Ver un proyecto desde su concepción hasta su finalización puede ser una tarea desafiante. La gestión activa de proyectos normalmente requiere aportaciones de diferentes facciones y comités. Uno de ellos es el comité directivo.
Este artículo analiza en profundidad qué es un comité directivo, su propósito en la gestión de proyectos, por qué es esencial tener uno, diferentes desafíos y mejores prácticas.
¿Qué es un Comité Directivo?
Un comité directivo es un órgano consultivo compuesto por partes interesadas de alto nivel y expertos. El comité ofrece orientación sobre varias cuestiones que un proyecto o una empresa pueden o ya están encontrando. Estos incluyen presupuestos, políticas de la empresa, estrategias de marketing y gestión general.
Debido a la naturaleza del comité directivo, sus miembros tienen una participación significativa en la gestión de los proyectos. El comité se ocupa principalmente de la dirección, el alcance, los plazos, el presupuesto y los métodos utilizados para realizar un proyecto determinado.
¿Quién Forma Parte del Comité Directivo?
En caso de que se pregunte si algún empleado regular de la organización puede tener un asiento en el comité directivo, la respuesta es no. estos comités están compuestos estrictamente por miembros con una influencia significativa en la organización o en un proyecto determinado, como altos ejecutivos y partes interesadas esenciales.
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Por ejemplo, cuando se trabaja en un proyecto, el comité estará compuesto por un gerente de proyecto, una parte interesada externa importante de los clientes y expertos. El comité directivo estará formado por los altos ejecutivos, los miembros de la junta directiva y los jefes de departamento de una organización.
Tenga en cuenta que la composición de cualquier comité directivo puede variar de una organización a otra. Sin embargo, hay que seguir varias directrices. En la parte superior hay un presidente que encabeza el comité.
Es seleccionado por los demás miembros y no es propietario del proyecto. El presidente debe trabajar junto con los demás miembros del comité, dando margen para la imparcialidad. Además, al crear un comité directivo, tenga en cuenta que debe acomodar a miembros diversos.
Los miembros deben representar las diferentes funciones que supervisa el comité para mejorar el intercambio de ideas y opiniones. La diversidad de miembros también crea espacio para debates más abiertos. También es importante tener en cuenta que el papel principal de las partes interesadas es garantizar que los proyectos se alineen con los objetivos comerciales.
¿Cuál es el papel de un Comité Directivo?
Como mencionamos, un comité directivo es un grupo asesor formado por diferentes partes interesadas y ejecutivos de la empresa. Ayudan a tomar decisiones sobre varios proyectos, y sus miembros trabajan directamente con los gerentes de proyectos.
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Otras funciones son:
- Promoción
Un comité directivo actúa como defensor de las diferentes iniciativas y proyectos en toda la organización. Tenga en cuenta que generalmente está compuesto por altos directivos y expertos.
- Establecer estrategias y objetivos.
Los comités directivos elaboran orientaciones estratégicas para los proyectos. También asesoran y ofrecen información sobre temas relacionados, como presupuestos, activos, dinero, tiempo, instalaciones, marketing y contratación. Parte de su trabajo incluye el establecimiento de metas y el alcance del proyecto.
- Encontrar formas de medir el éxito
Hay diferentes parámetros para medir el éxito. El comité directivo se encarga de determinar cómo se mide el éxito de un producto determinado.
- Supervisión
El comité directivo puede ser un órgano consultivo, pero también se encarga de las tareas de supervisión. Garantiza que los proyectos cumplan con la calidad deseada y supervisa cualquier ajuste que se haya decidido. También supervisa los procesos y planes del proyecto, lo que es crucial para el éxito del proyecto.
El comité también identifica y supervisa los riesgos de proyectos o negocios antes de encontrar formas de eliminarlos.
- Ofrecer opinión de expertos
El comité de dirección está formado por expertos que ofrecen opiniones de expertos sobre diferentes preocupaciones relacionadas con los proyectos o la empresa en su conjunto. Su aportación suele ser esencial, especialmente cuando se trabaja en un proyecto relativamente complicado.
