Los días de un piso de oficina bullicioso con docenas de empleados en ropa formal ya pasaron. Los métodos de trabajo tradicionales han sido sustituidos por métodos de trabajo más nuevos y rentables, como una oficina virtual.
Una oficina virtual proporciona las funciones y servicios de una oficina normal, pero sin una ubicación física. Es ideal para un negocio en ciernes, ya que ahorra en costos generales. Esto hace que las oficinas virtuales sean populares para pequeñas empresas o empresas de nueva creación. Pueden ahorrar gastos relacionados con una oficina física, pero aún así obtener los beneficios de una dirección de oficina típica. Entonces, ¿cuáles son los otros beneficios?
Junto con la reducción de gastos, una oficina virtual le ofrece una flexibilidad sin igual. Con una conexión a Internet, cualquier lugar puede ser su oficina!Exploremos por qué necesita una oficina virtual y qué se requiere al crear una oficina virtual.
¿Por Qué Necesita una Oficina Virtual?
Debido a las dificultades financieras iniciales, las nuevas empresas quieren reducir sus costos siempre que puedan. Los pagos de oficina representan el mayor gasto y primero deben reducirse. Por ejemplo, un espacio de coworking en un centro de negocios como la ciudad de Nueva York puede costar hasta 5 500 por mes.
Si prefiere configurar un espacio de oficina usted mismo, la regla 3-30-300 es más relevante. Da el costo real de operar un espacio de oficina. Por cada 3 3 gastados en pagos de servicios públicos, 3 30 se gastan en costos de alquiler y otros 3 300 en gastos de nómina por pie cuadrado de espacio de trabajo anualmente.
Para una empresa que lucha por encontrar sus pies en los primeros días, estos costos pueden presentar desafíos y obstaculizar el crecimiento. Tenga en cuenta un estudio reciente de que las oficinas privadas permanecen desocupadas el 77% del tiempo. Con tal desperdicio de recursos, la necesidad de crear una oficina virtual se vuelve aún más importante.
7 Pasos para Crear una Oficina Virtual
Ahora que sabemos por qué necesitamos una oficina virtual, familiaricémonos con el «cómo». Estos son algunos pasos:
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Tener una Estrategia
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Contrata a las Personas Adecuadas
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Configurar una Dirección de Oficina
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Configurar un teléfono de Oficina
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Obtenga Las Herramientas Necesarias
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Tener un Asistente Virtual
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Manténgase Conectado con Su Equipo
Tener una Estrategia
Una estrategia sólida te evita tener que luchar más adelante en el camino. Al crear una oficina virtual, anote sus tareas pendientes y asegúrese de tener todo el proceso planeado.A pesar de que no está trabajando en un espacio de oficina regular, aún necesita hacer una estrategia.
Esto no es muy diferente de lo que normalmente tendría si estuviera trabajando tradicionalmente. Los fundamentos de los negocios no cambian, y tampoco lo hacen los objetivos.
Algunas áreas que necesitan planificación son:
•Análisis de mercado
•Análisis de la competencia
•Propuestas de valor
•Estructura de la empresa
•Mercado objetivo
•Estrategia de marketing
•Entradas financieras
Contratar a las Personas adecuadas
Una idea puede surgir de una sola mente, pero necesita ser implementada por un equipo. Con una forma poco ortodoxa de trabajar, encontrar a las personas adecuadas para el trabajo puede ser un desafío. Algunos empleados pueden tardar un tiempo en adaptarse al nuevo sistema, mientras que otros pueden no adaptarse en absoluto.
Con una oficina virtual, la reserva de talentos de la que puede elegir a su equipo se expande significativamente, incluso puede llegar a ser global. La flexibilidad en el trabajo es algo que la mayoría de los empleados buscan, y puede atraer talento para que venga y trabaje para usted.
Configure una dirección de oficina
Incluso si está trabajando virtualmente, aún necesita recibir correo. Este correo puede ser documentos oficiales o correspondencia del cliente. Además, puede haber obstáculos regulatorios, que pueden requerir que tenga una ubicación física de la oficina y datos de contacto.
Aparte de la burocracia, es beneficioso para la imagen pública de una empresa tener una dirección de trabajo profesional. Hay varios proveedores de servicios para una dirección virtual. Le dan una dirección física para recibir su correo y otros documentos. Cada vez que reciben correo destinado a usted, usted recibe una notificación o un mensaje de la sala de correo digital.
A continuación, puede elegir un curso de acción adicional con respecto al paquete. Usted puede tener la abrió y escaneado y enviado a usted, o a cabo, o destruido. Ahora, ya sabes cómo crear una dirección de oficina virtual.
Configure un teléfono de oficina
Similar a una dirección, un número de teléfono es algo que es imprescindible. Los sistemas de telefonía virtual utilizan la tecnología de protocolo de voz sobre Internet (VoIP) y toda la comunicación se realiza a través de Internet. Con VoIP, obtienes un número de teléfono regular pero sin tener que obtener una línea fija física.
Puede usar sistemas VoIP en sus teléfonos móviles Android/iOS o en computadoras portátiles y computadoras con Windows o Mac. Esto le evita tener que comprar hardware adicional, como un teléfono de mesa.
Obtenga las Herramientas necesarias
Es esencial que esté bien equipado y preparado para ejecutar su oficina virtual como una máquina bien engrasada. Para este propósito, necesita algunas herramientas a mano que puedan ayudar a que su trabajo progrese sin problemas. Pueden ser software de productividad, servicios de almacenamiento, plataformas de programación y mucho más. Vamos a discutir un ejemplo!
El almacenamiento en la nube es algo que necesitará si está trabajando desde una oficina virtual. Mantenga sus datos seguros y protegidos sin dejar de ser fácilmente accesibles en toda la empresa. Herramientas como Trello ayudan a mantener al equipo en la misma página y a administrar de manera eficiente muchas tareas de personal. Otros servicios también ofrecen herramientas de facturación en línea y rastreadores de productividad. Pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de las horas de trabajo y el tiempo libre de los empleados.
Tener un Asistente virtual
Un asistente virtual le ayuda a delegar tareas no críticas y ahorrar tiempo para asuntos importantes. Estas tareas pueden estar relacionadas con recursos humanos, programación de tareas u otras actividades de la organización. Los asistentes virtuales pueden especializarse en un área específica o llevar todo bajo su paraguas.
Cualquiera que sea el caso, pueden resultar invaluables para reducir su carga de trabajo, lo que le permite centrarse en el panorama general.
Manténgase conectado
Trabajar en una oficina virtual, al mismo tiempo que tiene sus beneficios, también plantea una serie de desafíos. Debe estar en contacto con su equipo, saber lo que están haciendo, coordinarse en asuntos urgentes y, en general, estar en la misma página. Esto puede ser difícil mientras se trabaja desde múltiples ubicaciones, y es por eso que la comunicación efectiva es crítica.
Para eliminar cualquier posible malentendido, puedes usar herramientas como Slack y Zoom para tu equipo virtual. Le permiten estar en contacto con sus empleados constantemente.También puede utilizar herramientas de gestión de la productividad para coordinar el trabajo de un equipo de manera eficiente.
Wrap Up!
Las oficinas virtuales proporcionan flexibilidad, adaptabilidad y escalabilidad. Todos estos factores son importantes para un negocio prometedor y sirven como motor de crecimiento. Es mejor mantenerse al día con los requisitos de una oficina virtual y saber qué herramientas usar. Puede estar tranquilo y tener total confianza en que su oficina virtual será efectiva.