Una mala gestión de flujo de efectivo es una de las principales razones por las que las pequeñas empresas fracasan.
El viejo adagio «el dinero en efectivo es el rey» sigue siendo válido hoy más que nunca. Es el alma de cualquier negocio, y una de las cosas más importantes que las PYMES deben tener en cuenta.
Por lo tanto, en este artículo, enumeramos 12 estrategias de gestión de flujo de efectivo que puede usar como parte de su plan financiero.
Muchos propietarios de pequeñas empresas cometen el error de centrarse solo en las ganancias y las ventas sin pensar mucho en su capital de trabajo.
Sin embargo, sin el ingreso de efectivo, esas cifras no siempre pintan una imagen precisa de la situación financiera de su empresa. Es completamente posible que un negocio rentable tenga dificultades debido al simple hecho de que hay más dinero en efectivo que entra.
Sin una buena cantidad de capital de trabajo, las pequeñas empresas tendrán dificultades para aprovechar las nuevas oportunidades de crecimiento.
Tener una buena estrategia de gestión de flujo de caja es esencial para el éxito de su negocio.
Si no tiene efectivo, sus finanzas pueden salirse de control, dejándolo con grandes cifras de ventas, pero con una pila de facturas impagadas y acreedores llamando a su puerta.
Por qué necesita una estrategia de gestión de flujo de efectivo
La clave para una gestión de efectivo eficaz es comprender completamente algunos de los términos clave. El flujo de caja es esencialmente el movimiento de fondos dentro y fuera de su negocio.
Hay dos tipos de flujo de caja: positivo y negativo. El flujo de caja positivo es cuando el dinero que llega a su negocio de las actividades de ventas o financiación es mayor que la cantidad que sale de su negocio en forma de gastos, salarios y cuentas por pagar.
El flujo de caja negativo es lo contrario. Es cuando los gastos son mayores que tu dinero entrante. El problema con esto es que se queda sin dinero para pagar al personal, comprar suministros, hacer inversiones, etc.
Donde muchos negocios se equivocan es solo mirando las ganancias. Las ganancias y el flujo de caja son dos cosas diferentes, por lo que si solo está mirando los estados de ganancias y pérdidas, faltará información clave.
Facturar a un cliente contará para sus ventas, pero hasta que obtenga ese efectivo (que podría ser meses), la venta no ha afectado su flujo de efectivo todavía.
Con los retrasos en los pagos siendo un gran problema para las empresas, ha significado que muchas empresas han tenido problemas para mantenerse a flote, ya que simplemente no tienen la liquidez para continuar.
Por ejemplo, el fracaso de Carillion en 2018 se debió a problemas de flujo de caja. Tenían solo £29 millones en efectivo y debían más de £1.3 mil millones a los bancos.
Es por eso que es tan importante tener una estrategia de gestión de flujo de efectivo para controlar su efectivo.
Realice un análisis de flujo de efectivo regular
El primer paso para administrar su flujo de efectivo es realizar un análisis de flujo de efectivo regular. Es importante saber cuál es la situación de su negocio en términos de flujo de caja, así que trate de hacer esto a intervalos regulares durante todo el año. Esto podría ser cada mes o trimestre o con la frecuencia que desee.
Una forma fácil de hacer esto es usar un software de contabilidad en línea. El software de contabilidad facilita la conciliación de sus cuentas y genera un estado de flujo de efectivo. La ventaja de usar un estado de flujo de efectivo es que puede identificar cualquier problema de flujo de efectivo o usar esa información para crear un presupuesto de efectivo en el futuro.
Lo bueno de muchos software de contabilidad es que listará automáticamente las transacciones si está conectado a su cuenta bancaria comercial. Esto le permite trabajar con información constantemente actualizada. Con transacciones actualizadas, puede obtener una imagen clara de su flujo de efectivo en cualquier momento.
Recortar gastos
Si encuentra en su análisis de flujo de efectivo que sus gastos son más que sus ingresos, puede ser el momento de hacer recortes. Reducir los gastos innecesarios ayudará a equilibrar la balanza de alguna manera.
Hacer recortes nunca es algo fácil de hacer en los negocios. El primer paso es identificar todos los gastos de su negocio y ordenarlos en términos de prioridad. Usted puede encontrar que hay cosas que simplemente no puede recortar, pero puede ver cosas que se pueden cortar.
