Se stai incorporando la tua attività, probabilmente ti sei imbattuto nel termine minute book. Ma cos’è esattamente un libro di minuti e perché ne hai bisogno? Siamo qui per rispondere a tutte le domande che potete avere sui libri minuti e documenti di incorporazione.
Indice
Che cosa è un’incorporazione?
Quando incorporate la vostra attività, diventa una persona giuridica separata, detenendo diritti simili a quelli di una persona in termini di responsabilità e protezione dei beni. Dovrai decidere se vuoi incorporare a livello federale o provinciale, a seconda di dove intendi condurre la tua attività. Quindi gli articoli di costituzione dovranno essere scritti e gli azionisti della società nominati. Una volta che il vostro business è incorporato, responsabilità limitata sarà in vigore, il che significa che il patrimonio della società sarà completamente separato dai proprietari e gli investitori.
Quali sono i vantaggi di avviare una società?
A differenza di una ditta individuale o di una struttura di partnership, il vantaggio principale di incorporare la tua attività è che diventa separata da te come individuo. Ciò significa che il proprietario(s) della società non può essere ritenuto legalmente responsabile per uno qualsiasi dei debiti la vostra azienda può incorrere nel corso degli affari. Tuttavia, se hai fatto garanzie personali al fine di ricevere finanziamenti per il tuo business, i vostri beni personali possono essere sequestrati se non si è in grado di rimborsare i debiti. La responsabilità limitata può consentire alle società di compiere mosse commerciali più rischiose perché gli azionisti sono protetti.
Un altro vantaggio di incorporare il vostro business è che rende più facile per trasferire la proprietà che se si dispone di una ditta individuale o partnership. Una società costituita avrà anche un’aliquota fiscale più bassa e restrizioni fiscali più indulgenti.
Che cos’è un libro di minuti?
Un minute book aziendale è essenzialmente una raccolta di tutti i record aziendali importanti, inclusi gli articoli costitutivi, a cui possono accedere gli azionisti e i creditori della società. Un libro minuto può essere un raccoglitore fisico contenente tutti i documenti richiesti, o la vostra azienda può scegliere di mantenere il loro libro minuto aziendale on-line per una facile condivisione.
Cosa include un minuteria aziendale?
Una società è tenuta a mantenere i record per essere visualizzati da azionisti e creditori su richiesta. I documenti richiesti includono:
- Articoli di emendamento
- Statuto e modifiche
- Unanime di accordi tra gli azionisti
- verbali delle riunioni e delle deliberazioni assembleari
- Avvisi depositata
- Un registro delle azioni con azionista nomi e gli indirizzi e i dettagli delle azioni detenute
- titoli register
suona come un sacco, ma quando si incorporare il vostro business con il Titolare, ti forniremo tutte le aziendale formazione documenti di cui hai bisogno. Questi includono:
- Prima Amministrazione di Risoluzione
- Direttore Consenso(s)
- Prima delibera assembleare
- Avviso(s) di Emissione
- Sottoscrizione di Azioni
- Titoli Register
- Amministrazione Register
- Ufficiali Register
- Azionisti di Contabilità
- Statuto
Se avete bisogno di risposte a domande circa i documenti specifici Titolare fornisce, si può chiamare, e-mail, o utilizzare la nostra funzione di chat online per entrare in contatto.
Quali sono i vantaggi di tenere un libro minuto?
Mantenere un libro di minuti aziendale aggiornato ti consentirà di tenere traccia di tutti i tuoi importanti documenti aziendali in un’unica posizione. Questo renderà anche più facile per voi per fornire i record agli azionisti, creditori, o potenziali acquirenti se si sceglie di vendere la vostra società.
Come mantenere aggiornato il tuo libro dei minuti
Non solo le società sono tenute a livello provinciale e federale per mantenere determinati record, ma sono anche richieste per legge per tenerli aggiornati. Quando un business è incorporato, non importa quanto grande o piccolo è, una riunione annuale degli azionisti deve essere tenuto e documentato nel libro verbale aziendale. Il mancato svolgimento di una riunione annuale o il rispetto delle leggi sulla tenuta dei registri aziendali possono comportare conseguenze, tra cui sanzioni governative, questioni fiscali e interruzioni dell’attività quotidiana della società.
Molte aziende scelgono di avere un avvocato guardare dopo il loro libro verbale aziendale, garantendo tutti i documenti sono aggiornati e in conformità con la legge. Tuttavia, se si desidera mantenere il proprio libro minuto, ci sono alcuni semplici consigli di organizzazione che potrebbero aiutare. Al fine di organizzare il libro minuto della vostra società e tenerlo aggiornato, è possibile separare il libro minuto in quattro diverse sezioni. Questi sono:
- Certificato di Costituzione (e successive modifiche)
- Statuto (e successive modifiche)
- Consiglio di Amministrazione
- Minuti da una riunione per quanto riguarda la base di operazioni societarie
- Firmato verbali di tutte le riunioni
- Scritto consensi approvazione di azioni tra le riunioni del consiglio di
- Azionisti (e le azioni eseguite con la maggioranza richiesta)
Si può anche scegliere di includere un elenco di funzionari e dirigenti, informazioni fiscali e di altri pertinenti record della società.
