Es su equipo de realización periódica auditorías de RH? Los procesos, sistemas y políticas de recursos humanos ineficaces pueden perjudicar a su negocio. Si estos factores no se supervisan continuamente, una empresa puede encontrarse en el lado equivocado de las leyes laborales. Como, enfrentar fuertes sanciones por no tener un programa de seguridad para empleados. Realizar una auditoría de recursos humanos le ayuda a asegurarse de que está preparando a sus empleados y su negocio para el éxito y el cumplimiento a largo plazo.
Tal vez ha pasado tanto tiempo desde que participó en una auditoría de recursos humanos que ha olvidado lo beneficioso que esto puede ser para su organización. Especialmente a la vuelta de la esquina en un mundo post-pandémico, muchas cosas pueden cambiar rápidamente en un negocio con su gente. Esto requiere dar un paso atrás y evaluar hacia dónde se dirige la organización en términos de gestión del capital humano.
¿Qué es una auditoría de recursos humanos?
Una auditoría de recursos Humanos revisa los procesos y políticas de recursos humanos para identificar las áreas que pueden necesitar mejoras y qué áreas están funcionando bien. Las organizaciones pueden utilizar una auditoría de recursos humanos para garantizar el cumplimiento y alinear los programas de recursos humanos con los objetivos empresariales. Se están asegurando de que estos procesos realmente contribuyan al desempeño de la organización.
Una auditoría de recursos humanos es similar a una auditoría de procesos internos. En pocas palabras, es como darle a su departamento de recursos humanos un boletín de calificaciones de cuán efectivo es. Realizar una auditoría de su departamento de recursos humanos también detecta áreas de incumplimiento para reducir el riesgo para el negocio.
Esencialmente, una auditoría de recursos humanos es una oportunidad para reforzar los procesos para que aspectos como el reclutamiento, la retención, la incorporación, la capacitación, el salario y la remuneración, la nómina y la gestión del desempeño reciban la atención que necesitan.
Puede parecer mucho trabajo. Después de todo, ¿no tiene ya mucho en su plato tratando de reclutar y retener empleados y luego asegurarse de que rindan? Sin embargo, la mejora continua de sus procesos de recursos humanos le ayuda a garantizar no solo que cumplen con las leyes y regulaciones, sino que también ayudan a que su fuerza de trabajo y su organización tengan más éxito.
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¿Por qué realizar una auditoría de recursos humanos?
Los objetivos de una auditoría de recursos humanos son múltiples. Si bien no es obligatorio, cada área de recursos humanos que se revisa se beneficia de haber hecho este esfuerzo. Según Mark S. Floyd, socio del bufete de abogados de Cleveland Walter y Haverfield, » Las auditorías examinan la efectividad de las políticas, procedimientos y sistemas actuales del departamento de Recursos Humanos en relación con los últimos cambios y desarrollos en el derecho laboral y laboral.»Además, agrega,» el liderazgo senior depende en gran medida del departamento para garantizar que la estrategia comercial general de la compañía sea coherente con las muchas leyes y regulaciones complejas que rigen el entorno laboral.»
¿Aún no está convencido? Estas son algunas de las razones por las que las auditorías de recursos humanos deben ser una prioridad en su organización:
- Mejora los procesos y las políticas que afectan a los empleados. Una auditoría de recursos humanos es una oportunidad para mejorar las áreas de sus procesos y políticas que tienen el mayor impacto en los empleados. Esto empodera a los trabajadores, ayuda a retenerlos y, en última instancia, hace que la empresa sea más fuerte.
- Garantiza el cumplimiento corporativo. Nunca des por sentado que tus políticas cumplen con todas las leyes. Hay nuevas leyes de empleo y cambios en las leyes que ocurren todo el tiempo. Para obtener y mantener el cumplimiento y evitar demandas no deseadas, debe estar a la vanguardia con auditorías de cumplimiento de recursos humanos que identifiquen cualquier área de riesgo potencial.
- Hace que los datos de recursos humanos sean significativos y estratégicos. Haga un buen uso de todos esos datos de recursos humanos conectándolos con la realidad de sus políticas y procedimientos de recursos humanos.
- Ayuda a prevenir el impacto adverso en las prácticas de empleo. Puede mitigar los problemas con un impacto dispar en los candidatos en la contratación, y en los candidatos en el salario y la remuneración, la planificación de la sucesión y, en general, a lo largo del ciclo de vida de los empleados, realizando auditorías.
- Crea una compensación equitativa y justa. Durante sus auditorías financieras y análisis de compensación, también puede ser una buena práctica auditar cuán equitativos y competitivos son sus salarios y paquetes de compensación. Esto puede apoyar los esfuerzos de contratación y retención y también evitar quejas.
- Identifica ineficiencias en sistemas y prácticas. Como mínimo, las auditorías de recursos humanos pueden ayudar a descubrir prácticas o sistemas que no son eficientes. Las tareas o procesos redundantes que son demasiado largos pueden causar errores.
¿Cuándo debe realizar una auditoría de recursos humanos?
No espere a que surjan problemas antes de realizar una auditoría de recursos humanos. Adoptar un enfoque proactivo siempre es mejor que uno reactivo. Lauren Brown, aPHR, colaboradora del blog Bernard Health, comparte: «La mejor época del año para llevar a cabo una auditoría dependerá de las necesidades y el calendario de la organización. Una época del año más lenta podría ser más productiva que la temporada alta de la organización. Del mismo modo, el final o comienzo del año puede ayudar a una organización a comparar las mejoras año tras año.»
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Elija la época del año que sea más conveniente para su organización y carga de trabajo.