Otras cosas en su lista de gastos pueden simplemente necesitar un enfoque diferente o una alternativa más barata. Por ejemplo, si está gastando mucho en costos de impresión, hacer que su oficina no tenga papel podría ser una forma de hacer un recorte simple. Otras medidas más drásticas podrían incluir mudarse a una oficina más barata o incluso convertirse en una empresa remota.
Otra alternativa a corto plazo es financiar órdenes de compra si solo necesita unos días adicionales para pagar. Puede hacer esto directamente con sus proveedores si es posible o usar una línea de crédito.
Haga frente a los pagos atrasados con un incentivo
Una de las mejores estrategias que puede usar para mejorar su flujo de efectivo y reducir sus cuentas por cobrar es tener un proceso sólido para perseguir los pagos atrasados. Los pagos atrasados son un problema que la mayoría de las pequeñas empresas enfrentarán en algún momento, pero hay algunas maneras en que puede intentar reducirlos.
Una táctica incluye tener un bono de pago anticipado que proporciona un incentivo para que los clientes paguen temprano, en lugar de esperar hasta el último minuto.
Alternativamente, algunas empresas incluyen una tarifa por pago atrasado como un elemento disuasorio para pagar tarde. El uso de una o ambas de estas tácticas puede ayudar a mantener su flujo de efectivo mucho más manejable y reducir su tiempo para cobrar.
Haga que pagar sea más fácil para los clientes
Más allá de los incentivos y las medidas disuasorias, otra estrategia para mejorar su flujo de efectivo rápidamente es facilitar el pago al cliente. Idealmente, desea que un cliente pueda pagarle lo más rápido y fácil posible.
Con una gran cantidad de software de contabilidad, puede crear facturas que tengan botones de «Pagar ahora» en ellas. Este es un método de un solo clic para que los clientes paguen directamente a través de la factura, lo que ahorra tiempo a todos y a su negocio asumiendo más cuentas por cobrar de las que desea.
Otra forma de facilitar los pagos es ofrecer planes de pago. Los clientes pueden estar más inclinados a hacer pagos rápidos si hay un plan de pago más manejable que puedan usar. Si hace esto, es probable que desee cobrar una pequeña tarifa de interés.
Configurar recordatorios de pago automatizados
A veces, las personas simplemente se olvidan de pagar. Si sus clientes son empresas, es probable que estén ocupados con cientos de otras cosas y tengan una larga lista de personas que pagar.
Para evitar que su factura se pierda en una gran cantidad de correos electrónicos, puede configurar recordatorios de pago automatizados con la mayoría de los programas de contabilidad.
Esto envía un correo electrónico automatizado en un intervalo de su elección para recordar al cliente una factura vencida. Es un paso simple que puede ayudar a reducir los pagos atrasados y ayudarlo a abordar sus cuentas por cobrar.
Además, una gran estrategia para usar es verificar la calificación crediticia de cualquier nuevo cliente que realice un pedido grande. Si tienen un crédito deficiente, también pueden tener un saldo de efectivo deficiente, por lo que es posible que no pueda recibir el pago o cumplir con su pedido grande.
Solicitar un cambio en las condiciones de pago
Si ha encontrado que los clientes pagan con retraso de forma constante, es posible que desee revisar oficialmente sus condiciones de pago. El uso de incentivos, elementos disuasorios y recordatorios de pago automatizados suele ser suficiente para la mayoría de las personas. Sin embargo, si ninguna de estas tácticas funcionó, es posible que desee cambiar oficialmente las condiciones de pago con un cliente en particular.
Por ejemplo, es posible que desee cambiar a un sistema de pago por adelantado o depósito antes de comenzar cualquier trabajo. También puede solicitar que se establezca un débito directo para cualquier pago en curso.
Es importante entender que una mala gestión de facturas puede hacer un agujero en sus reservas de efectivo si no presta atención. Por ejemplo, si ofrece a sus clientes 60 días para pagar, pero sus proveedores le piden 30, tendrá una brecha de flujo de efectivo.
Le tomará el doble de tiempo recibir el pago antes de poder pagar sus facturas, por lo que siempre querrá evitar esas situaciones y establecer sus condiciones de pago en consecuencia.
