Employee offboarding è un processo di separazione formale che la tua azienda può utilizzare per indirizzare i dipendenti che escono dall’azienda attraverso dimissioni, licenziamenti, terminazione o pensionamento. Si tratta di una serie di passaggi per trasferire le conoscenze dei dipendenti e le responsabilità di lavoro, disattivare le password e diritti di accesso, girare in attrezzature, e raccogliere feedback attraverso un colloquio di uscita.
L’offboarding per i dipendenti comporta il recupero di apparecchiature di proprietà dell’azienda come computer, badge identificativi e telefoni. Si tratta anche di prevenire problemi con la sicurezza del computer disattivando le password e limitando l’accesso alla rete ai sistemi aziendali per prevenire il furto o l’uso improprio dei dati. L’offboarding dei dipendenti garantisce anche un’elaborazione tempestiva e accurata della retribuzione finale.
Per un elenco completo dei passaggi controlla la lista di controllo di offboarding qui sotto.
Qual è il vantaggio di offboarding per la tua azienda?
Quando un dipendente lascia, mette il vostro business a rischio in diversi modi. A seguito di una lista di controllo formale dipendente offboarding assicura che il vostro business può porre fine in modo pulito il rapporto con un dipendente in uscita.
Maggiore sicurezza
Il corretto offboarding aiuta a garantire la sicurezza impedendo l’accesso non autorizzato a informazioni e dati critici. Limitando l’accesso ai siti Web aziendali, ai documenti interni e al software di terze parti, l’utente garantisce che le informazioni aziendali riservate rimangano riservate. Offboarding impedisce anche il furto o l’uso improprio di apparecchiature emesse dall’azienda.
Questo può essere particolarmente importante se un dipendente viene licenziato o licenziato. Immaginate il potenziale impatto sulle entrate della vostra azienda se un venditore licenziato scarica un elenco completo delle loro prospettive e poi prende un nuovo lavoro con un concorrente.
Previene anche le situazioni in cui un dipendente scontento può impedire ai colleghi di accedere a software critici o accesso alla rete, ad esempio quando un ingegnere di rete per la città di San Francisco si è rifiutato di consegnare le password di rete e ha bloccato i suoi colleghi fuori dalla rete della città. In quel caso l’ingegnere è stato costretto a pagare million 1,5 milioni in restituzione, la maggior parte dei quali è stato quello di compensare il suo datore di lavoro per i loro sforzi per ripristinare l’accesso alla rete.
Avere un processo di offboarding formale aiuterà a prevenire situazioni come questa.
Trasferimento delle conoscenze istituzionali
Quando un dipendente lascia, anni di esperienza e conoscenza istituzionale spesso esce dalla porta con loro. Questa “fuga di cervelli” può avere un impatto significativo sulle operazioni quotidiane. Ciò è particolarmente vero per i dipendenti di lunga durata con anni (o addirittura decenni) di conoscenza tribale sulla tua attività che non viene catturata in forma scritta.
È fondamentale che la tua azienda disponga di procedure formali per documentare e trasferire le conoscenze ai dipendenti rimanenti per ridurre al minimo le interruzioni causate dal turnover dei dipendenti. La documentazione formale consente alla tua azienda di continuare a funzionare nel modo più fluido possibile una volta che un dipendente esce e può aiutare a velocizzare l’onboarding di un lavoratore sostitutivo per quel ruolo.
Onesto, feedback costruttivo
Interviste uscita corretta sono anche una parte importante di offboarding, soprattutto per i dipendenti che lasciano volontariamente. Ottenere un feedback onesto in un’intervista di uscita può aiutarti a capire meglio sia gli aspetti positivi che le sfide che la tua azienda sta affrontando in modo da poter provare a migliorare continuamente la soddisfazione dei dipendenti e ridurre il fatturato aggiuntivo.
Le interviste di uscita possono anche esporre problemi di cui i proprietari di aziende e i team HR potrebbero non essere a conoscenza. Mentre gli attuali dipendenti possono diffidare di discutere cose come manager poveri, colleghi problematici o difetti nella strategia aziendale, un dipendente che sta lasciando l’azienda non ha più un incentivo a mantenere queste informazioni per se stessi.
L’intervista di uscita ti dà anche la possibilità di comprendere meglio gli aspetti positivi del lavoro per la tua azienda. Sapere cosa è importante per i dipendenti — e quali sforzi stanno lavorando-ti aiuterà a convalidare le iniziative in corso in modo da poter continuare a migliorare la cultura della tua azienda.
Cerca di affrontare le interviste di uscita con domande calme e aperte progettate per ottenere un feedback onesto, anche per i dipendenti che sembravano eccessivamente negativi o che potrebbero andarsene in circostanze dubbie. Prendere sul serio il feedback può aiutare a migliorare la cultura della tua azienda e può anche aiutare a mantenere la porta aperta per i dipendenti di alta qualità per tornare alla tua azienda in futuro.
È importante comunicare chiaramente la notizia della partenza di un dipendente. Questo può impedire la diffusione di falsi pettegolezzi che possono influire sul morale dei tuoi dipendenti rimanenti e aiuta a promuovere una cultura di apertura che porta a una migliore soddisfazione dei dipendenti.
