Es un momento de cambio sin precedentes dentro de la industria legal, y en respuesta, muchos abogados están haciendo grandes cambios profesionales. Desde abogados experimentados que se ramifican de forma independiente hasta nuevos abogados que ingresan a la profesión en medio de una pandemia, un número cada vez mayor de profesionales del derecho están abriendo sus propias prácticas. Pero en medio de estos tiempos precarios, el espacio físico de oficinas puede no ser la mejor opción. Si se hace correctamente, un arreglo de oficina virtual puede ser igual de efectivo y proporcionar una capa adicional de precaución.
Esta publicación explorará las necesidades de lanzar y establecer un bufete de abogados virtual. Desde las consideraciones administrativas hasta la obtención de los recursos necesarios, siga leyendo para obtener 8 consejos para comenzar su propia práctica virtual.
Consejo # 1 Haga un plan de negocios
Cualquier empresa exitosa necesita un plan de acción, y su nueva oficina legal virtual no es la excepción. Ya sea que esté abriendo un consultorio nuevo o haciendo la transición desde una oficina física, tómese un tiempo para escribir un plan de negocios detallado que lo guíe a través de todo el proceso y aborde los desafíos de manera proactiva. Su plan debe incluir varios componentes, como:
- Un Resumen ejecutivo que incluye su declaración de misión, una descripción general de la empresa e información financiera.
- Un análisis de mercado que considera la oferta y la demanda de sus servicios legales dentro de su práctica y área(s) geográfica (s).
- Un organigrama que establece la estructura de la empresa, incluyendo cada una de las posiciones dentro de la práctica.
- Una descripción del servicio de las áreas de práctica de su empresa, incluidas las tarifas por hora y los calendarios de tarifas.
- Un plan de marketing que establece los esfuerzos que se realizarán para comercializar la empresa, atraer clientes potenciales y asegurar nuevos asuntos.
- Una sección de proyecciones financieras que enumera los objetivos financieros de la empresa, así como las proyecciones de ganancias y costos.
Consejo # 2 Establecer un espacio de trabajo
Es posible que no tenga una oficina física, pero aún necesita una ubicación física para completar sus tareas profesionales todos los días. Decide dónde quieres ubicar tu espacio de trabajo. ¿Tiene una oficina dedicada dentro de su hogar o tendrá usos múltiples en otra área de la casa? En cualquier caso, piense en lo que necesitará para que este espacio de trabajo sea productivo. Algunas de esas consideraciones incluyen:
- Su escritorio y silla
- Iluminación
- Espacio de almacenamiento para suministros de oficina
- Privacidad y confidencialidad del cliente
- Acceso a Internet
- Su entorno para reuniones virtuales
Tip #3 Establezca sus procesos
El flujo eficiente y efectivo dentro de un despacho de abogados es fundamental para el éxito. Sin los procesos adecuados, los miembros de la empresa pueden perder horas sustanciales tratando de reinventar la rueda y determinar las tareas administrativas. Aún más desafiante es el hecho de que dentro de un entorno virtual, los miembros de la empresa no están dentro del mismo espacio para compartir ideas e información fácilmente. Por esta razón, es extremadamente importante contar con procesos administrativos claramente definidos desde el inicio de su nueva empresa.
Piense en cómo usted y su personal manejarán situaciones como:
- Consultas con clientes potenciales
- Nuevas entradas de clientes
- Distribución de correo
- Almacenamiento de documentos
- Comunicaciones internas
- Comunicaciones externas
- Seguimiento de tiempo
- Facturación de clientes
Una vez que haya tomado estas decisiones importantes, redúzcalas a la escritura creando manuales firmes y estándares de operaciones.
Consejo # 4 Promover una Cultura de Empresa Unida
Con miembros de la empresa que trabajan desde varios lugares, puede ser difícil establecer una cultura de empresa unificada. Al trabajar desde casa, algunos empleados experimentan sentimientos de aislamiento y depresión. Trabaje contra estos riesgos creando actividades y prácticas que fomenten una cultura unificada e incluyan a todos los miembros de la empresa. Los eventos virtuales como competiciones de equipos, charlas de almuerzo y clubes de lectura pueden promover entornos de trabajo virtuales cohesivos y positivos.