Use financiamiento de facturas y factorización de facturas
Otra forma en que las empresas administran su flujo de efectivo es usar financiamiento de facturas. El financiamiento de facturas es un método para mantener un buen flujo de efectivo al obtener un anticipo de facturas impagadas. Un prestamista esencialmente le pagará la factura que vence y cuando el cliente paga la factura, usted le paga al prestamista con un poco más.
Si bien los costos adicionales no son ideales, la financiación de facturas puede proporcionar una ayuda muy necesaria para garantizar que su flujo de efectivo no tenga problemas.
Por otro lado, con el factoraje de facturas, vende directamente sus cuentas por cobrar a una empresa de factoraje por un monto menor que la factura completa.
La empresa que compra las cuentas por cobrar asume toda la responsabilidad de cobrar los pagos en el futuro. Con este método, sin embargo, es probable que obtenga menos que con el financiamiento, por lo que es mejor explorar sus opciones de antemano.
Aumentar los márgenes de beneficio
Si bien abordar los pagos atrasados y faltantes es una gran parte de la gestión del flujo de caja, no es la única área a considerar.
Aumentar los márgenes y las ventas debería ser idealmente el objetivo de cualquier negocio en crecimiento para mantener un buen flujo de caja. Evitar una escasez de efectivo es tan esencial para el crecimiento como lo es para la salud financiera de su empresa.
Tener una estrategia viable para trabajar continuamente en el aumento de los márgenes puede ayudar a crear un flujo de caja constante a largo plazo.
Para aumentar las ventas, es posible que desee mirar el marketing. Para aumentar los márgenes de beneficio, es posible que desee reducir los costos mientras impulsa las ventas.
Use una tarjeta de crédito comercial
Otra estrategia para administrar el flujo de efectivo de manera más efectiva es usar una tarjeta de crédito comercial como un búfer de flujo de efectivo. El uso de una tarjeta de crédito para pagar los gastos significa que no está cavando en sus reservas de efectivo de inmediato.
Lo mismo se puede decir de sus cuentas por pagar. Si es posible, retrase su pago hasta la fecha de vencimiento real y no antes.
Esto le da más control sobre cuándo paga sus gastos, lo que le permite retrasar los pagos hasta que se le pague a sí mismo.
Cree una reserva de efectivo en caso de emergencias
Es una buena práctica mantener un fondo de emergencia de unos meses de gastos, tanto como individuo como empresa, porque nunca se sabe cuándo las cosas pueden cambiar. Una buena gestión del flujo de efectivo de las pequeñas empresas también consiste en estar preparado para eventos imprevistos.
La crisis de la COVID-19 es un buen ejemplo de ello.
Si bien puede ser difícil contribuir a una reserva de efectivo, intente adquirir el hábito de ahorrar un poco en el momento en que entra el dinero. Con el tiempo, debe apuntar a tener una reserva de efectivo que pueda cubrir algunos meses de gastos.
Previsión de flujo de caja
La previsión de flujo de caja es la práctica de obtener una estimación de la posición financiera futura de la empresa. Esto se basa en las ventas anticipadas del negocio para garantizar que su empresa tenga todos los fondos necesarios para continuar funcionando. Esto le permite planificar cuánto espera ganar y cuánto espera gastar.
El pronóstico de flujo de caja se puede hacer observando las ganancias y pérdidas, las ventas y los gastos para predecir las ventas futuras y el flujo de caja. Este artículo de Startups.co.uk entra en más detalles sobre cómo armar un pronóstico.
Puede hacerlo usted mismo con hojas de cálculo, software como Float o contratando a un profesional para que cree un pronóstico para usted. El uso de software como Float tiene el beneficio de la integración con software de contabilidad como Xero, Quickbooks y FreeAgent, que puede ayudarlo a ahorrar tiempo al crear múltiples presupuestos de efectivo para sus escenarios.
Contratar a un contador
Una de las mejores estrategias de gestión de flujo de efectivo para pequeñas empresas es contratar a un contador profesional. Un contador puede ayudarlo a analizar su flujo de efectivo e identificar formas de cobrar más rápido o reducir los gastos. Un contador también se asegurará de que se cumplan todas sus obligaciones tributarias y de que siga siendo lo más eficiente posible en materia de impuestos.
Al seguir las estrategias de gestión del flujo de efectivo que enumeramos anteriormente y ser proactivo para obtener ayuda, tendrá más posibilidades de ser positivo en el flujo de efectivo y acumular más efectivo del que gasta.
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