El fraude de nómina es el robo de efectivo de una empresa a través del sistema de procesamiento de nómina. Hay varias maneras en que los empleados pueden cometer fraude de nómina, como se indica a continuación. Entre los tipos más comunes de fraude de nómina se encuentran no devolver un adelanto, golpear a un compañero y rellenar la hoja de tiempo.
Fraude de retención anticipada
El tipo de fraude más pasivo es cuando un empleado solicita un anticipo de su salario y luego nunca lo devuelve. Esto funciona mejor cuando el personal de contabilidad no registra los anticipos como activos (en lugar de cargarlos directamente a los gastos), o nunca supervisa el reembolso. Por consiguiente, el impago de anticipos requiere la inactividad del receptor y un registro y seguimiento inadecuados de las transacciones por parte del personal contable. Un procedimiento mensual para revisar los anticipos eliminará este problema.
Fraude de perforación de amigos
Un empleado organiza con sus compañeros de trabajo para que ingresen sus horas en el reloj de tiempo de la compañía mientras se toma el día libre. Las revisiones de supervisión y la amenaza de terminación son las mejores formas de evitar este riesgo. Una alternativa más cara es usar relojes de tiempo biométricos, que identifican de manera única a cada persona que inicia sesión en el sistema de registro de tiempo.
Fraude fantasma de empleados
El personal de nómina crea un empleado falso en los registros de nómina o prolonga el pago de un empleado que acaba de abandonar la empresa, y altera el registro de pagos para que el pago del depósito directo o el cheque de pago Esto funciona mejor en grandes empresas donde los supervisores tienen personal muy grande y, por lo tanto, no rastrean la compensación con suficiente detalle. También funciona bien cuando un supervisor ha abandonado la empresa y aún no ha sido reemplazado, de modo que los empleados fantasmas pueden insertarse en sus departamentos hasta que se nombre a un nuevo supervisor. Se necesita una auditoría periódica de los registros de nómina para detectar a los empleados fantasmas. Otra forma de detectar a un empleado fantasma es cuando no hay deducciones de un cheque de pago, ya que el perpetrador quiere recibir la cantidad máxima de efectivo.
Fraude de desvío de cheques de pago
Los empleados podrían tomar el cheque de pago de otro empleado que esté ausente y luego cobrar el cheque por sí mismos. Esto se puede evitar haciendo que el pagador retenga todos los cheques no reclamados en una caja fuerte cerrada, y exigiendo que todos los que reciben un cheque de pago demuestren su identificación con una licencia de conducir o algún documento similar.
Fraude de Alteración de la tasa de pago
Los empleados se confabulan con el empleado de nómina para aumentar el monto de su pago por hora en el sistema de nómina. Un empleado más inteligente devolverá la tasa de pago a su nivel original después de cometer este fraude por solo unos pocos períodos de pago, de modo que el problema sea menos fácil de detectar. Esto se puede detectar haciendo coincidir los documentos de autorización de tarifas de pago con el registro de nómina.
Fraude de horas no autorizadas
Quizás el tipo más común de fraude de nómina es el relleno de hojas de tiempo por parte de los empleados, generalmente en incrementos lo suficientemente pequeños como para escapar de la notificación de los supervisores. Este es un problema particular cuando se sabe que los supervisores solo hacen revisiones someras de las hojas de tiempo. El mejor control sobre este tipo de fraude es la revisión supervisora.
En resumen, hay muchas maneras en que la cantidad de nómina pagada se puede ampliar de manera fraudulenta. Esto es difícil de detectar cuando las cantidades involucradas son pequeñas, por lo que debe considerar el costo de las actividades de prevención en relación con la cantidad de ahorros que se generarán.
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