Consejo # 5 Piense en sus Clientes
Usted y los miembros de su empresa no son los únicos que experimentan su empresa de una manera nueva o diferente. Sus clientes también tienen que lidiar con situaciones que están lejos de sus expectativas sobre trabajar con un abogado. Asegúrese de que la naturaleza virtual de su firma no disminuya la experiencia del cliente o la capacidad de su firma para proporcionar a los clientes servicios legales estelares. Considere circunstancias como:
- Cómo celebrará reuniones con clientes
- Cómo se entregarán los documentos de forma segura a los clientes
- ¿Cómo mantendrá a los clientes actualizados de manera consistente?
- ¿Qué recursos técnicos necesita para satisfacer las necesidades de los clientes dentro de un entorno virtual?
Consejo # 6 Use tecnología efectiva
La tecnología es importante dentro de cualquier oficina legal, pero se vuelve crucial para las firmas de abogados que operan virtualmente. Necesita herramientas en su lugar a las que puedan acceder y utilizar los miembros apropiados de la firma mientras trabajan desde varios lugares. Algunas opciones de tecnología legal comunes incluyen:
- Software de gestión de prácticas
- Almacenamiento de documentos basado en la nube
- Herramientas de investigación en línea
- Software de seguimiento de tiempo
- Plataforma de facturación legal basada en la nube
- Software de gestión de clientes
Ofertas de software de facturación legal de Time Solv una variedad de funciones para ayudar a los líderes de los bufetes de abogados a administrar sus prácticas, hacer un seguimiento del tiempo, crear facturas y cobrar pagos de manera eficiente. Con su tecnología basada en la nube y numerosas integraciones, TimeSolv ayuda a los bufetes de abogados virtuales a mantenerse en el camino y ser rentables.
Consejo # 7 Interno & Comunicaciones externas
Si su nueva oficina legal virtual incluirá un equipo de abogados y personal de soporte, necesitará herramientas de comunicación interna que permitan a todos los miembros interactuar entre sí de manera rápida y fácil durante todo el día. El auge de los entornos de trabajo virtuales ha dado lugar a una variedad de opciones de comunicación, incluidas aplicaciones de chat como Slack y herramientas de colaboración como Microsoft Meetings. Investigue un poco para encontrar la mejor opción para su empresa.
También es importante considerar qué herramientas utilizará para las comunicaciones externas con clientes y otros profesionales del derecho. Con todos trabajando desde diferentes ubicaciones, el uso de varios teléfonos domésticos y celulares puede hacer que un bufete de abogados parezca poco profesional para los clientes potenciales y existentes.
Las tecnologías VoIP permiten a los bufetes de abogados comunicarse sin problemas con sus clientes y colegas dentro de un entorno virtual. Las llamadas se enrutan a través de redes de protocolo de Internet. Por lo tanto, independientemente de dónde inicien las llamadas los miembros de la empresa, el destinatario ve un número de teléfono constante para la empresa. Además, cuando los clientes llaman a la firma, usan un número estándar que se puede enrutar a los miembros de la firma sin importar dónde estén trabajando físicamente.
Un portal de clientes también puede ayudar con las comunicaciones externas al proporcionar una herramienta para difundir información y actualizaciones a los clientes de manera segura y virtual. Con esta tecnología, sus clientes pueden iniciar sesión de forma independiente en sus cuentas seguras para ver actualizaciones, revisar facturas y pagar sus facturas legales.
Tip # 8 Opciones de pago en línea
Un bufete de abogados virtual necesita herramientas para cobrar pagos en línea. En la era del distanciamiento social, muchos consumidores prefieren las transacciones en línea porque no tienen que viajar a una oficina o poner un cheque en el correo. Ya sea que acepte pagos a través de su portal de clientes o incluya un botón de pago en su sitio web, las opciones de pago en línea se traducen en una compensación más rápida para su empresa y menos recursos gastados en el cobro de facturas impagadas. El personal de su bufete de abogados simplemente envía facturas electrónicamente y los clientes pueden pagarlas al recibirlas.