Payroll e documenti accurati
Avrai anche bisogno di finalizzare il libro paga e completare altri documenti di uscita. Ottenere una lettera formale di dimissioni è importante, ed è necessario assicurarsi che si aggiorna il sistema del libro paga di conseguenza. In alcuni casi i datori di lavoro che non riescono a farlo finiscono per pagare inconsapevolmente i dipendenti per errore, come il caso del dipendente che ha raccolto oltre $250.000 dopo essere stato terminato.
L’intervista di uscita dovrebbe comportare una rapida discussione sui tempi e l’importo dell’ultimo stipendio del dipendente. Si dovrebbe anche rivedere la continuazione dei benefici tra cui COBRA o altra copertura che si estende oltre la data di risoluzione.
Chi è coinvolto nell’offboarding dei dipendenti?
Per molte aziende di medie dimensioni, il team HR in genere fungerà da coordinatore per l’offboarding dei dipendenti. È importante che il processo di offboarding includa responsabili IT, facility manager e responsabili dipartimentali.
Per le aziende più piccole che non dispongono di team HR dedicati, il processo può essere gestito dal proprietario dell’azienda, dal responsabile dell’ufficio o dal supervisore del dipendente. In questi casi è fondamentale che esista una lista di controllo offboarding formale per garantire che i passaggi non vengano persi.
Small business HR software può aiutare ad automatizzare il processo di offboarding per evitare di perdere passaggi critici. Il software HR può anche semplificare altre attività HR che richiedono molto tempo come il reclutamento dei dipendenti, l’assunzione, l’onboarding, il libro paga e il rispetto delle leggi sull’occupazione.
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Employee offboarding checklist
Utilizza questo employee offboarding checklist per assicurarti che la tua azienda non perda alcuna fase critica di offboarding:
- Sicurezza
- Sono dipendente girare in qualsiasi società di proprietà di
- computer Portatili e computer borse
- cellulari
- Employee Id di accesso e distintivi
- pass per il Parcheggio
- veicoli di Società
- Limitare l’accesso
- computer e la Rete di accesso
- e-Mail, telefono di conferenza, e gli account di messaggistica istantanea
- software di Terze parti password (Accesso alla critica dei sistemi aziendali, Intranet, Salesforce, Marketo, Sito web, CMS, web Analytics, etc.)
- Accesso ai documenti aziendali sensibili
- Sono dipendente girare in qualsiasi società di proprietà di
- il libro paga e altri documenti
- Aggiornamento di sistema del libro paga con data di scadenza
- Discutere di un dipendente dell’ultimo stipendio, compresa la vincita per il inutilizzati giorni di vacanza o di trattamento di fine pacchetto
- Sono dipendente di firmare la lettera di disdetta
- Segno di non concorrenza o di non divulgazione forme
- Benefici per la documentazione, per la prosecuzione delle prestazioni sanitarie (COBRA), il programma di pensione, indennità di disoccupazione, ecc.
- il trasferimento di Conoscenze
- Priorità documentazione di attività di routine, con passo-passo le istruzioni, se necessario
- aggiornamenti sullo Stato attuale e i progetti pianificati
- Sono dipendente esistente treno colleghi su come fare i compiti
- Mano disattivare l’accesso a file o sistemi
- Ottenere l’elenco dei contatti e all’esterno dell’organizzazione
- colloquio in Uscita
- Ottenere un feedback sul motivo per cui il dipendente è in partenza
- Chiedi su aree azienda può migliorare il
- Discutere se il dipendente ha avuto il supporto e risorse necessarie per il loro lavoro
- Determinare il dipendente in rapporto con il loro manager
- Chiedi cosa si sarebbe potuto fare per rendere il loro soggiorno
- Cercare di tenere la porta aperta per valori di lavoratori per tornare alla società
- Comunicazione
- Invia e-mail o verbalmente informare i colleghi
- Notifica contatti esterni (quali clienti il dipendente ha lavorato con, i fornitori hanno lavorato, etc.)
Alcune aziende e industrie hanno esigenze uniche che richiedono ulteriori passaggi da aggiungere alla loro lista di controllo offboarding in aggiunta a quelli di cui sopra. Si consiglia di aggiornare l’elenco di controllo con questi elementi per garantire un processo di offboarding coerente in tutta l’azienda.
Il software HR può aiutarti ad automatizzare molti di questi passaggi per semplificare il processo e assicurarti di seguire le best practice di offboarding.
Se ritieni che il tempo dedicato alla gestione delle attività HR ti stia allontanando da altre aree critiche della tua attività, considera la possibilità di collaborare con un fornitore di servizi HR che può aiutarti a gestire tutti gli aspetti delle risorse umane, inclusi paghe, benefici, conformità, assunzione, processo di onboarding e offboarding.
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Riepilogo
Employee offboarding (definizione): un processo formale per gestire i dipendenti che lasciano la tua attività.
Utilizzando una lista di controllo offboarding può aiutare il vostro business a migliorare la sicurezza, affrontare documenti necessari, ridurre al minimo la perdita di conoscenza istituzionale, e ottenere un feedback per migliorare il vostro ambiente di lavoro.
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