Establezca la fecha
Le sugerimos que opte por una fecha que corresponda al tiempo de término, esto siempre se puede extender más adelante. No se olvide de comprobar si habrá conferencias similares en el mismo año, para evitar la superposición.
Elija un tema
Si está pensando en organizar una conferencia académica, probablemente ya tenga en mente un tema realmente bueno. Pero si no lo ha hecho, intente elegir uno que le dé un nuevo giro a un tema popular para estar más seguro de atraer a oradores, delegados y asistentes. Demasiado estrecho y no habrá suficientes personas que quieran venir, demasiado amplio y su conferencia no estará lo suficientemente centrada.
Obtenga ayuda de su institución
Si es un posgrado o miembro del personal, asegúrese de informar a su universidad lo que está haciendo. Hable con el personal administrativo de su departamento y con el equipo de eventos de la universidad, si lo hay. Están obligados a tener muchos consejos y lo más probable es que estén dispuestos a ayudarlo a organizar las cosas.
Obtenga ayuda profesional
Si no está asociado con una universidad específica, le sugerimos que obtenga ayuda profesional para organizar el lado práctico de las cosas. Entonces puedes enfocarte en el lado académico de las cosas. Ya sea que se trate de un equipo interno dedicado a eventos como el que tenemos en la Cámara del Senado o un planificador de conferencias, su orientación ayudará a que la planificación de la conferencia se realice sin problemas.
Establezca su presupuesto
- Los presupuestos pueden parecer bastante desalentadores si no los ha manejado antes. Estas son algunas de las mejores prácticas para administrar su presupuesto para la conferencia:
- Sepa cómo va a pagar todo y a dónde irán las ganancias: ¿usará su cuenta departamental, necesita un código especial?
- Nunca adivine los costos, siempre calcule sus gastos con presupuestos actualizados.
- Siempre asuma el peor de los casos cuando se trata de gastos e ingresos (suena pesimista, pero hará que el presupuesto sea feliz.)
- Sepa lo que debe pagar por adelantado y lo que debe pagar después de la conferencia.
- Intenta obtener un beneficio, ya que esto podría usarse para financiar otro evento.
- Asegúrese de que las tarifas de registro y cualquier financiación cubran sus gastos más una contingencia.
- Asegúrese de que la tarifa de inscripción refleje lo que se ofrece en el día (especialmente para conferencias académicas que duran más de un día).
Cómo encontrar financiación para conferencias académicas
La financiación adicional siempre es algo bueno. Aquí hay algunos lugares que le sugerimos que busque:
- Organismos de financiación departamentales
- Asociaciones de asignaturas
- Becas de desarrollo de habilidades de posgrado
- Editores
- Academia de Educación Superior
- Empresas y organizaciones relevantes
- Empresas comerciales
- Empresas locales con conexiones con su disciplina
Consejo: No olvide crear una dirección de correo electrónico para la conferencia
Oradores principales o solicitar ponencias?
Cuando se trata de hacer que la gente hable en su conferencia, tiene dos opciones principales. Puedes invitar a grandes nombres o personas de tu propia institución a presentar. Esta última es una gran opción si desea controlar el programa desde el principio y si desea sugerir los temas que cubren sus oradores. Sin embargo, los oradores invitados pueden ser caros y a menudo tienen horarios muy ocupados. Enviar una convocatoria de ponencias es otra forma de encontrar oradores y también actúa como marketing para su conferencia. Por supuesto, esta opción también tiene desventajas, ya que no se puede controlar quién propone un documento.
Si está enviando una convocatoria de trabajos, le sugerimos que siempre:
- Utilice plazos de entrega falsos.
- Especifique el tipo de presentación que está aceptando y el número de palabras.
- Especifique si está o no buscando envíos de una disciplina específica solamente.
- Resalte claramente sus datos de contacto y detalles de cómo enviar documentos.
Cuando se trata de seleccionar sus papeles/oradores, asegúrese siempre de que:
- Confirme sus aceptaciones antes de enviar rechazos.
- Elija un orador principal cuyo trabajo atraerá a la mayoría de su audiencia.
- Recordar a los delegados el tiempo asignado a su ponencia antes de la conferencia.
No se sienta frustrado si alguien se retira o solicita un cambio de día para su periódico; estas cosas suceden. Siempre tenga una lista de reservas para acomodar esto.
Redacción de un programa
Debería estar redactando el programa de su conferencia junto con la selección del contenido. No subestime cuánto tiempo tomará redactar este proceso; después de todo, es una tarea difícil.
