Un sistema de comunicación empresarial robusto y eficiente es un requisito previo para el éxito de un negocio y hay muchas empresas que están aprendiendo esta lección de la manera difícil. Sí, hay muchas empresas que han sufrido mucho debido a sus pobres procesos de comunicación empresarial. Tuvieron que perder a sus clientes, lo que incluso afectó a sus resultados finales también. Por lo tanto, si usted tampoco quiere enfrentar consecuencias similares, es imperativo que lleve a cabo un análisis exhaustivo de sus procedimientos de comunicación. A continuación se presentan algunas de las métricas para analizar un sistema de comunicación, algunas consideraciones técnicas externas:
- Estructura – La estructura de la comunicación de su negocio juega un papel muy importante. Hay muchos sistemas de comunicación que son sistemas independientes, como los sistemas de telefonía PBX. Estos sistemas antiguos tienen una estructura muy compleja y son vulnerables a una variedad de problemas. Un buen sistema de comunicación debe ser menos complejo y fácil de integrar con otros sistemas. Una estructura modular es mejor, ya que ayudaría a detectar y mantener fácilmente los problemas.
- Claridad: Debe verificar si los correos de voz, así como las llamadas que recibe o realiza, son claros o no. La claridad es lo primero que hace que un sistema de comunicación sea bueno y eficiente. Si tus clientes no son capaces de escuchar lo que dices, es evidente que habrá una brecha de comunicación, que más tarde crearía problemas. A veces, las personas simplemente cuelgan porque no son capaces de escuchar lo que la persona del otro lado está diciendo. Imagínese si esto sucede mientras sus empleados hacen llamadas de ventas. La competencia en el mercado es muy alta y sus clientes pueden ser fácilmente ganados por sus competidores.Consistencia
- : Debe verificar la consistencia de su sistema en los últimos meses o años. Un buen sistema de comunicación debe proporcionar un rendimiento consistente. Puede haber fallas, pero la frecuencia de fallas debe ser muy, muy baja. Como extensión, también puede verificar la frecuencia con la que se descompone su sistema. Lo que se llama tiempo medio entre fallos debe ser extremadamente alto.
- Medio: El tipo de medio que utiliza su sistema de comunicación empresarial para transmitir las señales es muy importante. Si el medio utilizado es ineficiente, entonces es probable que haya una brecha de comunicación, así como pérdida de negocios. Por ejemplo, si su antiguo sistema PBX no puede transferir las llamadas a su oficina remota de forma urgente, entonces no hay uso del sistema. Los retrasos pueden ser fatales en los negocios y cuando son causados por un sistema ineficiente, duele aún más.
- Relevancia: Debe decidir si su sistema de comunicación comercial será relevante después de 5 años o no. La relevancia es muy importante cuando va a invertir un gran dinero para construir su infraestructura de comunicación. Es importante que el factor de relevancia se considere primero cuando decida cambiar o instalar un nuevo sistema de comunicación.
La arquitectura de comunicación unificada es la última tecnología que puede revolucionar la comunicación de su empresa. Es un sistema que puede integrar todas sus herramientas de comunicación en una sola plataforma. VoIP y muchas otras nuevas tecnologías se pueden integrar para construir un sistema de comunicación robusto. No solo sería relevante para los próximos 5 años, sino que también ayudaría a superar una variedad de problemas de comunicación. La claridad y consistencia que ofrece UC es inigualable. UC utiliza un medio que es compatible con Internet, fibra óptica y otros equipos de transmisión de última generación. Esto le ayuda a proporcionar señales de alta calidad a largas distancias. La UC se puede conectar a la red informática existente y utiliza Internet ampliamente.