Por Megan R. Nichols
Una empresa que desea aprovechar al máximo sus vehículos querrá implementar herramientas digitales que puedan rastrear su flota.
El software de gestión de flotas puede ayudar a las empresas a optimizar todos los aspectos de su flota, lo que les permite administrar mejor el gasto de combustible, optimizar la gestión de rutas y reducir la conducción dura. Sin embargo, no todas las piezas de software de gestión son iguales. Las empresas que deseen implementar estas herramientas deberán evaluar cuidadosamente sus opciones. De lo contrario, pueden encontrarse fácilmente con una pieza de tecnología que no encaja bien.
Aquí le mostramos cómo puede elegir el software de gestión de flotas adecuado para su organización.
Características clave del software de gestión de flotas
Las características ofrecidas por el software de gestión de flotas varían de una herramienta a otra.
Algunos programas le permiten a su empresa rastrear eventos de conducción inseguros, como frenados y aceleraciones bruscos, así como el tiempo que pasa en ralentí. Por lo general, estos sistemas también proporcionan notificaciones inmediatas de exceso de velocidad y otras métricas relacionadas con la seguridad del conductor que pueden permitirle entrenar y entrenar a los operadores. Según un informe, las empresas que implementaron soluciones de gestión de flotas vieron un aumento del 38 por ciento en millas entre alertas de conducción severa en dos meses.
Las funciones de mantenimiento preventivo pueden ayudar a una empresa a realizar un mejor seguimiento de la salud del vehículo y programar el mantenimiento de una manera que reduzca el tiempo de inactividad. Las funciones de optimización de rutas examinan los recorridos actuales que siguen los vehículos y encuentran opciones más eficientes. Algunas herramientas también pueden hacer recomendaciones prácticas, como adoptar una política de no girar a la izquierda. Este análisis puede ayudar a su empresa a reducir la conducción excesiva, lo que puede reducir los costos de combustible y el desgaste del vehículo.
Las soluciones más avanzadas pueden ofrecer gestión de rutas, lo que ayuda a las empresas a planificar su estrategia general de viajes de la manera más eficiente posible. El software de gestión de flotas también ayuda a su empresa a realizar un seguimiento del uso de combustible, lo que le permite estimar con mayor precisión la cantidad de gas que usa cada conductor y vehículo. Reducir el gasto en combustible es una de las mejores formas para que una empresa reduzca los costos operativos y de flota en general.
Algunas herramientas están diseñadas con API o para integrarse con otro software. Como resultado, el programa podrá «hablar» con otras plataformas, como, por ejemplo, un CRM, una herramienta de seguimiento de paquetes o una solución de IoT. Esta característica es excelente en situaciones en las que una empresa ya cuenta con una tecnología sólida y desea que cualquier tecnología nueva se integre a la perfección.
Estrategias Para Seleccionar e Implementar Software De Gestión De Flotas
Cuando busque una herramienta de gestión de flotas potencial, comience con un objetivo claro y medible en mente. Este objetivo debe estar en línea con la estrategia general de su negocio e informado por las necesidades de los conductores y el personal. Por ejemplo, es posible que desee reducir las incidencias de conducción dura o el gasto total de combustible de su flota.
Tener un objetivo específico le ayudará a reducir el número de opciones de software de gestión de flotas que puede elegir, lo que le dará una mejor idea de las que mejor se adaptarán. Una vez que implemente el software, este objetivo también le proporcionará información sobre si la herramienta ayuda o no a mejorar a su equipo.
También debe tener en cuenta cualquier norma o reglamento especial que su empresa u organización deba seguir. Cierto software de gestión de flotas incluirá funciones que ayudarán a su organización a seguir estas regulaciones.
Varias ciudades de todo el país, por ejemplo, han aprobado leyes contra el ralentí que castigan a las empresas cuyos conductores dejan los vehículos en marcha. Algunos sistemas de gestión de flotas incluyen características que detectan y evitan el ralentí. Una empresa que opera en una ciudad con estas leyes debe considerar el software que tiene estas características de prevención de ralentí.
Si los conductores de su empresa están sujetos a las regulaciones de Horas de servicio (HOS), también querrá una solución que incluya funciones de seguimiento de HOS. Esto asegurará que sus conductores no trabajen más horas de las permitidas.
Considere la escalabilidad y Facilidad De Uso Del Sistema De Gestión De Flotas
Los programas de gestión de flotas se basan en el cumplimiento por parte de los conductores, que necesitan realizar un seguimiento de la información valiosa y garantizar que los sistemas funcionen correctamente. Una vez que el software registra los datos, el personal que puede no tener experiencia trabajando con herramientas de gestión de flotas los analizará. Por esta razón, la facilidad de uso será esencial. Si es posible, confirme que su proveedor ofrece capacitación o, como mínimo, publica documentación sólida y materiales educativos que su empresa pueda usar para preparar al personal. Su equipo debe estar bien informado sobre cómo usar cualquier tecnología nueva antes de la implementación.
Aunque la tecnología de gestión de flotas a veces se asocia con flotas más grandes, estas soluciones pueden gestionar operaciones de todos los tamaños. Sin embargo, no todas las soluciones están diseñadas para adaptarse a una empresa a medida que crece. Algunas plataformas funcionarán mejor al administrar flotas más pequeñas y pueden tener dificultades a medida que aumenta el número de sensores en los vehículos y aumenta la cantidad de datos que se procesan.
Antes de seleccionar una herramienta de gestión de flotas, considere cuán escalable es el software. Querrá planificar para que la solución crezca con su organización. Si una tecnología dada funciona mejor para flotas más pequeñas o requiere una licencia o suscripción diferente a medida que aumentan los vehículos sobre orugas, puede que no sea la mejor inversión posible.
Si bien puede cambiar a otro software de gestión de flotas a medida que cambian las necesidades de su empresa, puede ser un proceso complicado que puede requerir el reciclaje de conductores. Durante el cambio, también puede perder información crítica del vehículo.
Estrategias Para Seleccionar El Software de Gestión de Flotas Adecuado
Con la herramienta adecuada, es posible optimizar los vehículos de su empresa. El software de gestión de flotas puede realizar un seguimiento y ofrecer asesoramiento sobre cuestiones como el gasto de combustible, la conducción dura, la optimización de rutas, el mantenimiento de vehículos y mucho más. Sin embargo, no todas las herramientas serán las adecuadas para su negocio.
Si desea implementar una herramienta de gestión de flotas en su organización, comience con un objetivo claro y práctico en mente. Tal vez desee reducir el gasto en gasolina o aumentar la seguridad del conductor. Busque una solución que proporcione características que lo ayuden a alcanzar este objetivo. Si es posible, trabaje con un proveedor que pueda ofrecer capacitación directa o materiales que ayuden a su personal a aprender a usar la nueva tecnología.
Sobre El Autor
Megan R. Nichols es escritor industrial para sitios como Thomas y IoT Evolution World. Megan también publica artículos de fabricación fáciles de entender en su blog, Schooled By Science. Mantente al día con Megan suscribiéndote a su blog.