La minaccia del coronavirus ha richiesto un programma di conformità aziendale più rigoroso e rigoroso. Migliorare gli standard di regolamentazione e rinnovare gli sforzi di applicazione è quindi più importante che mai.
In questo post del blog, affronteremo quindi le domande più comuni relative alla conformità aziendale e tutto ciò che devi sapere sulla creazione del miglior programma di conformità per la tua organizzazione.
Che cos’è la conformità?
Nel nostro recente post sulla conformità aziendale, abbiamo definito la conformità sia come un’azione che come uno standard. La conformità come azione implica la necessità di rispettare le normative e le politiche stabilite. Parla anche dei doveri e delle responsabilità di un’azienda nei confronti dei suoi dipendenti e della società. Comprendendo i suoi obblighi, un’azienda deve intraprendere le azioni e le misure necessarie per soddisfare i requisiti legali e / o governativi per rimanere conforme come organizzazione.
D’altra parte, la conformità diventa uno standard quando un’azienda va al di là e non considera la conformità come un mero requisito ma piuttosto un codice di condotta o una bussola etica per i dipendenti.
Quindi, tutto sommato, la conformità aziendale è un’azione che riduce i rischi legali e di sicurezza. Ma è anche uno standard che porta le persone a comportamenti appropriati.
Per ottenere una comprensione più profonda del significato della conformità aziendale, è necessario considerarla sia come azione che come standard. Se è visto come un’azione da solo, può essere ridotto a un insieme di regole. Allo stesso modo, potrebbe servire solo come decorazione di branding se è semplicemente considerato come uno standard.
Tutte le aziende hanno bisogno di un programma di compliance aziendale?
Tutte le aziende hanno bisogno di un programma di conformità aziendale. Indipendentemente dalle dimensioni, dalla portata o dal settore, un’azienda deve disporre di un programma di conformità definito o strutturato che ne specifichi le politiche, le procedure e le azioni.
Secondo uno studio del 2017, vale la pena investire nella compliance vedendo il costo di avere più attività di compliance (ad es., audit, formazione e personale esperto) è inferiore al costo delle aziende che non rispettano gli standard del settore.
Lo stesso studio ha anche affermato che il costo della non conformità è 2,71 volte il costo della conformità. Qui ci sono solo alcuni impatti di non conformità:
- Interruzione del business
- Perdite di produttività
- Perdite di entrate
- Multe, sanzioni e commissioni di regolamento
Pertanto, adottare misure preventive per rispettare i requisiti di conformità può tenerti fuori dai guai e aiutarti a risparmiare una notevole quantità di costi organizzativi.
Quali elementi dovrebbero includere i programmi di conformità aziendale?
Molte aziende non sono sicure di ciò che un programma di formazione sulla conformità aziendale dovrebbe coprire. E bene, tutto dipende dalle regole che si desidera emanare e le questioni che si desidera affrontare. Ma in generale, la conformità aziendale si concentra su queste preoccupazioni principali:
Corruzione
Costruire una forte cultura della conformità inizia con l’impegno a fare affari in modo onesto, etico e legale. Ma diverse forme di corruzione come la corruzione, bid-rigging, e altre pratiche commerciali illegali a volte rovinare la fibra morale di alcuni dipendenti. Pertanto, la creazione di politiche di conformità che si concentrano sullo sviluppo di elevati standard di integrità riduce al minimo il verificarsi di questo problema.
Comportamento dei dipendenti
Il comportamento dei dipendenti ha una correlazione diretta con la produttività, l’impegno e l’efficienza del posto di lavoro. E qualsiasi azione che viene vista come non professionale o non etica interrompe il corretto flusso dei processi aziendali. Per evitare questi problemi, dovrebbero essere inclusi programmi di conformità come le politiche anti-molestie e anti-discriminazione.
Salute e sicurezza sul lavoro
I datori di lavoro hanno il dovere legale e la responsabilità morale di garantire la sicurezza e la protezione dei propri dipendenti durante il lavoro. Pertanto, le aziende devono disporre di una serie di politiche, piani e procedure che aiutano a gestire la salute e la sicurezza sul lavoro. Il suo scopo è quello di ridurre al minimo il rischio di lesioni o malattia tra i dipendenti ed è quindi altrettanto importante includere.
La Occupational Safety and Health Administration o OSHA è una delle principali agenzie di regolamentazione al mondo che forniscono linee guida standard sulla gestione della salute e della sicurezza sul lavoro.
Conformità ambientale
Alcune aziende considerano la conformità ambientale come facoltativa. Ma poiché problemi ecologici come il cambiamento climatico e l’inquinamento hanno un impatto negativo sulle aziende, essere conformi all’ambiente dovrebbe essere una seria considerazione per ogni programma di conformità.
Gestione dei dati
Chiunque entri in contatto con la tua azienda porta tonnellate di informazioni personali identificabili. Ed è obbligo della tua azienda salvaguardare qualsiasi informazione sensibile che possa portare a problemi di privacy dei dati. Essere conformi in questo settore significa delineare politiche e processi che garantiscono la protezione dei dati. Questo processo può includere l’implementazione di un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni o ISMS.
Conformità del prodotto
È imperativo che i prodotti aziendali soddisfino i requisiti legali essenziali. Pertanto, la conformità dovrebbe fornire la prova che un prodotto soddisfa questi requisiti normativi. Ricordate, assumersi la responsabilità per i vostri prodotti e servizi è un business intelligente.
