La contabilidad entre empresas es un campo complejo para todas las empresas involucradas. Pero, ¿qué implica? ¿Cuáles son los diferentes pasos a seguir y los estándares a cumplir? ¿Cómo se pueden optimizar estos procesos?
La contabilidad entre empresas se define como todas las transacciones financieras y comerciales realizadas y registradas entre las diferentes entidades de un solo grupo o corporación, así como la «eliminación» de estos flujos al cierre del ejercicio.
La contabilidad entre empresas es relevante para todas las empresas con organismos externos o filiales en el extranjero. En la mayoría de las jurisdicciones, la elaboración de cuentas consolidadas para los flujos entre empresas es un requisito para las empresas de cierto tamaño. Esto implica revisar las transacciones que son recíprocas (transacciones entre empresas o «intercos», como se les conoce convencionalmente) y no recíprocas.
Este artículo aborda las diferentes etapas de la contabilidad entre empresas, desde la consolidación contable y los tipos de transacciones que se procesan habitualmente, hasta las diversas discrepancias que pueden surgir al conciliar cuentas.
¿Qué es la consolidación contable?
Dentro de un grupo o corporación, las diversas empresas y filiales involucradas tienden a intercambiar bienes y servicios entre sí. Estos flujos se denominan comúnmente transacciones intragrupo. En el contexto de la contabilidad entre empresas, la consolidación se define como el mecanismo por el cual un grupo cancela las transacciones realizadas entre sus diversas entidades. El objetivo es combinar las cuentas de la sociedad matriz y sus filiales, permitiendo la presentación de un balance y una cuenta de resultados precisos que reflejen la situación financiera del grupo en su conjunto.
Cuanto más grande es el grupo, más complejo se vuelve su proceso de consolidación contable. Las discrepancias surgen notablemente durante el período de conciliación de cuentas
Las razones de estas discrepancias contables son, entre otras:
- Plazos de entrega de cierre cada vez más cortos, que pueden variar de una filial a otra.
- La necesidad de identificar transacciones no recíprocas entre la empresa matriz y sus filiales, un proceso a veces tedioso.
- Las filiales ubicadas en el extranjero registran sus transacciones en su moneda local, lo que puede complicar el proceso de conciliación.
A la luz de estos obstáculos, los directores financieros, tesoreros y otros profesionales de la contabilidad necesitan encontrar soluciones para simplificar y agilizar los esfuerzos de consolidación. En términos concretos, esto puede significar la estandarización de los procedimientos contables en las diversas filiales del grupo o de la corporación y la transformación digital de las funciones financieras y contables del grupo.
Pero, ¿qué tipos de transacciones entre empresas se refieren? ¿Cuál es el mejor procedimiento a seguir para garantizar una consolidación contable fluida y eficiente?
¿Qué transacciones están involucradas en la consolidación contable?
Hay dos tipos de transacciones intragrupo:
- Transacciones recíprocas (transacciones entre empresas o intercos)
Existe una cantidad correspondiente en las cuentas de otra empresa dentro del grupo. - Transacciones no recíprocas
Una cantidad correspondiente no es identificable en las cuentas de otra compañía dentro del grupo, pero la transacción aún debe eliminarse.
Las siguientes son las transacciones intragrupo observadas con mayor frecuencia:
| RECÍPROCO | NO RECÍPROCO |
| Compras y ventas de bienes o servicios. | Distribución de dividendos. |
| Financiación recíproca. | Cesiones de activos fijos. |
| Regalías de patentes. | Aportaciones de capital. |
La eliminación de transacciones recíprocas (o intercos) es teóricamente sencilla, ya que la cantidad identificada como un crédito en las cuentas de una empresa dentro del grupo se trata como una deuda en las cuentas de otra. La cuenta de resultados consolidada no cambia después del proceso de eliminación.
La eliminación de transacciones no recíprocas es distinta porque una cantidad correspondiente no es identificable en las cuentas de otra empresa dentro del grupo. Por lo tanto, la cuenta de resultados consolidada se modifica después del proceso de eliminación.
¿Pero cómo identificar las transacciones involucradas? ¿Dónde comienza el proceso de consolidación? ¿Qué métodos se pueden utilizar para garantizar que los estados de cuenta sean confiables?
¿Cuáles son los diferentes pasos involucrados en la consolidación?
La consolidación contable comienza con la asignación de un «alcance de consolidación». Se refiere a las entidades de un grupo que deben incluirse al establecer los estados financieros consolidados del grupo. Su alcance está determinado por el control de la empresa matriz sobre sus filiales. Una vez definido el ámbito de aplicación, debe elaborarse un inventario de las transacciones recíprocas que deben eliminarse y, por último, deben conciliarse las cuentas para comprobar la veracidad y la conformidad de todas las transacciones realizadas.
Mapeo del ámbito de consolidación
La inclusión de filiales en el ámbito de consolidación depende del nivel de control que la empresa matriz tenga sobre la entidad externa. Si mantiene más del 50% de los derechos de voto en una empresa, entonces la inclusión de esta empresa en el ámbito de consolidación es una necesidad. Esto se debe a que dichos derechos de voto atribuyen a la empresa matriz la responsabilidad general de las políticas financieras y operativas de la filial.