Las principales cosas prácticas a considerar son:
- El formato: ¿cuántas ranuras tienes? ¿Tendrá un solo grupo de oradores o sesiones paralelas? Hay pros y contras en ambos, las sesiones paralelas permiten más oradores, pero pueden ser frustrantes para los delegados si les faltan sesiones clave.
- Asegúrese de que la conferencia vaya a buen ritmo, pero tenga muchas pausas para refrescarse y oportunidades para que los delegados socialicen.
- Si va a tener sesiones de panel, asegúrese de aclarar el formato de la sesión y las reglas sobre el tiempo con las sillas de panel elegidas.
- ¿Quién presidirá? Hacer que el último orador del día presida la conferencia es una excelente manera de garantizar que el día se desarrolle según los horarios.
No olvide tener en cuenta los arreglos de viaje de sus delegados y el tiempo de viaje al programar las sesiones.
Antes de finalizar el programa, asegúrese de ejecutarlo desde la perspectiva de sus asistentes. Documentos de calidad y un buen orador principal son el esqueleto de su conferencia, pero asegúrese de haber creado muchas oportunidades para que sus asistentes se conecten, intercambien ideas y se diviertan en torno a las cosas intelectuales.
Elegir un lugar para una conferencia académica
Seleccionar un gran lugar para su conferencia es otra parte importante del proceso de planificación. Estas son las principales cosas a considerar:
- Ubicación: elija un lugar que sea fácil y conveniente para que las personas viajen.
- Enlaces de transporte: asegúrese de seleccionar un lugar cerca de los enlaces de transporte público.
- Instalaciones: asegúrese de que el lugar tenga tecnología AV y WiFi actualizadas. Un equipo de soporte técnico interno también es una ayuda masiva.
- Tamaño: tenga en cuenta cuántas personas necesita acomodar al elegir su lugar; una habitación llena de gente o medio vacía no es ideal.
- Catering: un lugar con catering interno significa una cosa menos que organizar después de todo.
- Alojamiento: si su conferencia dura más de un día, asegúrese de que haya un montón de alojamiento cerca.
Otras cosas importantes a tener en cuenta
Seguridad – ¿necesita contratar seguridad para su evento?
Alojamiento
Si su conferencia va a durar más de un día, considere si necesita organizar alojamiento para alguno de los participantes. Si no está pagando por su alojamiento, asegúrese de proporcionar una lista de hoteles recomendados y B&Bs en varios tramos de precios.
Catering
No olvide los requisitos dietéticos especiales al organizar los alimentos. Siempre recomendamos probar el menú para garantizar la calidad.
Precios y venta de entradas
Cuando se trata de precios, desea cubrir sus costos, pero tenga cuidado con cobrar demasiado por los boletos.
Si planea vender entradas para su conferencia en línea, aquí algunas consideraciones clave que debe tener en cuenta al elegir una plataforma de venta de entradas en línea:
Asegúrese de que es…
- Fácil de usar: lo ideal es que los asistentes puedan registrarse y comprar entradas en la misma página
- Personalizable, para que pueda crear una página personalizada para su conferencia (también debe tener una URL personalizada)
- Compatible con dispositivos móviles, ya que es tan probable que las personas se registren a través de dispositivos móviles como en un escritorio
…
- Buena atención al cliente
- Buenas herramientas de generación de informes y captura de datos, para que pueda realizar un seguimiento de cuántos registros/tickets se han vendido fácilmente
- Múltiples opciones de precios: ideal para establecer diferentes niveles de precios y ofrecer diferentes tipos de entradas
Recuerde que desea que decir SÍ sea lo más rápido y fácil posible para incluir solo los campos esenciales en su proceso de registro. Es una buena práctica dar a los delegados una fecha límite para que puedan retirarse de la conferencia y recibir un reembolso.
Consejos sobre la venta de entradas: ofertas y descuentos especiales
Ofrecer ofertas especiales (especialmente para reservas de grupo) y un descuento por reserva anticipada que tenga en cuenta el tiempo es una excelente manera de garantizar una venta de entradas consistente.
Cómo promover su conferencia académica
Ha trabajado duro organizando su conferencia académica hasta este momento; ahora quiere asegurarse de que el trabajo duro valga la pena al conseguir asientos para vagabundos. Es importante comenzar a promocionar su conferencia temprano. No es necesario que finalice su programa antes de que comience a correr la voz.
