Para refrescar su memoria, un BPR evalúa los procesos actuales e identifica formas de hacerlos más eficientes, lo que significa menos esfuerzo desperdiciado y más tiempo dedicado a un trabajo valioso. Un BPR debe completarse a fondo, por lo que es mejor contratar a un experto para que haga la mayor parte del trabajo por usted. Un consultor «supervisará» cada proceso de negocio y hará preguntas al personal involucrado. Esto les permitirá::
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proporcionar una visión de toda la organización
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identificar lagunas e ineficiencias, p. ej. doble manejo de datos, procesos duplicados
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identificar áreas potenciales para optimizar los procesos o la automatización
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examinar qué procesos no son necesarios o no están produciendo lo que deberían
El éxito de BPR no es fácil. Requiere la participación de todos, y para que eso suceda, la alta dirección debe estar comprometida, los empleados deben sentirse empoderados y debe haber una dirección estratégica y un objetivo final.
Así que, te mostramos cómo realizar una revisión del proceso de negocio en cuatro pasos:
1. Identifique y mapee sus procesos actuales.
Comience definiendo el proceso de negocio «tal cual». Esto significa que todas las secciones de un proceso de negocio típico, como:
- lista de roles
- lista de pasos
- puntos de transferencia
- excepciones
El objetivo aquí es comprender exactamente cómo funciona el proceso de negocio hoy en día, las torceduras y todo.
En esta etapa, las personas involucradas en el proceso deben ser entrevistadas. Incitarlos haciendo preguntas, tales como:
- ¿Por qué se dio ese paso?
- ¿Necesita la aprobación de alguien más para dar ese paso o tomar esa decisión?
- ¿Hay alguna excepción a la regla?
No es suficiente que lo describan, necesitan mostrarte cómo lo hacen. También debe alentar a estos empleados a que expliquen cualquier problema con el proceso existente.
Considere las siguientes preguntas:
- ¿Qué se rompe en el proceso?
- ¿Qué pasos del proceso crean obstáculos?
- ¿Qué paso requiere más tiempo para completarse?
- ¿Qué paso causa más retrasos?
- ¿Hay algún paso que haga que los costos/recursos aumenten?
- ¿Hay algún paso que haga que la calidad baje?
También ayuda a elaborar una representación visual del proceso de negocio de principio a fin y su interacción con personas, departamentos y software. Esto facilita el análisis y la identificación de posibles lagunas y puntos de sobrecarga.
2. Analícelos hablando con las partes interesadas (no olvides a tus clientes).
Una vez que haya trazado los procesos, organice una serie de reuniones con el personal para hacer una lluvia de ideas sobre por qué existen los problemas y cómo resolverlos. Hablar con los clientes también te dará una gran idea de dónde vas mal.
A partir de los hallazgos, crea un informe, que debe consistir en un mapa de procesos, con cada proceso vinculado a una discusión detallada que consiste en:
- los pasos en el proceso de
- problemas relacionados con el paso
- el tipo de problema
- el impacto del problema
- los requisitos del sistema
3. Traza tu nuevo plan y objetivos.
Ahora viene el plan de mejora, esencialmente un plan de acción para poner en marcha los procesos deseados.
Aquí, debe establecer objetivos realistas y medibles que se alineen con sus objetivos comerciales generales.
Incluya las acciones clave que deben tomarse para llegar a donde desea estar, cómo se lograrán y cualquier implicación financiera y de recursos.
4. Descubra cómo encaja la tecnología en su nuevo plan.
La tecnología es la última parte de todo esto: el BPR debe impulsar la tecnología, no al revés.
Esto dependerá completamente de su situación, pero ejemplos de tecnologías que crean procesos más eficientes son:
- Customer relationship management (CRM)
- Un sistema de gestión de proyectos y uso compartido de archivos como Microsoft Office
Aproveche los beneficios:
Un BPR detallado reducirá los riesgos, ayudará a administrar el presupuesto y producirá una implementación exitosa de cualquier sistema nuevo.
También tiene la ventaja añadida de reducir los silos en su organización.
Una vista independiente y objetiva obviamente ayuda, por lo que contratar a un consultor para administrar la revisión es su mejor opción.
Normalmente, este será un socio de TI con experiencia en esta área, que le ofrecerá recomendaciones, asesorará sobre la tecnología que mejor se adapte a las necesidades de su negocio y le ayudará a implementar los cambios.
Si haces tu tarea, ¡realmente no puedes equivocarte!