A menudo olvidamos que cuando hablamos de simplificación, estamos hablando de reducir la cantidad de algo. ¿En serio?
Sí, ver: ¿Cuál es la diferencia entre una habitación individual y una habitación doble?
¡La habitación doble tiene 2 camas!
En el diccionario Merriam-Webster, tenemos esta definición:
Simple: fácil de entender o realizar.
Por lo tanto, cuando se trata de simplificar los procesos de negocio, el objetivo es minimizar las actividades y tareas, al mismo tiempo que se es eficiente, efectivo y productivo, y también se entrega valor al cliente.
Ese es el dilema!
Porque es difícil decidir qué se puede suprimir sin afectar el proceso.
En este contexto, algunas técnicas pueden ayudar a suprimir algunas tareas y actividades (aquellas que no agregan valor).
De hecho, estas técnicas de simplificación de procesos de negocio apuntan a formas de reducir las tareas y actividades que corren mayor riesgo de no ejecutarse correctamente.
Por lo tanto, las actividades y tareas no se eliminan necesariamente (algunas son, como dijimos: las que no agregan valor), sino que se realizan de una manera diferente y más asertiva.
El resultado es la simplificación de los procesos de negocio no necesariamente por la disminución drástica en el número de actividades, sino por la reducción de las actividades de riesgo del proceso, realizándolas de otra manera.
Véase también: 3 Técnicas de mapeo, análisis y mejora de procesos
Técnicas de simplificación de procesos de negocio para Aplicar en su Negocio
Estas cinco ideas para la simplificación de procesos de negocio se utilizan ampliamente en el modelado de procesos con la ayuda de herramientas de modelado BPMN.
Pero mirar fijamente un mapa de proceso no le muestra dónde hay riesgo o contacto directo con el cliente (¡lo que siempre debe ser Wow!).
Así que eche un vistazo a cómo identificar estas oportunidades para mejorar el proceso organizacional.
1-Interacción entre sistemas
Cuando dos sistemas o conjuntos de software interactúan entre sí, debe haber un intercambio de datos. La mayoría de las veces, esto se hace manualmente, sujeto a errores tipográficos e incluso a dilaciones.
Una forma clásica de reducir el riesgo de este intercambio de datos es crear una interfaz de integración entre los dos sistemas.
Un ejemplo del uso de esta simplificación de procesos de negocio ocurre muy comúnmente en el software de diseño gráfico.
Hay varios programas diferentes en el mercado. Y la mayoría de ellos tienen una característica llamada ‘exportación de archivos’.
Por lo tanto, las suites de software «hablan entre sí». Si el diseñador necesita importar un archivo de una imagen creada en otro software para usar en su sistema, solo necesita usar ese comando, y funcionará sin problemas.
Automatización de 2 procesos
La automatización es el control de las actividades «humanas» y del sistema.
Echa un vistazo a este video sobre automatización de procesos de negocio:
https://www.youtube.com/watch?v=lpBf1roaGx0
3- Estandarización de procesos
Una de las formas más objetivas de simplificar los procesos organizacionales es estandarizar procesos recurrentes e idénticos.
Por ejemplo: Imagine un bufete de abogados.
Tiene varios procesos diferentes, cada uno con tareas y actividades distintas y sus peculiaridades, dependiendo de la instancia, causa, etc.
Pero en todos ellos, habrá un momento en el que necesitará recopilar y autenticar firmas. Si este proceso está estandarizado, podrá simplificar en gran medida las actividades de la empresa, simplemente replicándolas cuando sea necesario.
Ver más: Estandarización de procesos de negocio: Todo lo que necesita saber.
4-Definición de reglas de negocio
El propósito principal de una colección de reglas de negocio es facilitar la toma de decisiones. Deben ser simples, evitando el flujo del proceso sin demora ni indecisión.
Un ejemplo clásico es la definición de asignaciones de préstamos bancarios. La regla de negocio es simple: Hasta la cantidad de X mil dólares, el gerente de la agencia puede otorgar el préstamo de forma autónoma. Cualquier cantidad por encima de eso, sin embargo, y necesitan consultar a su gerente.
5-Outsourcing
El outsourcing ha sido generalizado en el pasado, y hoy ha vuelto en otro contexto: Debido a las facilidades de comunicación e integración entre profesionales con el uso de tecnologías de computación en la nube.
Dos ejemplos de esta simplificación de procesos de negocio son la difusión de empresas SaaS (que ven un servicio que anteriormente se hacía en la empresa) y el número de profesionales subcontratados que trabajan en una oficina en casa, como freelancers.
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