Una de las preguntas que me hacen con más frecuencia cuando la gente oye que me siento en juntas directivas de empresas no es sobre paquetes de salarios para ejecutivos. En cambio, quieren saber cómo presentarse a una junta para que sus miembros digan que sí.
La pregunta siempre recuerda una presentación que salió mal. Hace varios años, un tipo bastante dandi de dentro de una empresa dio una presentación a una junta en la que me senté. A veces era sarcástico, hacía varias bromas fuera de color, guiñaba un ojo a los miembros de la junta y dejaba claras sus inclinaciones políticas con comentarios secundarios sobre el gobierno de la época. Cuando no sabía las respuestas a las preguntas que le hicimos, trató de engañarlas por irrelevantes. Cuando el presidente finalmente terminó la presentación, nos miramos con incredulidad. No solo no estábamos seguros de la propuesta, sino también de la persona que trajo la propuesta. Creo que puedes adivinar cómo votamos.
No dejes que seas tú.
Las personas presentes en los consejos de administración corporativos por muchas razones: podrían estar sugiriendo una nueva dirección para la empresa, explicando un problema legal complejo que debe decidirse rápidamente, o simplemente dando una actualización sobre un proyecto en curso. Pero los tableros vienen en todas las formas y tamaños, ya sean tableros escolares, tableros de vigilancia de vecindarios, tableros de apartamentos, tableros sin fines de lucro o comités de empleados.
No importa el contexto, los principios de presentación a los órganos de toma de decisiones son los mismos, y hacerlo bien es crucial. No es tan difícil como parece, siempre y cuando tenga en cuenta algunas pautas. Aquí hay nueve cosas que hacer y seis que no hacer para ser efectivos:
Cosas que hacer en Presentaciones de tableros:
- Sepa en lo que se está metiendo. Las reuniones de la Junta a menudo están llenas de una agenda larga. En los últimos meses he estado en reuniones que han durado hasta 8 horas, cubriendo hasta 20 temas. Su tema es especial para usted, pero tiene un tiempo finito para transmitir información esencial.
- Haz tu tarea. ¿Quién está en el tablero? Cuáles son sus antecedentes? Ayuda ser capaz de adaptar la presentación cuando corresponda, para que no les diga cosas que ya saben, ni asuma conocimientos que podrían no tener.
- Envíe documentos con tiempo suficiente. Trato de asegurarme de que los miembros de la junta obtengan sus documentos con al menos una semana de anticipación. Si hay una fecha límite, reúnase con él con varios días de sobra en caso de que haya comentarios antes de que llegue a la junta. Por favor, no nos «sorprenda», como en «No proporcioné los documentos con anticipación porque quería mantenerlo en suspenso». Esto no es una novela de Agatha Christie, es una reunión de la junta. Danos las herramientas que necesitamos para tomar una decisión.
- Sepa de antemano cuánto tiempo tiene. No repase su asignación. Si el presidente considera que se necesita más tiempo, lo extenderá. Asegúrate de dejar suficiente tiempo para hacer preguntas.
- Pregunte a la junta cómo le gustaría que se presentara la información. Por ejemplo, pregúntele a la silla: «¿presentaré todo o alcanzaré los puntos altos?». Otro enfoque: sugiera que «tome los documentos como ya se han leído». Eso significa que presume que todos han revisado los documentos que envió con anticipación, y solo abordará los puntos más importantes y evitará repetir cada detalle.
- Prepárate. Sé profesional. Sé conciso. Los miembros de la Junta juzgarán el contenido de su presentación, pero también la confianza con la que la presenta.
- Mantén la calma y responde a la pregunta. Si no sabes la respuesta, no te pongas nervioso, a la defensiva o intentes fingirla. En su lugar, prométeme que regresarás con la respuesta lo antes posible. A continuación, siga adelante rápidamente. Además, y esto es muy importante, no te desanimes si recibes muchas preguntas difíciles. Si no pensáramos que su propuesta tiene mérito, no nos molestaríamos con preguntas, simplemente diríamos que no. Los miembros de la Junta hacen preguntas de manera diferente: algunos serpentean, otros van directo al grano. No importa el estilo, manténgase templado y responda de manera clara y concisa. Además, no des actitud sobre preguntas que crees que son «tontas» u obvias — estamos haciendo nuestro trabajo. A menudo, la información más interesante o importante proviene de preguntas aparentemente simplistas.
