato del posto di lavoro è importante per i dipendenti dell’ufficio. In effetti, gli impiegati sono orgogliosi di un ufficio impressionante come lo sono i manager dell’azienda. Un posto di lavoro senza tensione e rinfrescante aumentare il morale dei dipendenti in un ufficio.
- Un lay-out ufficio ben progettato e le persone che lavorano poi migliorare la buona volontà dell’organizzazione. Visitatori e clienti si sentono orgogliosi di essere associati a tale organizzazione.
- Un buon layout dell’ufficio rende la supervisione più efficace. Poiché il flusso di lavoro richiede il percorso più breve, la supervisione effettiva viene ridotta al minimo·. Supervisione efficace con il minimo cost.is assicurato.
Office Accommodation
Ogni office manager è preoccupato per ottenere il lavoro d’ufficio eseguito con la massima efficienza e al minimo costo. Questo sarebbe possibile solo se egli fa una corretta selezione dei dipendenti, dà loro una formazione adeguata e orientamento, e li pone in posti di lavoro appropriati.
Tuttavia, se il personale dell’ufficio deve lavorare in modo efficiente, deve essere adeguatamente ospitato, avere un buon ambiente di lavoro e deve essere adeguatamente attrezzato con alloggi adeguati. Le attrezzature moderne e le condizioni di lavoro adeguate non sono in alcun modo fattori meno importanti per migliorare l’efficienza e ridurre i costi.
Il luogo di lavoro e l’ambiente circostante sono fattori importanti che influiscono in larga misura sull’efficienza dei dipendenti. Dal momento che il personale deve rimanere per lunghe ore in ufficio, e dal momento che fa principalmente il lavoro del cervello e si concentra sulle attività ripetitive e monotone di riempimento, indicizzazione, dispacciamento, reporting ecc., la sua inefficienza sarebbe normalmente maggiore in quegli uffici dove l’alloggio è sufficiente e l’ambiente e le condizioni di lavoro sono congeniali.
Principi della sistemazione in ufficio
Mentre decide sulla sistemazione in ufficio, il responsabile dell’ufficio dovrebbe tenere a mente i seguenti principi
- L’ufficio deve essere situato in un posto conveniente in modo che possa servire l’intera organizzazione nel miglior modo possibile.
- Lo spazio ufficio dovrebbe essere sufficiente dal punto di vista delle esigenze presenti e future dell’organizzazione.
- Devono essere prese le dovute disposizioni per le comodità e i servizi necessari per il comfort e il benessere del personale, ad esempio lavanderia, bagno, refrigeratori d’acqua, mensa, ecc.
- Servizi come telefono, ascensore, comunicazione interna, ecc, dovrebbero essere disponibili in ufficio, mentre altri come bancario, trasporto, mercato, ufficio postale, ecc, dovrebbero essere disponibili vicino ai locali dell’ufficio.
Posizione dell’ufficio
Una volta impostato l’ufficio, è molto difficile spostarsi in un altro luogo. Quindi, prima di iniziare l’ufficio posizione corretta dovrebbe essere selezionato per l’ufficio, secondo le esigenze dei dipendenti, visitatori e clienti.
Il responsabile dell’ufficio deve considerare un’ampia gamma di fattori come i mercati, l’offerta di lavoro, le leggi locali, il potere, le tasse, le tendenze nello sviluppo regionale e locale, le strutture di trasporto e una migliore struttura infrastrutturale ecc. prima di scegliere una posizione.
La selezione della posizione dipende anche dal fattore di costo. La posizione migliore è quella che dà il massimo vantaggio al minor costo possibile.
Durante la selezione della posizione, seguenti aspetti dovrebbero essere presi in considerazione:
- Convenienza per i clienti: la posizione dell’ufficio dovrebbe essere vicina a quelle parti con le quali la preoccupazione aziendale ha contatti quasi quotidiani.
- Servizi di trasporto, postali e bancari: l’ufficio dovrebbe essere situato in un luogo dove ci sono buoni servizi di trasporto, postali e bancari.
- Disponibilità di spazio sufficiente: il luogo selezionato per l’ufficio location dovrebbe avere un alloggio sufficiente e un ambito di espansione futuro.
La scelta di una posizione ufficio
Poiché lo scopo principale di un ufficio è quello di facilitare lo svolgimento del business, la sua posizione corretta dipende principalmente dove può essere ofmost beneficio per il business. La posizione dell’ufficio può essere in luogo urbano o in luogo suburbano a seconda del servizio che forniscono.
Fondamentalmente ci sono cinque fattori che influenzano la selezione della posizione:
- Vicinanza al commercio correlato: è auspicabile avere un ufficio vicino ad altri uffici che sono impegnati nella stessa linea di commercio.
- Vicinanza ad altri dipartimenti: quando tutte le funzioni di un’azienda sono svolte in un’unica sede, l’ufficio dovrebbe essere situato nella stessa posizione, in modo che funzioni in modo più efficace.
- Vicinanza alle strutture di servizio: L’ufficio dovrebbe essere situato vicino a tali strutture di servizio come banche, uffici postali e telegrafici, stazioni ferroviarie, mercati, scambi commerciali o borse ecc.
- Vicinanza ai mezzi di trasporto: la località in cui si trova un ufficio deve essere adeguatamente servita da servizi di trasporto di ogni tipo.
- Disponibilità di manodopera: i grandi uffici in cui sono necessari diversi tipi di dipendenti dovrebbero considerare questo fattore.