La carta que se escribe en respuesta a la carta de consulta, se llama carta de respuesta a la consulta. De una manera más amplia, cuando el receptor de una carta de consulta escribe una carta de respuesta al remitente original, se conoce como carta de respuesta a la consulta. Esta carta proporciona al lector o investigador información relacionada con personas, productos y empresas. La carta de respuesta puede contener noticias favorables (información positiva) o desfavorables (información negativa).
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En opinión de Quibe, » Las cartas de respuesta a consultas son mensajes que proporcionan al lector información sobre productos, servicios y personas.
La respuesta a una carta de consulta debe ser oportuna. La demora en la respuesta puede reducir la utilidad de la información. Sin embargo, si no se puede proporcionar una respuesta de inmediato, se puede enviar una carta de acuse de recibo en la que se mencione la fecha de respuesta prevista.
Contenido o elementos de la carta de respuesta a la consulta personal o, factores a tener en cuenta al redactar la respuesta a la carta de consulta sobre el estatuto personal.
La carta de respuesta a una consulta personal puede contener información positiva o información negativa. Cualquiera que sea la naturaleza de la respuesta, contiene algunos contenidos generales junto con una opinión positiva o negativa particular. Los siguientes contenidos se incluyen generalmente en la respuesta a la carta de consulta sobre el estatuto personal:
- Acusando recibo de la carta del investigador. Esto significa que debe mencionarse la aceptación de la carta de solicitud.
- Nombre, dirección y otros datos de la persona de la que se proporciona la información.
- Proporcionar información específica a petición del solicitante. La información suministrada debe ser precisa y pertinente, ya sea positiva o negativa.
- Proporcionar información adicional que puede ayudar al solicitante a tomar una mejor decisión.
- El replicador no debe poner sus propias suposiciones con los hechos.
- Una declaración que exprese la intención de no asumir ninguna responsabilidad derivada de transacciones futuras con la persona.
- Solicitar al solicitante que mantenga la información en secreto.
- Dando la garantía de proporcionar más ayuda en el futuro.
- Expresar dolor si la información suministrada va en contra del candidato potencial.
- Usando palabras y oraciones simples e inequívocas.
- Deseando la prosperidad del negocio de inquirer con agradecimiento.
- Mencionando el nombre, cargo y dirección del proveedor de información.
