Por Nai Kanell
Director de Marketing
SpaceIQ
Todos sabemos que la comunicación entre equipos es imprescindible para el éxito. Los equipos que no pueden comunicarse bien no funcionan como una unidad. Las responsabilidades, las expectativas y la información se confunden, lo que conduce a una serie de fracasos. Por el contrario, los grupos con una fuerte inclinación por la comunicación desarrollan sinergias positivas. La diferencia-maker? Acceso a útiles herramientas de comunicación para el equipo.
A menudo, los problemas de comunicación no son por falta de esfuerzo. Surgen debido a las brechas en los modos de comunicación entre los miembros del equipo. John envía un correo electrónico que Suzie no ve. Patty trabaja en una versión reciente de un documento, mientras que Jerry trabaja en un borrador anterior. Cuando las personas no están en la misma página, no pueden trabajar juntas de manera efectiva. El acceso a las herramientas de comunicación adecuadas para el equipo puede cerrar estas brechas y ayudar a las personas a colaborar mejor.
He aquí un vistazo a cinco tipos esenciales de herramientas de comunicación en equipo y algunas de las mejores opciones entre ellas para equipos, tanto internos como descentralizados.
Aplicaciones de mensajería y chat
Las plataformas de mensajería están reemplazando rápidamente al correo electrónico como forma de comunicación de facto. Una aplicación de comunicación en equipo como Slack, Microsoft Teams, Facebook para el trabajo o incluso un chat grupal de oficina proporciona más funcionalidad que el correo electrónico.
Los correos electrónicos aparecen en su bandeja de entrada y no hay mucho que pueda hacer con ellos, aparte de marcarlos o ordenarlos en carpetas. Las aplicaciones de mensajería y chat ofrecen un mundo de organización e interactividad para los equipos. Slack organiza las conversaciones en hilos para facilitar la navegación. Microsoft Teams simplifica el intercambio de archivos entre grupos grandes. Facebook for Work facilita la comunicación a través de GIFs y emojis.
Las aplicaciones de mensajería van más allá del correo electrónico para brindar a los equipos un nivel de comunicación interpersonal que es muy necesario en lugares de trabajo de alto funcionamiento. Rápida, sucinta, organizada, exactamente lo que debería ser la comunicación.
Aplicaciones para compartir archivos
Mover datos y activos entre los miembros del equipo es una molestia. Las aplicaciones para compartir archivos basadas en la nube dan a todos acceso a la misma información al mismo tiempo, para que nadie se quede fuera o se quede atrás.
Hoy, Dropbox, Box.com, Google Drive y Microsoft OneDrive gobiernan las nubes de negocios. Albergan infinitos gigabytes (incluso terabytes) de datos en un repositorio central donde todos los miembros del equipo pueden acceder a ellos. Cada vez que actualizas un archivo, se actualiza para todos.
Las aplicaciones para compartir archivos facilitan la organización y la colaboración. Aplicaciones como Dropbox y Google Drive permiten la colaboración en tiempo real en la nube. Estas mismas aplicaciones también ayudan a distribuir archivos enormes en un apuro, los demasiado grandes para enviarlos por correo electrónico. No es necesario poner archivos en una memoria usb; simplemente cargue en la nube a través de una aplicación para compartir archivos y envíe el enlace.
Herramientas de videoconferencia
Los equipos descentralizados rara vez pueden reunirse en persona. Mark está en casa, John en la cafetería y Nicole en la oficina. Si bien todos pueden colaborar a través de una gran variedad de herramientas, a veces no hay sustituto para la comunicación cara a cara. Entrar: herramientas de videoconferencia.
Zoom es la herramienta de comunicación de equipo líder en el mercado para videoconferencias, pero dista mucho de ser la única. GoToMeeting, Join.me y Skype, todos ofrecen su propia iteración en el chat de video. Con funciones como chat de persona a persona, chats grupales, pantalla compartida e incluso pantallas de chat privadas, los grupos pueden reunirse de la misma manera que lo harían en persona. El chat de video llena el vacío de comunicación visual que proviene de una fuerza de trabajo cada vez más móvil.
Software de edición de documentos
Trabajar juntos en una sola pieza colateral es complicado sin software de edición de documentos basado en la nube. Los grupos necesitan una versión actualizada en tiempo real de cualquier documento que estén mejorando. El software de colaboración moderno se lo da. Olvídese de imprimir varias versiones para que el grupo las edite o de intentar seguir una cadena interminable de borradores de correo electrónico. Los equipos de hoy ponen su stock en Google Apps Suite, Microsoft 360 Online, Evernote, DocuSign y muchos otros.
La belleza del software de edición de documentos como herramienta de comunicación es la retroalimentación contextual. Marcar un documento es mucho más fácil que explicarlo en un correo electrónico o incluso tratar de hablar con alguien por teléfono. Los equipos también pueden invitar a colaboradores externos (como clientes) a ver y tomar notas directamente en un documento. Con iteraciones históricas capturadas y archivadas, es fácil ver quién está cambiando qué e incluso volver atrás si hay un error. Es otro ejemplo de cuán invaluables son las plataformas basadas en la nube para la comunicación grupal.
Plataformas de gestión de proyectos
Las plataformas de gestión de proyectos son las herramientas de comunicación más valiosas e indiscutibles para los equipos de negocios. Estas aplicaciones son donde la comunicación, la colaboración, la rendición de cuentas y la responsabilidad se unen. Son el corazón de cualquier equipo de alto rendimiento, la base para cualquier trabajo.
El software de gestión de proyectos adopta muchas formas. Puede optar por soluciones empresariales como Basecamp o ZoHo, ir con todas las funciones con Wrike o Asana, o probar minimalista con Trello o Monday.com. La lista continúa casi para siempre, con plataformas para todos los tamaños de equipo, presupuestos o complejidades. Independientemente del software, el sentimiento es el mismo: la organización conduce al éxito. Las plataformas de gestión de proyectos son el mejor espectáculo de comunicación y aportan visibilidad total a los esfuerzos del grupo.
Un conjunto completo de oportunidades de comunicación
Cada faceta de la comunicación juega un papel importante en el éxito del equipo. No hay una bala de plata. Esta tarea puede requerir una aplicación de mensajería simple; esa puede requerir videoconferencias. Lo que importa es que los equipos utilicen el mismo conjunto de herramientas y comprendan el papel que cada uno desempeña en la colaboración.
Nunca debe haber incertidumbre en el entorno del equipo, y nadie debe tener que adivinar nada en relación con sus compañeros. En su lugar, deberían poder utilizar cualquiera de los recursos de comunicación de su kit de herramientas para obtener respuestas e información. Cada interacción es una oportunidad para fortalecer la dinámica del equipo y mejorar la sinergia natural del grupo.
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