Si hay algo que telecom nos ha enseñado durante la última década, es que no hay nada fácil en telecom. Es una categoría de gasto notoriamente difícil de controlar, especialmente en lo que se refiere al costo y el uso. Los costos de voz, datos y red abarcan múltiples proveedores y geografías. La facturación suele estar descentralizada y los detalles son ininteligibles. Las ofertas de operadores y proveedores están por todo el mapa. Y, incluso con precios de productos básicos para la mayoría de los servicios, la mayoría de las empresas aún gastan un 30 por ciento o más.
Las empresas que se proponen reducir su gasto en telecomunicaciones a menudo se enfrentan a una realidad sombría: es difícil y requiere muchos recursos. Se necesita una cantidad sorprendente de trabajo para lograr ahorros que sean significativos para el resultado final.
Entonces, ¿cómo pueden las empresas hacer que el control de costos de telecomunicaciones valga la pena?»¿Qué tácticas de control de costos producen los mayores ahorros por la menor cantidad de esfuerzo?
En primer lugar, es importante tener en cuenta que hay dos caminos cuando se trata de control de costos de telecomunicaciones. Una es la ruta de actualización. Los ahorros pueden ser transformadores, pero por lo general son de alto riesgo, disruptivos y requieren una inversión a gran escala. La otra es la optimización de las inversiones actuales en telecomunicaciones, una opción mucho menos disruptiva y arriesgada. Si bien ambos caminos se pueden recorrer simultáneamente, aquellas empresas que buscan reducciones de costos inmediatas deben centrarse en optimizar su estado actual.
Hay cuatro áreas principales en las que se pueden lograr ahorros de telecomunicaciones optimizando las inversiones en telecomunicaciones existentes:
- Optimización del Contrato de operador: La optimización de precios/tarifas, descuentos, créditos y términos comerciales. Si no ha optimizado sus acuerdos de operador en los últimos 18 meses, si ha crecido significativamente o si ha satisfecho su compromiso de ingresos anuales mínimos, ahora es el momento de volver a optimizar sus contratos de operador.
- Suscripción y Optimización de Servicios: La selección óptima de planes y servicios de proveedores/proveedores en función del uso real y previsto, y la preparación de líneas y servicios de uso cero. Si bien algunas empresas pueden salirse con la suya realizando este ejercicio de forma trimestral o semestral, es mejor hacerlo mensualmente para la mayoría de las empresas.
- Monitoreo de cumplimiento: Auditoría de facturas para identificar y corregir errores de facturación. Además del cumplimiento de los precios contractuales, el seguimiento del cumplimiento también debe abarcar el cumplimiento de los descuentos, exenciones de multas, incentivos y otras condiciones contractuales relacionadas con los costes. Esta es una actividad de gestión continua, lo que significa que los costos de telecomunicaciones deben monitorizarse en tiempo real («¿Son correctas nuestras facturas?»), así como ad hoc en función de disparadores específicos del cliente («¿Recibimos nuevos créditos de activación por el crecimiento de la cuenta del último trimestre?).
- Gestión de la demanda: Optimización de las políticas internas relacionadas con el uso de servicios y la gestión de dispositivos para disuadir el gasto fraudulento («¿Estamos alineando continuamente la selección de planes/servicios con el uso real?»y» ¿Qué políticas corporativas existen para regular y normalizar el gasto?»). Esto debe realizarse mensualmente.
En base a estas cuatro áreas, ¿dónde pueden las empresas generar el mayor ahorro durante el período más largo y con el menor esfuerzo? Aquí es donde las cosas se ponen interesantes. Las dos tácticas más comúnmente ejecutadas, la supervisión del cumplimiento y la gestión de la demanda, producen ahorros promedio en el rango del 3 al 10 por ciento. En comparación, la optimización de contratos rinde del 15 al 30 por ciento y la optimización de suscripciones/servicios rinde del 10 al 25 por ciento.
Para mover realmente la aguja en la reducción de costos de telecomunicaciones, y de una manera que se enfoque en la inmediatez, las empresas realizan la optimización de contratos de inmediato, luego hacen un pase de optimización de servicio/suscripción inmediato. Es un golpe de uno a dos que a menudo genera ahorros del 25 al 50 por ciento. Estas tácticas también tienden a ser menos frecuentes y requieren menos tiempo en comparación con otras.
En otras palabras, menos esfuerzo para obtener más ahorros, ¿qué es lo que no le gusta de eso?