- Resolución de conflictos
Los desacuerdos son comunes, especialmente cuando se trabaja en un proyecto determinado. Para asegurarse de que no interfieran con todo el proyecto, estos comités resuelven un conflicto entre las partes, lo que crea más tiempo para concentrarse en lo que es mejor.
- Solución de problemas
Una de las funciones de cualquier órgano asesor es encontrar formas de abordar un problema que la organización pueda estar enfrentando. Gracias a los expertos que se sientan en el comité estratégico, puede desarrollar diferentes ideas para resolver problemas.
- Toma de decisiones
Aunque la mayoría de las funciones del comité directivo giran en torno a ofrecer asesoramiento, también participa en la toma de decisiones. Con la aportación de los miembros, puede evaluar, aprobar o rechazar planes de proyecto o cambios propuestos a los planes dados.
El comité también participa en la asignación de funciones, ya que los miembros tienen la facultad de seleccionar directores de proyectos y otros expertos para llevar a cabo proyectos determinados.
De estas funciones se desprende claramente que el comité directivo actúa simultáneamente como órgano consultivo y de gestión. No solo identifican problemas, sino que también encuentran soluciones.
¿Por Qué una Organización Necesita un Comité Directivo Eficaz?
La verdad es que no todos los proyectos necesitan los servicios o la gestión de un comité directivo. Sin embargo, si un proyecto implica mucha interacción interdepartamental y la participación de las partes interesadas, un comité directivo puede ser útil.
Una de las principales funciones de cada comité directivo es resolver los conflictos que puedan surgir entre departamentos y partes interesadas. Además, tener una comunidad de dirección en un proyecto que involucra mucha interacción interdepartamental garantiza que ninguna voz pase desapercibida.
Un comité directivo eficaz también mantiene al equipo en el marco adecuado para evaluar los proyectos, mantenerse dentro del presupuesto y analizar los diferentes cambios en el alcance original. Un comité directivo puede fomentar el éxito o hacer que un proyecto fracase, por lo que es esencial contar con uno eficaz.
Cómo crear un Buen Comité Directivo
Ahora que entendemos lo vital que es un comité directivo, ya es hora de que entendamos cómo crear uno efectivo. Los líderes deben saber cómo tomar decisiones informadas sobre la creación de un buen comité para la dirección eficiente del proyecto.
Estas son algunas de las guías para establecer un buen comité directivo:
- Elegir a las personas adecuadas
El primer paso para crear un comité directivo influyente es saber a quién asignar un asiento. Quienquiera que esté creando el equipo debe considerar una serie de cosas al seleccionar a las personas adecuadas.
Primero, la personalidad de la persona importa mucho. Debe trabajar en equipo, ahora que los comités directivos están formados por diferentes personas. En segundo lugar, es necesario considerar la representación de la organización.
Mientras se trabaja en un proyecto grande, varios departamentos deben estar representados por alguien con buena capacidad de toma de decisiones.
- Comunicación
La comunicación es una herramienta esencial en la gestión. Si su objetivo es crear un comité directivo eficaz, asegúrese de que todos estén en la misma página con respecto al plan, la descripción, el propósito y el alcance actual.
Es comprensible que las personas tengan experiencias diferentes dada la naturaleza de estos comités. Sin embargo, siempre deben saber lo que está sucediendo en un momento dado relacionado con el proyecto u organización.
Además, la comunicación y el interrogatorio deben ser una necesidad. La mejor manera de hacer esto es desarrollar una manera a través de la cual los miembros del comité puedan comunicarse entre sí y con el gerente del proyecto.
También se deben establecer planes para que los diferentes equipos se reúnan con el comité directivo para responder preguntas específicas y actualizar el progreso. Si es posible, los líderes pueden usar la intranet de la empresa para ofrecer actualizaciones de progreso.
Una vez que se complete el proyecto, los líderes deben organizar un informe con los miembros del comité para comprender claramente el proceso y comprender cualquier problema que pueda haber ocurrido.
- Establecer metas y reglas sencillas.
Los objetivos y las reglas son las herramientas en las que confían los miembros del comité directivo para cumplir con eficacia. Por lo tanto, los dirigentes deben asegurarse de que existan normas y objetivos claros. Deben hacer y responder preguntas sobre el presupuesto, los cambios oportunos, los plazos y cualquier otra idea que se pueda implementar antes de elaborar un plan concluyente.
