Entrar en la industria de TAS (Servicio de Contestadores Telefónicos) nunca ha sido más asequible o alcanzable de lo que es en 2020. La necesidad de externalizar las llamadas entrantes es una demanda en rápido crecimiento para las empresas que se están expandiendo y quieren ser rentables e ingeniosas con su tiempo. Sin embargo, al iniciar un TAS, hay algunas cosas a considerar que podrían ayudar u obstaculizar su negocio de inicio. Una prioridad # 1 es elegir el software de servicio de contestador correcto.
¿Qué es un Servicio de Contestador Telefónico (TAS)?
Un servicio de contestador telefónico actúa como recepcionista virtual para las empresas que necesitan externalizar sus llamadas entrantes. Antes de usar un TAS, las empresas enviaban sus llamadas perdidas al buzón de voz y devolvían las llamadas de los clientes más tarde, ya que tenían que atender otras tareas que eran más urgentes. Mientras que con el TAS, las llamadas se pueden enviar directamente a un servicio de respuesta en vivo para responder llamadas en tiempo real. Las necesidades del cliente se pueden satisfacer de manera oportuna y la empresa aún puede concentrarse en las otras tareas que tiene a mano.
Servicio de contestador Desde casa o desde una Oficina: Pros y Contras
Una de las primeras decisiones que tendrá que tomar es si la empresa trabajará desde una ubicación o si todos trabajarán de forma remota. Debido a la naturaleza del servicio y los avances en la tecnología, los servicios de contestador pueden operar con éxito desde una ubicación centralizada, como un edificio de oficinas, o pueden descentralizarse, donde un operador de servicio de contestador puede trabajar desde muchas ubicaciones y, a menudo, trabajar desde casa. Hay pros y contras en ambas opciones, por lo que es importante evaluar la practicidad, la rentabilidad y los aspectos legales de ambas, para garantizar que la puesta en marcha de su empresa esté bien informada y bien equipada.
Cómo iniciar un Servicio de Contestador Desde casa
Es intimidante para una empresa emergente permitir que los empleados trabajen de forma remota porque existe el riesgo de que la empresa no pueda funcionar como lo haría si todos estuvieran en un edificio. Si bien es cierto que el gerente tendrá menos control sobre el día a día y tendrá que capacitar a los empleados virtualmente, no significa necesariamente que falte la calidad de su negocio. Con la gestión adecuada y una buena comprensión de cómo funciona el negocio, su empresa emergente puede trabajar con éxito desde casa. Un beneficio para su empresa que trabaja de forma remota es que tendrá un gran grupo de empleados elegibles para elegir, ya que no hay limitaciones de desplazamiento. Su empresa también puede ser más selectiva sobre quién es contratado, por ejemplo, podría contratar solo a personas que tengan experiencia en la industria. Esto eliminaría la necesidad de un entrenamiento extensivo a través de la computadora.
Si su empresa quiere tener una sinergia positiva, crear un entorno que haga hincapié en la comunicación y la cooperación en equipo puede ayudar a hacer que la empresa funcione como si todos estuvieran en el mismo edificio. Tendrá que optar por un software TAS basado en la nube para poder operar con éxito con agentes remotos (obtenga más información al respecto a continuación). El sistema TAS que utilice también puede ofrecer la opción de monitorear y entrenar a los empleados mientras reciben llamadas, lo que es una función útil para trabajar en estrecha colaboración con los empleados que trabajan de forma remota.
Cómo iniciar un Servicio de contestador desde una Oficina
Operar desde una ubicación centralizada ha sido el método preferido para administrar un negocio porque se ha demostrado que tener a los empleados en una ubicación permite al gerente un mayor control sobre la garantía de calidad, el intercambio de datos y la colaboración entre roles en la empresa. En la mayoría de los casos, también es más rentable contratar los roles en la empresa porque no tiene que pagar tarifas, cuotas mensuales o comisiones para un tercero. Una desventaja de trabajar en una ubicación centralizada es que los empleados elegibles son más limitados que si la empresa estuviera contratando de forma remota. Esto podría no ser un problema si se encuentra en una gran ciudad, pero si la empresa está en una zona más rural, podría ser difícil encontrar empleados adecuados. Sin embargo, hacer que los empleados entren en el trabajo puede facilitar la capacitación y la asistencia para responder y responder a las llamadas. La decisión se reduce a la preferencia del gerente y a cuánto control desea tener en el día a día.