- Sea claro y conciso sobre el resultado. Si hay una decisión que tomar al final de su presentación, asegúrese de que las opciones sean muy claras. Nunca está de más indicar las opciones por adelantado, explicarlas y luego volver a presentarlas.
- Termina con Grace. Cuando llegue el momento de que te vayas, da las gracias y vete. No te quedes.
No hacer presentaciones en tableros:
- Puede que te hagan esperar, no te quejes. Las reuniones pueden llegar tarde dependiendo de la agenda. Si es una reunión a puerta cerrada, se le mantendrá esperando afuera. Si no es así, estará allí viendo a otras personas presentando, o escuchando debates sobre otros temas de la agenda. No se queje bajo ninguna circunstancia, ya que manchará la vista de la sala de su presentación incluso antes de que comience. Un alegre «no hay problema» va un largo camino.
- No nos aburras. Recientemente me senté a ver un informe que esencialmente les decía a todos en la sala algo que todos ya sabíamos. El presentador rápidamente perdió nuestra atención. Peor aún, todos nos habíamos ido mentalmente para cuando llegó a la «pregunta».
- No hagas lobby. Su presentación no es una oportunidad para subir al estrado en otras áreas. Si está allí para hablar sobre la mejora de la infraestructura de TI, lanzar un «mientras estoy aquí, me gustaría hacer una propuesta para mejores instalaciones de estacionamiento» no es útil para usted ni para nosotros.
- No uses jerga. No somos necesariamente expertos en su campo. Use un lenguaje claro que todos los que estén alrededor de la mesa entiendan. La primera vez que salga, explique lo que quiere decir con ESG, grok y API, de lo contrario, solo suena como una cadena de letras y palabras sin sentido. Trate de evitar declaraciones exageradas: un» cambio radical completo » es mejor que sea bastante grande. También palabras impulsadas por tendencias que harán que la gente ponga los ojos en blanco. Me viene a la mente» Thinkfluencer».
- No todos somos iguales-no aireen sus prejuicios e inclinaciones políticas. Con un poco de suerte, el grupo alrededor de la mesa es diverso, con opiniones diversas. Los chistes y comentarios políticos no tienen cabida en su presentación y podrían ofender a las mismas personas a las que está tratando de persuadir.
- No exageres con campanas y silbatos. No hay necesidad de repartir flores o un video entretenido a menos que esté directamente relacionado con el tema. Útil: «he Aquí una muestra de lo que estamos hablando.»Extraño:» Aquí hay una flor para todos ustedes, gente encantadora.»Y sí, estaba en una reunión en la que una vez alguien repartió flores a «todas las encantadoras miembros de la junta».
Claro, conciso y al punto
Piense en su presentación como un memo, no una novela. Los miembros de la Junta se enriquecen con hechos presentados de manera clara y concisa. Incluso si deja su presentación sin obtener la respuesta afirmativa que esperaba, al menos dejará a la gente en la mesa con una buena impresión de usted. Y eso será de gran ayuda si vuelves a la junta con una propuesta revisada.
Inténtalo y hazme saber si ayudó, y si conoces a alguien que se está preparando para dar una presentación, corta esto y envíaselo. Lo más probable es que no solo estén agradecidos, sino que también lo estarán los miembros de la junta que escuchen la presentación.
Publicado en colaboración con LinkedIn. Este post también apareció en la columna de Capital de la BBC, Above Board con Lucy Marcus.
Autor: Lucy P. Marcus, fundadora y CEO de Marcus Venture Consulting, Ltd., es profesor de Liderazgo y Gobernanza en IE Business School, director no ejecutivo del consejo de Atlantia SpA, presidente no ejecutivo del Fondo de Ciencias de la Vida Mobius y director no ejecutivo de BioCity.
Imagen: Estudiantes de la Escuela de Economía de Varsovia asisten a una presentación en la Bolsa de Valores de Varsovia el 15 de septiembre de 2008. REUTERS / Peter Andrews