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El formato simple y efectivo es una herramienta poderosa en la caja de herramientas de su escritor. Puede ayudar a transformar un largo, redundante y aburrido (¡jadeo!) documento de negocios en una presentación concisa y visualmente atractiva. Aprende a hacerlo correctamente y observa cómo mejoran drásticamente tus habilidades de escritura.
Por qué la Necesidad de formatear
Su tarea es educar e informar a sus lectores o audiencia. Y debe hacerlo de una manera que proporcione una experiencia de lectura óptima. Por lo tanto, utilice el formato para que el texto sea legible, informativo e interesante (pero nunca distraiga) para que el lector pueda digerir la información de manera rápida y fácil.
Técnicas de formato
Hay algunas técnicas de formato básicas que puede usar universalmente en la escritura empresarial. Incluyen::
- Viñetas y listas de números
- Infografías
- Subtítulos
- Fuentes
Profundicemos un poco más en cómo usar cada uno de estos de manera efectiva.
Viñetas y números
Seamos honestos: La gente no lee como antes. Se encogen al ver párrafos largos y comienzan a romperse solo pensando en tener que leer un manual de 16 páginas. Por lo tanto, como autor del texto, sea amable con su lector suavizando el golpe mediante el uso de viñetas y listas numeradas.
Reduzca su escritura a lo esencial utilizando viñetas o listas numeradas. Esto es lo que su lector quiere: una dirección clara que vaya directamente al grano. Este es un ejemplo de cómo se actualizó un párrafo largo a primera clase usando solo una oración y algunas viñetas:
Es fácil unirse a una reunión de Zoom. He aquí cómo:
- Abre Zoom en tu teléfono o portátil.
- Haga clic en «Unirse a una reunión».»
- Introduzca el ID de la reunión y la contraseña que se le proporcionaron.
- Elija conectar audio / vídeo y haga clic en «Unirse».»
Si prefiere el aspecto de una lista numerada, simplemente cambie las viñetas. Elijas lo que elijas, la clave es mantener la lista simple y enfocada.
Use infografías
Las infografías incluyen imágenes, gráficos y texto que comunican información visualmente. Captan su atención, enseñan los puntos principales y son fáciles de recordar. Pueden demostrar cronogramas, aumentar el conocimiento de la marca, promover eventos, resaltar resultados en informes y mucho más. Puedes obtener plantillas de forma gratuita, comprar diseños personalizados o crear los tuyos propios.
Subpartidas
Las subpartidas rompen efectivamente párrafos largos. Pueden introducir un nuevo tema o responder una pregunta. Un subtítulo al final del artículo puede resaltar la conclusión.
Los subtítulos requieren su propio formato. Puede elegir que destaquen utilizando una fuente más grande o un estilo de fuente diferente. O simplemente hazlo audaz.
Por supuesto, cuando su escritura se va a presentar en línea, recuerde usar los encabezados correctamente (H1, H2, H3, etc.) para mejorar el SEO. También permitirán a sus lectores desplazarse rápidamente por el texto para encontrar lo que están buscando.
Use subtítulos para llamar la atención del lector. Comienza con un verbo o una pregunta, mantenlo corto y potente, o úsalo como una hoja de ruta para delinear el contenido. Estos son algunos ejemplos:
- Cómo Usar QuickBooks Como un Profesional
- Contratar a un Consultor
- Por qué No puedes Perderte Este Seminario
- Envolverlo Todo
- Pensamientos finales
Elija las Fuentes correctas
las fuentes adecuadas para un documento comercial deben basarse en la facilidad de lectura. Si el lector se distrae con fuentes ocupadas, difíciles de leer, tontas o meramente decorativas, perderás a tu audiencia. (Y tal vez su credibilidad. Se enfocarán más en el aspecto de las palabras que en el mensaje que está tratando de transmitir.
Por lo tanto, seleccione fuentes simples, profesionales y coherentes (intente usar uno o dos estilos de fuente por documento). Dos tipos de fuente básicos utilizados en los negocios son serif y sans serif. Las fuentes generalmente aceptadas para negocios incluyen New Times Roman, Cambria, Georgia, Arial y Calibri.
Recapitulemos
Una vez que haya escrito la copia de su documento comercial, eche otro vistazo para ver dónde puede usar las siguientes técnicas de formateo:
- Haz que los puntos principales destaquen con viñetas o números.
- Utilice infografías para mejorar la enseñanza.
- Divide el texto con subtítulos y usa encabezados para mejorar el SEO.
- Elija fuentes que sean simples y apropiadas para la escritura empresarial.
Cuando se hace bien, el formato puede dar vida a sus documentos o presentaciones comerciales. Aprende a usar las técnicas adecuadas y tu escritura seguirá mejorando.