Escriba un Plan de Negocios Para Su Servicio de Contestador telefónico
Al escribir un plan de negocios para su empresa, debe buscar la asistencia de un abogado y un contador en la industria para guiar la toma de decisiones para la protección legal y la estrategia fiscal. Un abogado y contador podrá determinar qué entidad comercial es la mejor para usted. Por ejemplo:
- LLC (Estructura empresarial en la que los propietarios no son personalmente responsables de las deudas o pasivos de las empresas)
- Empresa individual (Estructura empresarial que tiene un solo propietario que paga el impuesto sobre la renta de las personas físicas sobre los beneficios obtenidos del negocio)
- Sociedad (Estructura empresarial en la que los socios comparten las responsabilidades y los beneficios por igual)
- S-corp (Entidad legal que elige pasar los ingresos, las pérdidas, las deducciones y los créditos corporativos a sus accionistas para fines fiscales federales)
- C-corp (Entidad legal que está separada de sus propietarios)
Para este tipo de negocio, sería prudente elegir entre LLC, S-corp o C-corp porque estas entidades protegen los activos personales de la responsabilidad comercial. Una vez que se decida la entidad, su contador podrá establecer las bases para la contabilidad, la nómina y el mantenimiento de registros.
Su abogado y contador podrán trabajar juntos para garantizar la seguridad legal de su empresa, pero para una medida adicional, se recomienda encarecidamente una póliza de seguro de errores y omisiones. Este seguro protege contra que alguien demande a la compañía por errores al contestar el teléfono, tomar un mensaje o dar información a una persona que llama. También protegerá a su empresa en caso de que un empleado no llegue a un cliente con un mensaje urgente, lo que resultará en la pérdida de negocio para el cliente. Si su empresa quiere un seguro por errores y omisiones, busque una empresa que haya ofrecido la póliza a otros servicios de contestador, para que la empresa tenga una idea de cuáles son las necesidades específicas de su empresa.
Deberá formarse un presupuesto básico con estimaciones de ingresos, que querrá subestimar, y estimaciones de gastos, que querrá sobrepasar. También tenga en cuenta a sus inversores y cualquier dinero prestado en el presupuesto. Al estimar el punto de equilibrio, dé tiempo más que suficiente para alcanzar ese objetivo, porque tiende a ser mucho más tarde de lo que muchas empresas planean. Con un plan de negocios que reduce los ingresos, sobrepasa los gastos y establece el día de equilibrio en el futuro, la empresa tiene una mejor idea de las posibles pérdidas hasta ese momento. A medida que el negocio comience a expandirse y reciba más clientes, el plan de negocios tendrá que actualizarse para tener sentido con el crecimiento de la empresa.
Responder a Todos los Requisitos Legales Al Iniciar un Servicio de Contestador
Tanto un abogado como un contador serán activos necesarios para responder a todos los requisitos legales. Lo mejor es asegurarse de que el contador y el abogado vivan en la región o hayan trabajado estrechamente en el área que elija para ubicar su negocio, ya que es probable que haya requisitos legales específicos para la ubicación. La obtención de los permisos y licencias requeridos puede llevar tiempo, ya que los planes tendrán que ser presentados al concejo municipal, a los departamentos estatales y a los departamentos federales para su aprobación o revisión. Algunos permisos y licencias básicos que cada empresa emergente en Estados Unidos debe obtener son:
- Permisos de salud
- Permisos ambientales
- Licencia comercial general
- Número de identificación fiscal federal/estatal
- Permiso de impuesto sobre las ventas
Si su empresa decide permitir que los empleados trabajen desde casa, es posible que su estado/ciudad siga requiriendo los permisos estándar de su negocio y la mayoría de los requerirá el permiso de ocupación de vivienda. Para asegurarse de que su empresa cumple con todos los requisitos y regulaciones legales, consulte el sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas.
Equipo básico Para Iniciar un Servicio de Contestador
El equipo que necesita para ejecutar un servicio de contestador telefónico dependerá en gran medida de su proveedor de software y del tipo de configuración que desee. Antes del reciente y moderno software basado en la nube disponible ahora, las empresas solían tener una línea separada para cada cliente. Esto fue muy difícil de manejar, agotador y costoso. Hoy en día, hay opciones basadas en la nube en las que ya no se le requerirá poseer hardware on-premise costoso o líneas telefónicas internas para operar su servicio de contestador.