- Reuniones ordinarias
Para que el comité directivo sea eficaz, son necesarias reuniones de seguimiento. Sin embargo, no deben ser demasiado frecuentes, de lo contrario el equipo no será eficiente. Las personas responsables del comité directivo solo deben organizar reuniones cuando sea necesario.
Algunas de las agendas pueden estar discutiendo cambios de presupuesto y alcance. Solo las cosas esenciales requieren la atención de los miembros del comité directivo. Alternativamente, los líderes pueden organizar reuniones de referencia a medida que avanza la reunión en caso de que no haya cambios frecuentes.
Cada reunión debe tener un propósito para ahorrar tiempo a todos.
Mejores prácticas para Desarrollar un Comité Directivo
Crear un comité directivo eficaz y eficiente para ayudar a los equipos de proyecto a lograr el éxito requiere mucho esfuerzo. Estos son algunos consejos útiles que pueden funcionar:
- Ofrecer capacitación y entrenamiento
No todos los miembros del comité directivo pueden tener el mismo nivel de servicio. Algunos pueden ser nuevos en los procesos y, por lo tanto, tener dificultades para maniobrar. La mejor manera de ayudarlos es ofreciendo capacitación y entrenamiento.
La experiencia juega un papel muy importante en la productividad. Para garantizar que los miembros del comité den lo mejor de sí, los líderes deben ofrecer una educación de calidad que abarque tanto a los miembros nuevos como a los experimentados del comité.
Hay diferentes maneras de hacer esto. Sin embargo, los líderes deben asegurarse de que el método utilizado funcione para todos los miembros del equipo.
- Hacer que el equipo sea manejable
Un equipo de comité directivo debe ser manejable, y la mejor manera de lograrlo es tener el número correcto de personas. Los dirigentes deben velar por que los equipos del comité directivo no sean ni pequeños ni grandes. Tener el número correcto en cualquier equipo hace que la gestión sea más fácil.
Si es posible, el equipo debe estar formado por menos de diez personas. En general, el tamaño debe representar a todos, si no a la mayoría, de los departamentos. La composición tampoco debe ser demasiado grande para obstaculizar la eficiencia. Manejar a varias personas puede ser bastante engorroso.
- Programa de la oferta antes de las reuniones.
Desarrollar un comité directivo influyente implica hacerse cargo de las reuniones. Revelar la agenda de la reunión a los miembros del comité de antemano acelera los procedimientos, lo que conduce a un alto nivel de eficiencia. Nadie quiere entrar en una sala de reuniones sin ninguna pista, ya que causa incertidumbre y confusión, lo que consumirá la hora de la reunión.
Todo orden del día relativo a la información sobre los proyectos deberá entregarse al comité antes de que se reúna. Permite a los miembros formular preguntas antes de que se produzca la reunión, ahorrando tiempo y creando espacio para cuestiones más críticas.
- Toma de decisiones rápida
Una de las mejores prácticas para desarrollar un equipo de proyecto eficaz es promover la toma de decisiones rápida. Una de las razones por las que los proyectos se retrasan es el tiempo necesario para tomar decisiones. Mientras que uno puede argumentar que tomar más tiempo mejora la toma de decisiones informadas, se vuelve problemático cuando un grupo está involucrado.
En la mayoría de las ocasiones, las decisiones que tomarían un máximo de veinticuatro horas toman una semana, especialmente si no se establece un parámetro definido para la duración de la toma de decisiones. En caso de que algún miembro sienta que los líderes están apresurando el proceso de toma de decisiones, se debe hacer que entiendan que el propósito general es impulsar la eficiencia para que se cumplan todos los plazos.
La rápida toma de decisiones permite a los miembros del equipo aclarar sus horarios y centrarse en otras cosas relacionadas con el proyecto.
- Usar al gerente de proyecto como enlace entre el comité y los equipos de proyecto
Una de las mejores prácticas, pero raramente utilizadas, para desarrollar un comité directivo eficaz es utilizar al gerente de proyecto para llegar al equipo. El director del proyecto debe servir de puente entre los responsables de la ejecución de los proyectos del equipo y el comité directivo.