Elaboración de un inventario de transacciones intragrupo
El inventario, la segunda fase de consolidación contable, consiste en recopilar todos los datos sobre transacciones intragrupo recíprocas y no recíprocas. Este es el primer paso para cancelarlos. En este punto, también es esencial establecer el umbral de importancia relativa, por debajo del cual cualquier error en la presentación de informes no comprometa la fiabilidad de los estados financieros correspondientes.
El umbral de materialidad se rige por un conjunto de normas profesionales y una serie de prácticas recomendadas. Si bien puede variar de una industria a otra, los umbrales generalmente considerados materiales son:
- Entre el 1% y el 3% de la facturación.
- Entre el 1% y el 5% para el patrimonio neto de los accionistas.
- Entre el 5% y el 10% de los ingresos netos corrientes.
Conciliar las cuentas
La consolidación contable también requiere completar un paquete de informes. En él se enumeran las diversas transacciones realizadas por las empresas del grupo, lo que permite realizar un análisis comparativo y conciliar las cuentas. Esta última se refiere a una comparación entre dos cuentas recíprocas, o una evaluación de flujos no recíprocos, con el objetivo último de determinar la veracidad y el cumplimiento de los importes identificados.
Conciliar los flujos entre empresas puede ser tedioso y llevar mucho tiempo. Para hacerlo bien, los profesionales contables de cada una de las diferentes filiales del grupo deben trabajar en estrecha colaboración con sus contrapartes, de acuerdo con una serie de procesos predeterminados para todo el grupo. Durante la fase de reconciliación, es importante establecer:
- Métodos precisos para el intercambio de datos contables pertinentes.
- Un calendario estricto para el intercambio de datos contables pertinentes.
- Procedimientos claros para identificar y resolver cualquier discrepancia.
La centralización de los procesos es más sencilla en grupos más pequeños y se vuelve infinitamente más compleja cuando hay un alto nivel de transacciones intragrupo. Cuando se trata de esto último, se requiere una gestión rigurosa en cada filial.
Sin embargo, sin procedimientos de cooperación estrictos, es probable que surjan discrepancias contables. Entonces, ¿cómo se pueden resolver? De hecho, ¿cómo se pueden evitar por completo y cómo se puede racionalizar mejor el proceso de contabilidad?
Por qué surgen las discrepancias contables y cómo subsanarlas
Para abordar las discrepancias contables entre empresas, es necesario optimizar el proceso de conciliación, considerar soluciones de cobertura de divisas y adoptar un enfoque de gestión más unificado a nivel de grupo.
Las discrepancias más comunes en la contabilidad entre empresas a menudo se deben a los siguientes factores:
- Fechas diferentes para registrar los datos contables pertinentes de una filial a la siguiente.
- Diferentes plazos de cierre.
- Transacciones entre empresas en monedas extranjeras, con un tipo de cambio que fluctúa entre la fecha de la transacción y la fecha de conciliación.
Algunas de las formas en que un grupo puede eliminar las discrepancias resultantes incluyen la configuración:
- Gestión contable descendente, que impone plazos estrictos para el proceso de conciliación de cuentas en todas las filiales.
- Módulos de conciliación entre empresas como complemento del software de consolidación existente en uso. Estos pueden automatizar el proceso de conciliación en todo el grupo, utilizando una base de datos común compartida por todas las filiales.
- Plataformas o servicios que permiten establecer un tipo de cambio fijo por moneda, especialmente útil para transacciones intragrupo denominadas en monedas extranjeras.
El software de consolidación está muy extendido hoy en día, pero los módulos adicionales que automatizan y centralizan la conciliación no se usan tan comúnmente, a pesar de sus ventajas obvias. Lo mismo puede decirse de las soluciones de cobertura de divisas, como los contratos a plazo de divisas, que permiten establecer un tipo de cambio fijo para un período de tiempo específico, facilitando así la conciliación de cuentas denominadas en monedas extranjeras.
En un campo tan complejo como la contabilidad entre empresas, la optimización de procesos y la transformación digital son esenciales para cumplir con los requisitos reglamentarios impuestos a las empresas y mejorar su eficiencia operativa.
La consolidación contable es uno de los principales desafíos de la contabilidad entre empresas. Aunque a menudo es complejo, es obligatorio para grupos o corporaciones de cierto tamaño, y requiere atención al detalle y optimización para proporcionar una imagen precisa de la situación financiera de un grupo.
En el proceso de consolidación intervienen varias fases, desde la determinación del alcance de la consolidación hasta la elaboración de un inventario de las transacciones intragrupo y la conciliación de las cuentas del grupo. Al igual que con cualquier período de cierre, pueden surgir discrepancias, pero hay soluciones digitales que facilitan su procesamiento y tratamiento.
En última instancia, los procesos contables utilizados por un grupo dependen de una serie de factores, desde la ubicación geográfica del grupo hasta el número de empresas involucradas. Para los grupos con filiales cuya moneda contable difiere de la moneda de consolidación, vale la pena explorar soluciones de cobertura, ya que ayudan a procesar las transacciones intragrupo de una manera más sencilla y contribuyen a la optimización de los flujos de efectivo multidivisa.