Cinque elementi fondamentali di un efficace programma di compliance aziendale
Ora conoscete gli elementi di base di un programma di compliance aziendale. Ma una cosa è decidere sul contenuto. Un’altra cosa è come costruisci il tuo programma e assicurati che sia efficace fin dall’inizio.
Più complessa è la gestione della conformità, più difficile è trasmettere. Pertanto, un programma di conformità di successo è qualcosa che è focalizzato, ben definito e semplice. Per raggiungere questo obiettivo, assicurati di avere questi cinque elementi principali:
Norme e procedure
Il vostro programma di conformità dovrebbe avere un chiaro insieme di politiche e procedure per definire il quadro di cui la vostra azienda opera. Le leggi o le linee guida devono essere concrete, pratiche e, soprattutto, accessibili. Quando diciamo accessibile, intendiamo che le tue politiche di conformità aziendale dovrebbero essere trasmesse regolarmente, specialmente quando vengono apportate modifiche.
Autorità
L’iniziativa o il supporto per un programma di conformità completo e completo deve provenire dal top management. Se i manager o i supervisori non autorizzano la pianificazione e l’implementazione della conformità, il programma apparirà come un insieme di regole inutile e senza denti.
Inoltre, la società deve avere un Chief Compliance Officer ufficiale, che può servire come supervisore di tutte le attività di conformità.
Formazione e istruzione
Per educare formalmente i dipendenti su leggi e politiche specifiche del settore o del governo, è necessario disporre di un programma di formazione sulla conformità dedicato per semplificare il processo.
Proprio come qualsiasi altra attività di sviluppo dei dipendenti all’interno della tua learning academy, gli obiettivi della formazione sulla conformità devono essere INTELLIGENTI. Avere obiettivi e obiettivi di conformità INTELLIGENTI può semplificare le attività di apprendimento. Ti aiuta anche a identificare gli strumenti giusti e l’approccio migliore per avere successo nelle tue iniziative di formazione.
Con SMART objectives, troverai modi per rendere il processo di apprendimento più coinvolgente e adatto ai dipendenti. Possedendo la giusta mentalità e intuizione, puoi esplorare diverse strategie come l’utilizzo di un sistema di gestione dell’apprendimento per l’e-learning o la formazione sulla conformità online.
Auditing e monitoraggio
Un modo per le organizzazioni di non perdere mai la supervisione del loro programma di conformità è attraverso il monitoraggio e l’audit costanti. Un buon sistema di controllo e controllo della conformità offre alle aziende una serie coerente di protocolli e facilita il processo di controllo e rilevamento dei problemi su base regolare.
Ogni volta che si riscontrano discrepanze nella conformità, il monitoraggio e l’auditing rendono più facile condurre analisi immediate e una risposta adeguata per prevenire i guasti.
Le politiche di monitoraggio della conformità includono la registrazione delle attuali modifiche alle normative, lo sviluppo di procedure di controllo interno per conformarsi a tali modifiche e l’informazione dell’intera organizzazione su aggiornamenti significativi.
D’altra parte, l’audit di conformità comporta la revisione e la verifica dell’efficacia dei processi di monitoraggio in corso. Un’azione relativa agli audit di conformità comporta la convalida se il sistema di monitoraggio esistente raggiunge i risultati desiderati.
In ogni caso, il Chief Compliance Officer dovrebbe assicurarsi che sia i dipartimenti di controllo che quelli di monitoraggio stiano lavorando fianco a fianco per mitigare i possibili rischi di conformità.
Procedure di azione correttiva
La conformità è sia una risposta proattiva che reattiva. Pertanto, il sistema di gestione della conformità non deve includere solo linee guida concrete, ma anche chiare azioni correttive. Ciò significa che ogni volta che si verifica un problema di non conformità o scorrettezza, si sa come rispondere con adeguate misure contrarie.
Ma ricorda che le azioni correttive non esistono nel vuoto. Nessuna risposta controattiva dovrebbe essere separata dalle aree pertinenti delle leggi o dei regolamenti di conformità. In altre parole, le azioni che dovrebbero risolvere i problemi di non conformità dovrebbero essere collegate a fonti appropriate come:
- Risultati dell’audit
- Incidenti reali o errori umani
- Reclami dei clienti
- Agenti non conformi
Normalmente, una procedura correttiva segue queste sei fasi: identificazione, valutazione, analisi della causa principale, risposta correttiva e follow-up.
Digitalizza il tuo programma di compliance aziendale
La trasformazione digitale è quasi inevitabile quando si tratta di processi aziendali, anche in conformità. Sfortunatamente, le aziende vedono la trasformazione digitale come un’opportunità solo per rafforzare le relazioni con i clienti, semplificare le operazioni e migliorare la propria attività. Di conseguenza, la conformità aziendale diventa un ripensamento.
Tuttavia, la tecnologia digitale sta spingendo le organizzazioni a reinventare i loro sistemi di conformità aziendale. E il primo passo verso la modernizzazione dei programmi di conformità aziendale è identificare le barriere che ostacolano la trasformazione digitale.
E vogliamo aiutarvi a rompere quelle barriere! Scopri di più sui nostri servizi e lascia che ti aiutiamo a iniziare il tuo percorso di trasformazione digitale. Fai clic su questo link per sapere come puoi digitalizzare il tuo programma di conformità. Oppure contattaci per avere un’idea di come creare la tua soluzione di formazione sulla conformità.