Tipos de auditoría de recursos Humanos
Hay varios tipos de auditoría de recursos humanos que puede realizar, cada uno centrado en un área específica del capital humano de la organización. Puede optar por ejecutar la auditoría creando un comité de profesionales internos de recursos humanos (verificando un área que generalmente no manejan), o puede decidir utilizar un servicio de auditoría de recursos humanos de terceros.
Estos son los diversos tipos de auditoría de recursos humanos que querrá realizar:
| Auditoría de registros | |
| Auditoría I-9 | Auditoría destinada a garantizar el cumplimiento continuo de las disposiciones sobre sanciones a los empleadores de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA). |
| Archivos de empleados | ¿Están sus archivos de empleados en una ubicación bloqueada y segura, y los archivos digitales de personal encriptados y seguros? |
| Registros de nómina | ¿Mantiene registros de nómina detallados y quién tiene acceso a ellos? |
| Retención de registros | ¿Cuánto tiempo está almacenando los registros de los empleados y está cumpliendo con las reglas para la retención de registros? |
| Auditoría de funciones de recursos humanos | |
| Reclutamiento y contratación | ¿Mantiene registros de los esfuerzos de reclutamiento, desde anuncios hasta entrevistas y prácticas de contratación? ¿Cumple con los requisitos de Acción Afirmativa? |
| Prácticas de incorporación | La forma en que se incorporan los nuevos empleados es importante. ¿Qué tipo de estructura tiene su programa de incorporación? ¿Recibe comentarios de sus nuevas contrataciones? |
| Remuneración y salario | Asegúrese de que su remuneración y salario sean competitivos, y asegúrese de que los diferentes grupos de empleados reciban el mismo salario por trabajos equivalentes. También determine si está clasificando a los empleados correctamente como asalariados/por hora, empleados a tiempo completo, trabajadores a tiempo parcial o contratistas independientes. |
| Rendimiento y capacitación | ¿Cómo se realizan las evaluaciones de rendimiento y qué tipo de apoyo de capacitación se ofrece? |
| Auditoría de cumplimiento legal | |
| EEOC | ¿Se adhiere a las directrices de la EEOC? Hay violaciones potenciales? |
| Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) | ¿Cumple con las leyes de salario mínimo de la FLSA? |
| Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) | ¿Cuál es su proceso para revisar, aprobar y monitorear las licencias solicitadas por FMLA? |
| Ley para Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) | ¿Ofrece oportunidades a trabajadores con discapacidades de acuerdo con ADA? |
| Beneficios | ¿Ofrece acceso a paquetes de beneficios de atención médica asequibles si es necesario? ¿Cómo manejas COBRA? |
| Auditoría de políticas | |
| Disciplina progresiva | ¿Su proceso disciplinario es claro, consistente y por escrito? |
| Política de terminación | ¿Su política de terminación está en línea con las leyes estatales de empleo a voluntad? |
| Póliza de PTO | ¿Ofrece tiempo libre pagado a todos sus trabajadores elegibles? |
| auditoría de Seguridad | |
| los peligros de la OSHA | mantener un registro de OSHA? ¿Toma medidas para mantener un lugar de trabajo seguro, incluida la capacitación? |
| MSDS | ¿Su lugar de trabajo está equipado con un libro de MSDS y los empleados saben dónde encontrarlo? |
| PPE | ¿Proporciona equipo de protección personal adecuado, incluidos uniformes según sea necesario? |
7 pasos para un proceso de auditoría de recursos humanos eficaz
¿Se pregunta cómo realizar una auditoría de recursos humanos? Aquí hay una práctica lista de verificación de auditoría de recursos humanos para comenzar:
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Inicio de la evaluación
Paso 1: Determine lo que desea auditar.
Como hemos mencionado anteriormente, hay muchos tipos diferentes de auditorías de recursos humanos en las que puede centrarse. Sin embargo, para este propósito, querrá especificar claramente los objetivos de auditoría para su organización. No intentes hacer todo a la vez. Establezca una línea de tiempo para la finalización.
Paso 2: Obtenga el buy-in de la gerencia.
La única manera de hacer un cambio duradero que tenga un impacto positivo en su organización es asegurarse de que su equipo de gestión ejecutiva se incorpore. Necesitará su apoyo, especialmente si solicita contratar a un tercero para llevar a cabo la auditoría.
Paso 3: Determine quién llevará a cabo la auditoría.
¿Intentará hacer la auditoría usted mismo, o contratará fuera de la organización? Decidir quién es responsable de qué tareas si se trata de un esfuerzo conjunto. Establezca expectativas para su evaluación desde el principio.
Paso 4: Recopile los datos.
Inicialmente, deberá recopilar todos los datos relevantes que tengan que ver con lo que está auditando. Por ejemplo, puede utilizar los datos de su ATS si está auditando sus procesos de contratación. Asegúrese de tener permiso para usar los datos.
Paso 5: Revise sus hallazgos.
Tómese el tiempo para organizar y analizar la información que ha descubierto. Trate de identificar cualquier problema potencial y oportunidades de mejora. Por ejemplo, puede prevenir lesiones futuras aumentando la frecuencia con la que la compañía ordena EPP para los trabajadores.
Paso 6: Planifique e implemente sus mejoras.
Primero, priorice las áreas más problemáticas, por ejemplo, aquellas que podrían meter a su organización en los problemas legales más graves. Luego, trabaje en su lista de prioridades para mejorar los procesos y las políticas que son débiles y necesitan mejoras.
Paso 7: Sé transparente con los cambios.
Los empleados estarán interesados en conocer los cambios y mejoras que está realizando en los procesos de recursos humanos. Encuentre formas de comunicarles estos cambios y pida a los gerentes que actualicen a los empleados.