Programar reuniones con los equipos de proyecto puede llevar mucho tiempo, lo que se ahorraría si el gerente de proyecto estuviera en el equipo. Esta práctica también ayuda a evitar confusiones, ya que todas las preocupaciones y preguntas se comunican al director del proyecto para facilitar la comunicación con los miembros del equipo.
Los gerentes de proyecto tienen mucho que ganar si utilizan adecuadamente los comités directivos. Todas las decisiones que se tomen deben orientarse hacia la eficiencia de la promoción y el mejor entorno para el éxito.
Los desafíos a los que se enfrenta el establecimiento de un Comité Directivo
Los comités directivos desempeñan un papel esencial en la gestión de proyectos. Por lo tanto, deben formularse bien. Sin embargo, pueden acumularse problemas específicos en su formación que un líder siempre debe tener en cuenta. Echemos un vistazo:
- Los diferentes intereses y personalidades
Los comités de dirección reúnen a diferentes directivos de diversos niveles de la organización. Esto tiene un lado positivo y otro negativo. Reunir a diferentes personas asegura que muchas voces e intereses sean escuchados y atendidos. También permite el trabajo en equipo.
En el lado oscuro, puede crear conflictos de personalidad que pueden actuar como obstáculos. En general, los directivos superiores tienden a asumir funciones de adopción de decisiones más activas que los directivos de nivel medio, lo que puede causar problemas.
El efecto resultante son conflictos e intereses contrapuestos, que pueden obstaculizar el éxito del proyecto.
- Demasiadas reuniones
Los comités directivos tienen que organizar reuniones ocasionales para decidir sobre varias cosas, como los presupuestos de los proyectos, los alcances, los cambios y varios temas. Mientras que esto se espera, puede consumir el tiempo destinado a hacer el proyecto real.
Demasiadas reuniones de toma de decisiones significan que los equipos se ponen en espera antes de que fluya cualquier comunicación de los miembros del comité directivo. Esto puede incluso empujar el proyecto más allá de la fecha límite, lo que no debería ser el caso.
- Necesidad de negociación
Este punto está estrechamente relacionado con el primero. Es posible que varios miembros del comité directivo solo se preocupen por sus intereses, lo que puede requerir negociación. Por lo tanto, los líderes deben establecer parámetros con respecto al tiempo necesario para analizar los proyectos y los requisitos o especificaciones que puedan tener que agregarse.
Algunos de estos deben comunicarse claramente desde el inicio.
- Puede ser bastante difícil definir roles.
Lo más probable es que no sea la primera vez que todos forman parte de un comité directivo. Por lo tanto, la mayoría de los miembros tendrán una idea de cómo funciona el comité. Sin embargo, no espere que todos estén familiarizados con la corriente a continuación.
Tener un equipo sin experiencia puede ser bastante desafiante. Por lo tanto, quien sea el responsable de armar el equipo debe definir claramente el papel de cada miembro del comité directivo, lo que puede ser difícil si el equipo es enorme.
Además, definir roles sin conocer la fortaleza de los miembros del equipo puede ser difícil.
- Dificultad para llegar a soluciones
Los equipos de proyecto normalmente están formados por gerentes de diferentes departamentos y niveles organizacionales. Unirlos puede empujar a una persona o a una pequeña facción a tomar la iniciativa en función de sus niveles de organización, sin consultar necesariamente con otros miembros.
Estas personas pueden preferir tener opiniones fuertes o actuar en sus intereses, lo que hace que los opositores tengan dificultades. Recuerde, todos los miembros del comité deben expresar sus puntos de vista con respecto al alcance y la dirección del proyecto sin esfuerzo.
Conclusión
Los comités de dirección desempeñan un papel muy importante en la gestión adecuada del proyecto. Aumentan el valor al mantener los proyectos en marcha, mitigar los riesgos y resolver conflictos. Es aconsejable considerar la composición general al idear una.
Este artículo debería guiarte sobre cómo crear un buen comité directivo para tus proyectos u organización. Además, recuerde que estos comités requieren la aportación de todos los miembros. Por lo tanto, ya sea que la mayoría de los miembros ocupen cargos superiores, la voz de todos debe ser escuchada y considerada en la toma de decisiones.