Cos’altro ti serve per la tua azienda?
Oltre a mantenere aggiornato il tuo minute book aziendale, ci sono alcuni altri obblighi aziendali che dovrai rispettare per rimanere in regola con il governo dopo aver incorporato la tua attività.
Nomina di revisori
In ogni assemblea annuale degli azionisti, un revisore deve essere nominato per controllare le finanze della vostra società. Questo aiuta a mantenere l’affidabilità dei documenti finanziari e protegge e informa gli azionisti della situazione finanziaria della società. Se la tua società non distribuisce, gli azionisti possono votare per non nominare un revisore.
Preparazione del bilancio
Il bilancio della tua società deve essere conforme ai principi contabili secondo il Chartered Professional Accountants of Canada (CPA).
Bilancio di condivisione
Il bilancio deve essere fornito agli azionisti almeno 21 giorni prima dell’assemblea annuale della società.
Deposito di un rendimento annuale
Finché la vostra società è attiva, vi verrà richiesto di presentare un rendimento annuale con Corporations Canada. Questo è separato dalle dichiarazioni dei redditi della tua azienda depositate tramite l’Agenzia delle entrate del Canada. Il tuo reso deve essere firmato da una persona autorizzata dal consiglio di amministrazione con conoscenze pertinenti della società. Questo ritorno è necessario affinché Corporations Canada per garantire che la vostra società è in conformità con i requisiti CBCA. Il reso deve essere presentato entro 60 giorni dalla data in cui è stata creata la società. Questa data sarà elencata sul certificato di costituzione. La mancata presentazione del reso in tempo comporterà l’impossibilità per la società di ottenere un certificato di conformità.
*Questo vale solo per una società federale, quindi assicurati di controllare i requisiti per una società provinciale a seconda di dove ti trovi.
Deposito di un cambiamento di indirizzo registrato
L’indirizzo dell’ufficio deve essere mantenuto aggiornato in quanto è l’indirizzo ufficiale per le comunicazioni da inviare alla vostra società. Corporations Canada richiede di informarli entro 15 giorni da un cambiamento di indirizzo della sede legale. Puoi modificare il tuo indirizzo all’interno della provincia o del territorio originale online, ma ti verrà richiesto di archiviare gli articoli dell’emendamento se scegli di spostare il tuo ufficio in un’altra provincia o territorio rispetto a quello indicato nel tuo statuto.
*Questo vale solo per una società federale, quindi assicurati di controllare i requisiti per una società provinciale a seconda di dove ti trovi.
Modifica del deposito degli amministratori
Corporations Canada richiede alle corporazioni di informarli entro 15 giorni quando vengono eletti nuovi amministratori o gli individui cessano di essere amministratori. Qualsiasi modifica dell’indirizzo dei tuoi amministratori deve essere presentata a Corporations Canada entro 15 giorni. Questo indirizzo può essere residenziale o un indirizzo commerciale. I tuoi attuali amministratori (e le loro informazioni di contatto) dovrebbero anche essere regolarmente disponibili per le persone che stanno considerando di diventare stakeholder nella tua società.
Vale anche la pena notare che se il numero di amministratori della tua società cambia, dovrai modificare i tuoi articoli (e pagare la tassa di deposito) per riflettere il cambiamento. Almeno il 25% dei direttori della tua società deve essere canadese residente.
*Questo vale solo per una società federale, quindi assicurati di controllare i requisiti per una società provinciale a seconda di dove ti trovi.
Modifica degli articoli
Tutte le modifiche al tuo statuto ufficiale devono essere conservate insieme al resto del tuo verbale aziendale. Queste modifiche possono includere:
- Cambiamento del nome dell’azienda
- Cambiamento nella posizione delle operazioni
- Cambiamento nel numero dei consiglieri di amministrazione
- Variazione restrizioni sui trasferimenti di azioni
- Variazione restrizioni di business la società può condurre
- Creazione o la rimozione di classi di azioni
- Modifica categorie di azioni
- l’Aumento o la riduzione del capitale (se impostato in articoli di incorporazione)
- Modifica delle disposizioni degli articoli
può sembrare un po ‘ opprimente quando sei prima di iniziare la vostra nuova attività, ma il prima si è in grado di ottenere il vostro libro minuto in ordine, più facile sarà quello di mantenerlo (e mantenere la vostra società in regola) col passare del tempo.