Como propietario de un negocio, hay muchas cosas a las que prestar atención al administrar su empresa. Nómina, contratación, contabilidad the la lista sigue y sigue. Y, esa lista incluye el monitoreo de todos los registros de su negocio. Entonces, ¿cuáles son los registros comerciales más importantes para rastrear?
Registros comerciales para rastrear
El IRS le exige que mantenga una serie de registros durante una cierta cantidad de tiempo (por ejemplo, registros de impuestos). Pero, ¿cuáles son los tipos de registros que debe vigilar, incluso si no está obligado a conservarlos? Hay seis registros comerciales para monitorear:
- Registros contables
- Estados de cuenta bancarios
- Préstamos comerciales
- Documentos legales
- Permisos y licencias
- Documentos de seguros
Registros contables
Documenta todas las transacciones de su empresa en sus registros contables. Los registros contables necesarios para el negocio incluyen toda la información sobre sus ingresos, patrimonio y gastos. A partir de sus registros de contabilidad financiera, puede compilar los datos en estados financieros y calcular los ratios de pequeñas empresas.
Debe hacer un seguimiento de sus registros contables para:
- Vea la salud financiera de su negocio
- Mida la rentabilidad de su empresa a lo largo del tiempo
- Analice patrones para tomar mejores decisiones financieras
- Determine si tiene suficiente capital para cubrir sus gastos
- Comprenda si su presupuesto actual es exitoso
Supervise sus registros financieros a intervalos regulares (por ejemplo, trimestral). Y, verifique que realiza un seguimiento de cada gasto y fuente de ingresos. Sin todos los datos contables, sus registros están incompletos y proporcionan información inexacta. Guarde todos los recibos y copias de facturas para respaldar sus registros.
El gobierno federal requiere que conserve documentos financieros que muestren sus ingresos y gastos. Utilice sus registros contables para presentar sus declaraciones de impuestos sobre la renta de su empresa.
Después de presentar su declaración de impuestos, mantenga sus registros de impuestos. ¿Por qué? Porque el IRS le exige que mantenga estos registros durante un período de tiempo específico. Si no presenta una declaración, debe mantener los registros de impuestos indefinidamente. Consulte con su contador, el estado o el IRS para confirmar cuánto tiempo debe mantener los registros individuales.
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Estados de cuenta bancarios
Sus estados de cuenta bancarios detallan todas sus cuentas con el banco. Las cuentas pueden incluir sus registros de cheques, ahorros, inversiones y tarjetas de crédito. Además, puede conciliar sus cuentas bancarias con los registros contables que debe rastrear.
Compare sus estados de cuenta bancarios con sus registros financieros y revíselos para detectar posibles errores. Si sus estados de cuenta bancarios no coinciden con sus registros contables, puede haber un error en sus libros.
Los estados de cuenta bancarios también te ayudan a hacer un seguimiento del progreso de tu negocio. Y, usa sus estados de cuenta bancarios para presentar sus impuestos.
Préstamos comerciales
¿Tiene un préstamo comercial? Si es así, el seguimiento de su préstamo es crucial. Quieres rastrear cosas como:
- Cantidad del préstamo original
- Fecha de aprobación del préstamo
- Fecha de desembolso
- Fecha de amortización esperada
- Fechas de vencimiento del pago del préstamo
- Cambios en la tasa de interés (si procede)
Guarde todos los documentos para el préstamo en un lugar donde pueda acceder fácilmente a ellos. Si decide pagar el préstamo antes o necesita una extensión, proporcione la documentación al proveedor del préstamo.
Haga un seguimiento de los reembolsos de préstamos comerciales en sus libros. Debite en la cuenta de préstamo para disminuir la responsabilidad en sus libros y acredite en la cuenta de efectivo los pagos.
El objetivo del seguimiento de su préstamo comercial es asegurarse de que no se pierda los pagos y administrar los riesgos. Además, puede aumentar sus posibilidades de recibir préstamos en el futuro a través de planes de pago de préstamos responsables. No perder pagos y cancelar todo el préstamo como se describe en el acuerdo de préstamo ayuda a aumentar su puntaje de crédito comercial. Y, un puntaje de crédito comercial más alto le dice a los prestamistas que usted es un prestatario responsable con menor riesgo.
Documentos legales
Los documentos legales de su empresa dependen de la estructura de su negocio. Por ejemplo, las sociedades constituidas (por ejemplo, C corporation) deben mantener sus artículos de constitución. Otros documentos legales incluyen acuerdos de asociación para asociaciones o un DBA (también conocido como hacer negocios como) para empresas individuales.
Debe mantener todos los documentos legales que demuestren que es propietario de su negocio. Guarde estos documentos en un lugar seguro en caso de que necesite proporcionar un comprobante de propiedad.
Recuerde que el seguimiento de sus documentos legales es diferente al seguimiento de los registros financieros. Debe saber dónde almacena sus documentos para que pueda extraerlos fácilmente cuando los necesite.
Permisos y licencias
Los gobiernos estatales y locales pueden requerir que obtenga varios permisos o licencias para operar su negocio. Y dependiendo de la industria de su negocio, es posible que deba solicitar y recibir permisos o licencias específicos de la industria.
Por ejemplo, las empresas que venden alimentos o bebidas pueden necesitar obtener un permiso de salud para vender esos artículos. Y si decide vender alcohol en su negocio, debe solicitar una licencia para vender bebidas alcohólicas.
Haga un seguimiento de sus permisos y licencias porque es posible que deba renovarlos periódicamente. Y, esté atento a cualquier cambio en las leyes para los permisos o licencias que tiene su negocio. Si una ley cambia dónde debe publicar o con qué frecuencia necesita renovar un permiso o licencia, cumpla con prontitud para evitar sanciones o multas.
Documentos de seguro
Hay varios tipos de pólizas de seguro que puede necesitar comprar cuando maneja un negocio. Ejemplos de los tipos de seguro que puede comprar incluyen:
- Seguro de responsabilidad empresarial
- Seguro de inquilinos
- Seguro de automóvil
- Seguro de compensación para trabajadores
- Seguro de ingresos comerciales
- Seguro de responsabilidad profesional
- Pólizas de seguro cibernético
Pero para usar su seguro, debe proporcionar pruebas de de seguros. Lleve un registro de dónde están sus pólizas de seguro. De esa manera, puede tener a mano el número de su póliza de seguro y otra información de identificación si necesita presentar un reclamo.
Las pólizas de seguro pueden ayudar a proteger a su empresa en caso de:
- Desastres naturales (por ejemplo, inundaciones)
- Demandas
- Empleados que se enferman o se lesionan mientras trabajan
- Violaciones de datos
- Accidentes automovilísticos
- Daños en su lugar de trabajo (por ejemplo, incendio)
Considere guardar copias de sus pólizas de seguro en un lugar donde no puedan dañarse. Por ejemplo, puede almacenar registros digitalmente en la nube o físicamente en una caja de seguridad a prueba de fuego. Además, pregunte a su proveedor de seguros si ofrecen una cuenta digital para que pueda descargar o ver su seguro en línea en lugar de documentos en papel.
Este artículo se ha actualizado desde su fecha de publicación original del 8 de abril de 2016.
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