Mensajería:
Su mensaje debe ser claro, atractivo y orientado a beneficios. Incluya siempre el tema, el lugar y la hora, así como la indicación de para quién es la conferencia.
Imágenes
Las imágenes envían un mensaje más fuerte sobre tu evento que cualquier palabra inteligente. ¡Así que asegúrate de elegirlos con cuidado!
Llamada a la acción
Asegúrese de que una llamada a la acción sea obvia y prominente en todos los materiales de marketing.
Cómo promocionar su conferencia en línea
Hay muchos métodos, tanto en línea como fuera de línea, que puede usar para promocionar su conferencia académica. Las vías de promoción se dividen en tres categorías principales: medios de propiedad, medios ganados y medios de pago. Usar una mezcla de los tres es la mejor manera de gritar realmente sobre su evento a sus compañeros.
Medios propios (canales que usted posee o controla directamente)
Aprovechar cualquier canal que posea (como un sitio web, blog o lista de correo) para promocionar su conferencia es una buena idea porque no necesita permiso y es gratis.
Medios ganados
Medios ganados es cualquier promoción gratuita alojada en un sitio de terceros. Promover su conferencia académica a través de medios ganados le da el potencial de comercializar a una audiencia mucho más amplia que su círculo directo de influencia.
Los canales de medios ganados a considerar incluyen:
Redes sociales
Es importante ser auténtico, atractivo y transparente si quieres ganar la atención de la gente en las redes sociales. Elige el sitio social que usa la mayoría de tu audiencia, para enfocar tus esfuerzos en lugar de comenzar varias páginas sociales para tu evento. Esto es importante por dos razones: una, fomenta más interacción en un lugar y dos, abrir una cuenta de redes sociales consume mucho tiempo. Si está dispuesto a dedicar tiempo, esta es una forma realmente gratificante de promover su conferencia académica. Nuestras 28 reglas para promocionar tu evento en Twitter (agregar hipervínculo) son un excelente lugar para comenzar y obtener más consejos.
Bloggers e influencers
Si tienes una buena relación con bloggers o influencers dentro de tu industria, quizás puedan ayudarte a promocionar tu evento. No te pongas en contacto con bloggers por primera vez con el único propósito de que promocionen tu evento. Una forma mucho más agradable de construir una relación podría ser algo como invitarlos de forma gratuita.
Medios de pago
Medios de pago tal vez menos económicos, pero es una forma mucho más eficiente de promocionar su evento. Los canales de medios de pago a considerar incluyen:
- Publicidad PPC: puede configurar anuncios de texto de pago por clic utilizando motores de búsqueda como Google y Bing para dirigirse a personas que buscan conferencias académicas o términos relacionados con su campo de estudio.Pantalla
- : también puedes crear anuncios visuales que se muestren en la red de Google para sitios web. Puedes filtrar los tipos de sitios en los que Google muestra tus anuncios en función de una serie de factores para asegurarte de que estás llegando a las personas adecuadas.
- Publicaciones patrocinadas (en redes sociales y otros sitios web)
- Publicidad en revistas académicas
Otras herramientas promocionales
No olvide crear carteles para su conferencia académica para correr la voz en su institución.
Conseguir que grandes nombres asistan
Si desea atraer a académicos de primera clase a su conferencia, asegúrese de comenzar a promocionarla con mucha anticipación. También es importante que tenga un programa sólido, así como que los beneficios de asistir a su conferencia académica sean realmente claros en todo su marketing.
Cómo organizar una conferencia académica
El consejo más importante que podemos darte sobre organizar una conferencia académica es: no intentes hacerlo todo tú mismo. Trate de conseguir la ayuda del equipo de eventos de su institución u organice un equipo de voluntarios. Estará muy ocupado en el período previo a la conferencia, así que intente delegar tareas como administrar el mostrador de inscripción y preparar paquetes de conferencias.
Asegúrese de no haber olvidado organizar:
- Paquetes de registro
- Insignias de identificación
- Té y café abundantes
En el día:
- Llegue temprano
- Familiarícese con el edificio
- Compruebe que tiene suficientes sillas
- Compruebe que tiene suficiente té y café.
- Compruebe que su software es compatible con los locales
- Traiga copias de seguridad para toda la tecnología (memorias USB, enchufes de repuesto, cables, etc.)
- Preséntese a cualquier personal interno
- Lleve un registro del tiempo
- Respire, relájese y disfrute de los esfuerzos de su arduo trabajo.