El equipo esencial necesario para utilizar una plataforma de software basada en la nube:
- Buena conexión a Internet
- Una computadora para cada empleado conectada al módem o enrutador
- Auriculares USB o Bluetooth para cada operador (agente)
No entraremos en detalles sobre otros equipos estándar de negocios que pueda necesitar si ejecuta su TAS desde una oficina, como escritorios, sillas, etc., pero también querrá pensar en esos elementos dependiendo de su configuración específica.
Software Para iniciar un Servicio de Contestador
Encontrar el tipo de software de servicio de contestador correcto es fundamental para el éxito de su servicio de contestador. Tradicionalmente, los servicios de contestador requerían hardware on-premise costoso y líneas telefónicas estándar usadas, y todavía hay muchas compañías que ofrecen este tipo de soluciones obsoletas. Algunos otros se han convertido en soluciones híbridas basadas en software / nube / en las instalaciones. Las compañías que brindan estos servicios a menudo cobran de 1 10,000 a 2 25,000 solo en tarifas de inicio y pueden tardar hasta 6 meses en incorporar a su empresa. Además, es posible que requieran que salgas y compres servicios de teléfono, mensajes de texto, números de teléfono y más.
Afortunadamente, hay una tendencia hacia sistemas totalmente basados en la nube, como el software de servicio de contestador telefónico que ofrece EVS7. En este caso, todo lo que se necesita es acceso a un sitio web junto con auriculares y una buena conexión a Internet.
Aquí hay una lista de cosas importantes a tener en cuenta al comprar un proveedor de software de Servicio de contestador:
- Capacidad de mostrar la información del cliente rápidamente en función de quién llame
- Scripting intuitivo y una interfaz fácil de usar
- Personalización de la información importante para cada cliente
- Capacidad de transferir llamadas rápidamente
- Comunicación omnicanal con el cliente (como voz, texto y correo electrónico)
- Portal de administración para la actualización detalles del cliente
- Informes para llamadas telefónicas y seguimiento de tiempo
- Capacidad para escalar y reducir rápidamente agentes
- Implementación y actualizaciones rápidas sobre la marcha
- Facturación y facturación opciones
- Opciones con todo incluido y llamadas ilimitadas
El software de servicio de contestador Fox de EVS7 cumple con cada uno de estos elementos y hay una demostración gratuita disponible en el sitio web.
Lo que viene Después de Iniciar un Servicio de Contestador
Después de que la compañía haya comprado el equipo necesario, obtenido todas las licencias y permisos, contratado/capacitado al personal y comience a atender a los clientes, la compañía debe esforzarse por alcanzar el punto de equilibrio. Para hacer esto, la empresa debe mantener a los clientes actuales, al tiempo que se esfuerza por obtener más clientes de manera consistente. El enfoque se centra en cómo hacer que los servicios, el marketing y la gestión sean aún más efectivos y eficientes a medida que aumenta la escala.
Aunque el servicio que ofrece su empresa puede ser adecuado para recibir nuevos clientes, su empresa necesita encontrar áreas para mejorar para mantener una ventaja competitiva. Por lo tanto, investigue y evalúe las necesidades de los clientes y envíelas de forma regular.
Para mejorar el marketing de la empresa, utilice sus plataformas en línea para subir blogs, publicaciones informativas y actualizaciones a menudo para mantener más atención en Internet. Además, encuentre una empresa de optimización de motores de búsqueda confiable para ayudar a hacer crecer su marca, valdrá la pena el dinero a largo plazo y su empresa se beneficiará enormemente del marketing a través de la tecnología de motores de búsqueda.
Al administrar la empresa, esté constantemente observando a los competidores en la industria, aprenda de ellos y haga que su servicio sea más deseable que el de ellos. Por último, manténgase informado sobre los cambios en la industria para asegurarse de que su empresa nunca se retrase en las actualizaciones de software o los nuevos servicios que ofrecen otras empresas.
Una vez alcanzado el punto de equilibrio, la empresa podrá devolver los préstamos y los inversores. Luego, la empresa se beneficiará y crecerá únicamente a medida que continúe el proceso de actualización y entrega de su servicio de contestador telefónico.
Continúe leyendo nuestra guía sobre cómo iniciar un centro de llamadas virtual, donde también puede encontrar consejos útiles.
Obras Citadas
Dehaan, Peter Lyle. Cómo Iniciar un Servicio de Contestador Telefónico. Coppell, Recursos Avanzados del Centro de Llamadas, 24 de octubre de 2020.
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