Un documento clave en el archivo personal de un empleado es un memorándum escrito bien redactado, si desea fortalecer su defensa contra una acción iniciada por un empleado. La mayoría de las advertencias escritas y los memorandos disciplinarios son inadecuados porque no incluyen varios elementos muy importantes.
Elementos a incluir
Ya sea que tenga que defenderse de un reclamo de seguro de desempleo inmerecido o de una demanda por despido injustificado, debe incluir los siguientes elementos en las notas de advertencia y disciplinarias:
1. Un encabezado de asunto, como » Advertencia por escrito.»
2. Fecha y hora de la advertencia o acción.
3. Nombre del empleado involucrado.
4. Cargo del empleado.
5. Nombre de la persona que da la advertencia o realiza la acción.
6. Cargo de la persona que da la advertencia o toma la acción.
7. Persona o personas a las que se entregan copias.
8. Política del empleador relacionada con el incidente o tema, y / o el comportamiento o desempeño esperado del empleado.
9. El incidente específico que causa la advertencia o acción. Sea específico con la fecha, la hora y lo que ocurrió.
10. Comportamiento que debería haber tenido lugar. El cambio de comportamiento requerido. Sé específico.
11. Qué acciones pueden resultar de un comportamiento incorrecto adicional por parte del empleado y las consecuencias si el empleado no cambia.
12. Firma de la persona que da la advertencia o realiza la acción.
13. Fecha de recepción por el empleado.
14. Firma del empleado que recibe la advertencia o acción. (Nota: Si el empleado se niega a firmar, sugiérale que escriba en el memo la razón o razones por las que se niega a firmar. Esta declaración en el propio guión del empleado, ya sea tres palabras o un párrafo largo, es una evidencia sólida que demuestra que el empleado recibió y entendió el contenido del memorando.)
15. La firma de un testigo de la reunión con el empleado y las declaraciones hechas en la reunión.
Ejemplo de Apercibimiento por escrito
Asunto: Apercibimiento por escrito
Fecha: Nov. 17, 2005 a la 1:30 p. m.
A: Jane Row, Empleada de almacén
De: Betty Fram, Supervisora de Almacén
Copias a: Hank Black, Dept. Mgr. y Mary Grey, Directora de Personal
Jane, nuestra política en esta compañía es que llame al trabajo al menos una hora antes del inicio de su horario de trabajo programado cuando llegue tarde, se enferme o no pueda entrar. Debe hablar directamente con su supervisor u otra persona a cargo.
El miércoles, Noviembre. 16, no llamaste para decir que no podías entrar. Hoy llegaste tarde al trabajo, a las 11 a. m., sin explicación. Usted debería haber llamado ayer y hoy para hacerle saber a su supervisor que no estaría el miércoles y que llegaría tarde hoy.
Esta es la tercera vez este año que lo hace. Te lo he advertido verbalmente antes. Los incidentes de ayer y de hoy son lo suficientemente graves como para que emita esta advertencia: la próxima vez que falte al trabajo sin llamar, como lo requiere nuestra política, será despedido por su cuenta.